Comment créer un travail dans WorkZen
Allez dans Travaux, cliquez sur Nouveau travail, choisissez le client (ou créez-en un sur place), donnez un titre et un type de travail au travail, définissez la priorité, puis cliquez sur Créer le travail. Le travail devient le point central de tout ce qui concerne ce mandat : visites, listes de contrôle, fichiers, soumissions, factures et dépenses.
Un travail qui ne vit que dans la tête de quelqu'un finit oublié, doublement réservé ou mal facturé. Le créer dans WorkZen relie le client, l'emplacement, l'horaire, les listes de contrôle et les finances dans un seul dossier, pour que rien ne passe entre les mailles du filet.
Créer le travail
- Allez dans Travaux et cliquez sur Nouveau travail.
- Choisissez le client sous Sélectionner un client. Pas encore de client? Cliquez sur Nouveau client et un assistant en deux étapes crée d'abord le client (Nouveau Client), puis vous amène à Détails du Travail avec ce client sélectionné.
- Si le client a plus d'une propriété, choisissez le Lieu de service. La propriété principale est présélectionnée.
- Entrez un Titre du travail (au moins 3 caractères) et choisissez le Type de travail. Les types de travail portent une couleur pour reconnaître le travail d'un coup d'œil; gérez-les dans Paramètres > Paramètres des travaux.
- Définissez la Priorité et, si vous le souhaitez, une Description, un Numéro de bon de commande et des Notes internes.
- Cliquez sur Créer le travail.
Les priorités, de la plus calme à la plus criante :
| Priorité | À utiliser pour |
|---|---|
| Faible | Le travail que vous ferez quand vous aurez le temps |
| Normale | La valeur par défaut pour les travaux courants |
| Élevée | Nécessite de l'attention bientôt |
| Urgente | Le travail à traiter immédiatement |
Ce que contient un dossier de travail
La page du travail est le point central pour tout ce qui concerne le travail, organisé en onglets :
| Onglet | Ce qui s'y trouve |
|---|---|
| Aperçu | Détails (titre, type, priorité, horaire, numéro de bon de commande, notes), l'emplacement du service, le client, les commentaires, les rapports vocaux, et la facture et les visites en un coup d'œil. Chaque carte a son propre bouton Modifier, qui ouvre seulement ses champs |
| Finance | Soumissions, factures et dépenses pour ce travail |
| Visites | Chaque déplacement planifié sur le site (planifiez-en une) |
| Listes de contrôle | Listes de contrôle de procédure attachées au travail (comment elles fonctionnent) |
| Fichiers | Photos et documents |
L'onglet Fichiers accepte plusieurs photos à la fois : sur le web, glissez-déposez ou sélectionnez jusqu'à 10 fichiers par lot; dans les applications mobiles, choisissez jusqu'à 10 photos d'un coup, passez de la vue liste à la vue galerie, et touchez une photo pour la prévisualiser, puis balayez vers la gauche ou la droite pour passer d'une photo à l'autre (sur le web, utilisez les flèches à côté de l'aperçu ou les flèches du clavier).
Un travail passe par quatre statuts : En attente à sa création, En cours pendant que le travail se déroule, puis Terminé ou Annulé. La finalisation a son propre processus avec quelques vérifications intelligentes; voir comment terminer un travail.
Utiliser un numéro de bon de commande client
Si votre client émet des bons de commande, indiquez le sien dans le champ Numéro de bon de commande dès le départ. Il est copié automatiquement sur chaque soumission et facture que vous créez à partir de ce travail. Fini les courriels du genre « renvoyez-moi ça avec notre bon de commande ».
Besoin d'un bon de commande différent sur un seul document? Modifiez le Numéro de bon de commande directement sur cette soumission ou cette facture. Les modifications apportées à un document ne s'appliquent qu'à ce document; le travail conserve son propre bon de commande pour tout le reste.
Supprimer un travail
Vous avez créé un travail par erreur? Sur le web, ouvrez-le, cliquez sur le menu ⋯ (Actions) en haut à droite, puis sur Supprimer le travail. Dans les applications mobiles, ouvrez le travail, ouvrez son menu d'actions, puis touchez Supprimer le travail. Par défaut, les administrateurs et les gestionnaires peuvent supprimer des travaux.
La suppression ne fait jamais perdre d'argent ni d'historique. La confirmation indique ce qui va se passer avant que vous confirmiez :
- Les factures, soumissions et paiements sont transférés au client. Chacun reçoit une note dans son activité qui indique quel travail a été supprimé.
- Les visites passées sont aussi transférées au client, avec leurs photos et leurs listes de contrôle.
- Les visites à venir sont supprimées, pour que personne ne se déplace pour un travail qui n'aura pas lieu.
Vous avez terminé un travail mais voulez le garder? Utilisez plutôt Archiver dans le même menu. Les travaux archivés quittent vos listes et peuvent être restaurés en tout temps.
Étape par étape
- 1
Ouvrez le formulaire de travail
Allez dans Travaux et cliquez sur Nouveau travail.
- 2
Choisissez le client
Recherchez et sélectionnez un client, ou cliquez sur Nouveau client pour en créer un directement dans le flux. Si le client a plusieurs propriétés, choisissez le Lieu de service.
- 3
Décrivez le travail
Entrez un Titre du travail (au moins 3 caractères), choisissez le Type de travail et définissez la Priorité.
- 4
Créez-le
Ajoutez une description, un numéro de bon de commande ou des notes internes si utile, puis cliquez sur Créer le travail.
Voir en action
Frequently Asked Questions
Cet article répond à :
- Comment créer un travail?
- Qu'est-ce qu'un travail dans WorkZen?
- Quelles priorités de travail existe-t-il?
- Puis-je créer un client en créant un travail?
- Comment ajouter un numéro de bon de commande client sur un travail?