Ce qui se synchronise entre WorkZen et QuickBooks
WorkZen transfère automatiquement les clients, les factures, les estimations et les paiements vers QuickBooks Online, environ cinq minutes après que vous ayez terminé de modifier un enregistrement. La synchronisation est unidirectionnelle : WorkZen est la source de vérité, et les modifications faites dans QuickBooks ne sont jamais renvoyées vers WorkZen.
Une fois QuickBooks connecté, vous n'avez jamais besoin de déclencher une synchronisation manuellement pour le travail quotidien. Cet article sert de référence pour savoir ce qui est transféré, à quelle vitesse, et quoi faire quand quelque chose ne fonctionne pas.
Ce qui se synchronise
| Enregistrement | Direction | Quand |
|---|---|---|
| Clients | De WorkZen vers QuickBooks (en tant que clients) | Automatiquement, à la création ou à la modification |
| Factures | De WorkZen vers QuickBooks | Automatiquement, à la création ou à la modification |
| Estimations | De WorkZen vers QuickBooks | Automatiquement, à la création ou à la modification |
| Paiements | De WorkZen vers QuickBooks | Automatiquement, à l'enregistrement ou à la modification |
La synchronisation continue est unidirectionnelle. WorkZen est la source de vérité : elle transfère vers QuickBooks, et les modifications faites dans QuickBooks ne sont jamais renvoyées. Une facture modifiée dans QuickBooks sera écrasée à sa prochaine synchronisation. La seule exception est l'action manuelle Importer les clients, qui importe vos clients QuickBooks existants dans WorkZen en tant que clients, une seule fois, sur votre commande. La règle de base : faites le travail dans WorkZen, consultez vos livres dans QuickBooks.
À quelle vitesse la synchronisation se fait
WorkZen attend que vous ayez terminé vos modifications avant de transférer, afin que QuickBooks ne reçoive jamais d'enregistrements à moitié modifiés. Un enregistrement se synchronise environ cinq minutes après sa dernière modification. La page d'intégration affiche ceci en direct : une bannière « modifications en attente de synchronisation » avec un compte à rebours « Synchronisation auto dans ~X minute(s) ».
Pressé? Cliquez sur Synchroniser sur la page d'intégration pour transférer immédiatement tout ce qui est en attente.
Deux filets de sécurité s'exécutent chaque nuit : une vérification de l'état valide vos correspondances fiscales et votre jeton de connexion, et une tâche de rattrapage trouve tout enregistrement qui serait passé entre les mailles sans se synchroniser et le transfère.
Lire l'état de synchronisation
La page d'intégration compte chaque enregistrement dans trois catégories :
| Statut | Signification | Que faire |
|---|---|---|
| Synchronisé | Dans QuickBooks et à jour | Rien |
| En attente | Modifié récemment, en attente de la synchronisation automatique | Attendez quelques minutes, ou cliquez sur Synchroniser |
| Échoué | QuickBooks l'a rejeté, ou la validation l'a bloqué | Corrigez la cause, puis cliquez sur Réessayer échoués |
Corriger les synchronisations échouées
Les deux causes les plus courantes, par ordre de fréquence :
Taux de taxe non associés. WorkZen valide chaque facture avant de la transférer. Une facture utilisant un taux de taxe sans correspondance à un code fiscal QuickBooks est bloquée, pas envoyée, afin que vos livres ne reçoivent jamais de données fiscales erronées. Ouvrez Correspondances Fiscales sur la page d'intégration, complétez la correspondance (créez d'abord le code fiscal dans QuickBooks s'il n'existe pas, puis cliquez sur Actualiser), et cliquez sur Réessayer échoués.
Noms de clients en double. QuickBooks exige que chaque client ait un nom d'affichage unique. Quand deux clients WorkZen partagent le même nom, WorkZen essaie automatiquement des variantes basées sur le téléphone ou le courriel du client. Si aucune n'est unique non plus, la synchronisation échoue avec un message clair : fusionnez ou renommez les clients en double dans WorkZen, puis réessayez.
Après toute correction, vous n'avez pas besoin de retrouver les enregistrements concernés. Réessayer échoués sur la page d'intégration retransfère tout ce qui a échoué, et le compteur sur le bouton vous indique combien il y en a.
Frequently Asked Questions
Cet article répond à :
- Quelles données se synchronisent avec QuickBooks?
- Combien de temps prend la synchronisation avec QuickBooks?
- La synchronisation WorkZen QuickBooks est-elle bidirectionnelle?
- Pourquoi ma facture n'a-t-elle pas réussi à se synchroniser avec QuickBooks?
- Si je modifie une facture dans QuickBooks, est-ce que WorkZen se met à jour?