Comment gérer les dépenses dans WorkZen
Allez dans Dépenses et cliquez sur Créer la dépense; entrez le montant, la date, la catégorie, et joignez le reçu, ou numérisez le reçu et laissez WorkZen remplir les champs pour vous. Liez la dépense à un travail pour voir la rentabilité réelle du travail, puis approuvez, rejetez ou remboursez-la depuis le panneau Révision de la dépense.
Une pile de reçus dans le camion, ce n'est pas un système de dépenses, c'est un film d'horreur au moment des impôts. Enregistrer les dépenses au fur et à mesure, liées aux travaux, garde le calcul des coûts précis et la comptabilité sans douleur.
Enregistrer une dépense
Allez dans Dépenses et cliquez sur Créer la dépense. Seuls le montant et la date sont obligatoires; le reste sert de contexte : Fournisseur, Catégorie, Sous-total, Taxe, Mode de paiement (Espèces, Carte de crédit, Carte de débit, Carte d'entreprise, Personnel ou Autre), et les notes.
Liez la dépense à un Travail, un Client ou un Employé afin que le coût soit affecté au bon endroit. Deux indicateurs comptent :
- Facturable : ce coût doit être refacturé au client.
- Remboursable : un membre de l'équipe a payé de sa poche et doit être remboursé; choisissez qui dans Rembourser à.
Vous pouvez aussi ajouter des dépenses directement depuis l'onglet Finance d'un travail avec Ajouter une dépense, Dépense rapide ou Téléverser un reçu, qui les lie automatiquement au travail.
Numériser les reçus plutôt que de tout saisir
Sur le formulaire de dépense, la zone Scanner un reçu accepte les fichiers JPG, PNG et PDF. Déposez-y le reçu et WorkZen le lit et remplit les champs automatiquement (« Reçu numérisé! Les champs ont été remplis automatiquement. »). Vérifiez les chiffres, ajustez si nécessaire, puis enregistrez. Le reçu reste joint à la dépense dans tous les cas.
La reconnaissance automatique des reçus nécessite ZenGrow ou ZenAI. Sur tous les forfaits, vous pouvez toujours joindre l'image du reçu et saisir les détails vous-même.
Catégories
Les catégories permettent de générer des rapports sur les dépenses : carburant, matériaux, outils, et tout ce dont votre entreprise a besoin. Ouvrez Catégories sur la page Dépenses pour en ajouter, renommer ou supprimer. Supprimer une catégorie ne perd jamais de données; ses dépenses sont déplacées vers la catégorie de votre choix. Seule la catégorie par défaut ne peut pas être supprimée.
Approuver, rejeter et rembourser
Chaque nouvelle dépense commence avec le statut En attente. Le panneau Révision de la dépense invite un administrateur à l'Approuver ou à la Rejeter; un rejet demande un motif que l'auteur pourra voir. Vous pouvez aussi sélectionner plusieurs dépenses en attente dans la liste et les approuver en un clic.
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente | Soumise, en attente de révision |
| Approuvé | Acceptée; comptabilisée dans les coûts des travaux et les rapports |
| Rejeté | Refusée, avec le motif enregistré |
Une fois qu'une dépense est révisée, la modification se verrouille, afin que les chiffres approuvés ne puissent pas changer discrètement par la suite.
Pour les dépenses remboursables approuvées, cliquez sur Marquer comme remboursé une fois la personne remboursée, et indiquez comment (Virement Interac, Chèque, Espèces, Dépôt direct ou Autre). WorkZen ne déplace pas l'argent; il enregistre simplement que le remboursement a eu lieu.
Qui peut faire quoi : les membres de l'équipe disposant uniquement de la permission Gérer ses propres dépenses voient et soumettent leurs propres dépenses; Voir les dépenses et Gérer les dépenses couvrent toute l'entreprise; approuver, rejeter et rembourser nécessitent la permission Approuver les dépenses.
Étape par étape
- 1
Créer la dépense
Allez dans Dépenses et cliquez sur Créer la dépense. Entrez le montant et la date; le fournisseur, la catégorie et les notes sont facultatifs.
- 2
Joindre ou numériser le reçu
Déposez une image ou un PDF du reçu sur le formulaire. Si la numérisation des reçus est incluse dans votre forfait, WorkZen le lit et remplit les champs automatiquement.
- 3
Lier la dépense au travail
Choisissez le Travail (et le Client ou l'Employé) auquel le coût appartient, et cochez Facturable ou Remboursable si applicable.
- 4
Réviser la dépense
Un administrateur approuve ou rejette la dépense, et marque les dépenses remboursables comme remboursées une fois le technicien payé.
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Frequently Asked Questions
Cet article répond à :
- Comment suivre mes dépenses ?
- Comment joindre des reçus aux dépenses ?
- WorkZen peut-il numériser les reçus automatiquement ?
- Comment approuver ou rejeter une dépense ?
- Comment rembourser un technicien ?