Comment gérer les dépenses dans WorkZen

Une pile de reçus dans le camion, ce n'est pas un système de dépenses, c'est un film d'horreur au moment des impôts. Enregistrer les dépenses au fur et à mesure, liées aux travaux, garde le calcul des coûts précis et la comptabilité sans douleur.

Enregistrer une dépense

Ouvrez Dépenses dans la section Finance de la barre latérale et cliquez sur Créer. Le formulaire comporte une carte Détails (Fournisseur, description, Catégorie, Mode de paiement (Espèces, Carte de crédit, Carte de débit, Carte d'entreprise, Personnel ou Autre), Date, Employé, Travail et notes) et une carte Montants (Montant avant taxes, Devise et Taxes). Seuls le montant et la date sont obligatoires. Une fois terminé, cliquez sur Créer la dépense en haut de la page.

Choisissez le Travail afin que le coût soit affecté au bon endroit; le client du travail suit. Deux interrupteurs de la carte Montants comptent :

• Facturable au client : ce coût doit être refacturé au client.
• Remboursable : un membre de l'équipe a payé de sa poche et doit être remboursé.

La carte Résumé à droite garde le total à jour et indique qui sera remboursé et à quel travail la dépense est facturée, et La suite présente les étapes de révision par lesquelles passe la dépense.

Vous pouvez aussi ajouter des dépenses directement depuis l'onglet Finance d'un travail : ouvrez Ajouter une dépense et choisissez Dépense rapide ou Télécharger un reçu. Dans les deux cas, la dépense est liée automatiquement au travail.

Numériser les reçus plutôt que de tout saisir

Sur le formulaire de dépense, la carte Reçu accepte les fichiers JPG, PNG et PDF. Déposez-y le reçu et WorkZen le lit et remplit les champs automatiquement (« Reçu numérisé! Les champs ont été remplis automatiquement. »). Un encadré Lu sur le reçu liste ce qu'il a trouvé (fournisseur, date, sous-total, taxes et total), pour que vous sachiez exactement quoi vérifier. Ajustez si nécessaire, puis cliquez sur Créer la dépense. Le reçu reste joint à la dépense dans tous les cas.

Catégories

Les catégories permettent de générer des rapports sur les dépenses : carburant, matériaux, outils, et tout ce dont votre entreprise a besoin. Ouvrez Catégories sur la page Dépenses pour en ajouter, renommer ou supprimer. Supprimer une catégorie ne perd jamais de données; ses dépenses sont déplacées vers la catégorie de votre choix. Seule la catégorie par défaut ne peut pas être supprimée.

Modifier une dépense

Tant qu'une dépense est En attente, chaque carte de sa page a son propre bouton Modifier, qui n'ouvre que les champs de cette carte :

• Détails : fournisseur, description, catégorie, date, mode de paiement, employé et notes.
• Montants : sous-total, devise et taxes.
• Éléments liés : le travail auquel appartient le coût (Lier s'il n'y en a pas encore).

Les interrupteurs Facturable au client et Remboursable de la carte Montants se basculent directement, sans formulaire, et Téléverser sur la carte Reçu joint le reçu. Une dépense contient un seul reçu : pour le remplacer, supprimez d'abord celui en place. La même règle s'applique dans les applications iPhone et Android.

Une fois qu'une dépense est révisée, la modification se verrouille, afin que les chiffres approuvés ne puissent pas changer discrètement par la suite. Sur une dépense approuvée, un utilisateur disposant de Gérer les dépenses peut encore corriger deux choses : le travail de la carte Éléments liés (lier un travail oublié, le changer ou le délier, même après le remboursement) et l'interrupteur Remboursable jusqu'au remboursement.

Les questions sur une dépense vont dans sa carte Commentaires, pour que l'auteur et la personne qui la révise échangent là où se trouvent les chiffres. Toute personne qui peut voir la dépense peut lire et répondre; un membre de l'équipe qui ne gère que ses propres dépenses voit les commentaires des siennes.

Approuver, rejeter et rembourser

Chaque nouvelle dépense commence avec le statut En attente. Les boutons Approuver et Rejeter se trouvent en haut de la page de la dépense; un rejet demande un motif que l'auteur pourra voir. La carte Révision, sous les totaux, indique où en est la dépense : soumise, révisée et, pour les dépenses remboursables, remboursée. Pour en approuver plusieurs à la fois, ouvrez l'onglet En attente de la liste Dépenses en vue tableau, cochez les dépenses (ou cliquez sur Sélectionner les N visibles), puis cliquez sur Approuver N sélectionnées dans la barre au-dessus de la liste.

Pour les dépenses remboursables approuvées, cliquez sur Marquer comme remboursé en haut de la page de la dépense une fois la personne remboursée, et indiquez comment (Virement Interac, Chèque, Espèces, Dépôt direct ou Autre). WorkZen ne déplace pas l'argent; il enregistre simplement que le remboursement a eu lieu.

Qui peut faire quoi : les membres de l'équipe disposant uniquement de la permission Voir et gérer ses propres dépenses voient et soumettent leurs propres dépenses; Voir les dépenses et Gérer les dépenses couvrent toute l'entreprise; approuver, rejeter et rembourser nécessitent la permission Approuver les dépenses.