Pourquoi QuickBooks ne se synchronise-t-il pas ?

Quand QuickBooks ne reçoit plus vos données, la cause est presque toujours l'une de ces six. Cet article montre où WorkZen vous prévient, puis détaille chaque correction. Tout se passe dans l'application web, sur la page d'intégration QuickBooks.

Où WorkZen signale les problèmes de synchronisation

• La page d'intégration QuickBooks (Paramètres > Intégrations > QuickBooks Online). C'est l'endroit principal. Elle affiche une bannière de reconnexion quand la connexion est coupée, une bannière de correspondance fiscale quand les correspondances sont à revoir, et une carte État de synchronisation avec les nombres Synchronisé, En attente et Échoué pour les clients, factures, paiements et soumissions.
• La barre Attention requise de votre tableau de bord. Une connexion coupée déclenche une alerte de déconnexion de l'intégration pour les administrateurs. Consultez ce que signifient les alertes Attention requise.
• Les notifications. Les administrateurs reçoivent une notification QuickBooks déconnecté quand la connexion tombe, et une notification Correspondances de taxes QuickBooks à réviser quand les codes fiscaux changent. Les deux ouvrent la page d'intégration.

En attente n'est pas une erreur. WorkZen attend environ cinq minutes après votre dernière modification avant de synchroniser un élément, comme expliqué dans ce qui se synchronise entre WorkZen et QuickBooks. Seul Échoué demande une correction.

1. QuickBooks est déconnecté

La page affiche : "QuickBooks est déconnecté. Son autorisation a expiré ou a été révoquée. Reconnectez-vous pour reprendre la synchronisation." WorkZen renouvelle lui-même son autorisation QuickBooks tant que la connexion est utilisée, et la vérifie chaque nuit. Si QuickBooks refuse quand même l'autorisation (par exemple, après le retrait de l'accès de WorkZen du côté de QuickBooks), WorkZen arrête la synchronisation et vous demande de vous reconnecter.

1. Allez dans Paramètres > Intégrations > QuickBooks Online.
2. Cliquez sur Reconnecter dans la bannière.
3. Connectez-vous à QuickBooks et approuvez la connexion.
4. De retour sur la page, cliquez sur Tester la connexion. Vous devriez voir "La connexion QuickBooks fonctionne".

L'alerte du tableau de bord disparaît dès que la connexion est rétablie. Les éléments créés ou modifiés pendant la coupure sont envoyés par la tâche de rattrapage nocturne, et tout ce que vous modifiez ensuite se synchronise normalement.

2. La correspondance fiscale est à réviser ou incomplète

WorkZen vérifie chaque facture et chaque soumission avant de l'envoyer. Un document qui utilise un taux de taxe sans code fiscal QuickBooks associé est retenu, pour que votre comptabilité ne reçoive jamais de montants de taxe erronés. Deux bannières vous avertissent :

Pour corriger :

1. Cliquez sur Réviser les Correspondances dans la bannière (ou sur Correspondances Fiscales sur la page).
2. Pour chaque Taxe WorkZen, choisissez un Code Fiscal QuickBooks. Si le code dont vous avez besoin n'existe pas, créez-le d'abord dans QuickBooks, puis cliquez sur Actualiser.
3. Cliquez sur Enregistrer les Correspondances.
4. WorkZen remet en file les factures et soumissions retenues dès que tous les taux de taxe sont associés. S'il en reste dans Échoué, cliquez sur Réessayer échoués.

3. Les taxes de vente sont désactivées dans QuickBooks

Une nouvelle entreprise QuickBooks, surtout aux États-Unis, démarre avec les taxes de vente désactivées. Dans cet état, QuickBooks accepte une facture mais l'enregistre sans ses taxes : vos livres afficheraient moins que ce que le client a payé. WorkZen vérifie ce réglage et, tant qu'il est désactivé, retient chaque facture et chaque soumission qui comporte des taxes. Une bannière rouge sur la page d'intégration indique Les taxes de vente sont désactivées dans QuickBooks, et les factures retenues comptent comme Échoué. Les factures et soumissions sans taxes continuent de se synchroniser.

Pour corriger :

1. Dans QuickBooks, ouvrez Taxes et activez les taxes de vente.
2. De retour sur la page d'intégration WorkZen, cliquez sur Tester la connexion. WorkZen relit le réglage QuickBooks (il le revérifie aussi de lui-même dans les 15 minutes) et remet les factures retenues en file.
3. S'il en reste dans Échoué, cliquez sur Réessayer échoués pour les renvoyer.

4. Les factures canadiennes échouent quand elles mêlent TPS/TVH et une ligne à 0 %

Dans les entreprises QuickBooks canadiennes, QuickBooks refuse toute facture qui combine des lignes avec TPS ou TVH et une ligne utilisant son code fiscal Zero-rated (QuickBooks la signale comme erreur 6000, "error while calculating tax"). La même facture passe quand cette ligne utilise Out of Scope ou Exempt à la place. Comme QuickBooks renvoie parfois cette erreur de façon temporaire, WorkZen réessaie ces factures quelques fois avant de les marquer en échec.

Si vos factures en échec contiennent toutes une ligne sans taxe (0 %) à côté de lignes taxées, modifiez la correspondance de votre taxe à 0 % :

1. Sur la page d'intégration, cliquez sur Correspondances Fiscales.
2. Trouvez la taxe WorkZen à 0 %.
3. Changez son Code Fiscal QuickBooks de Zero-rated à Out of Scope (ou Exempt).
4. Cliquez sur Enregistrer les Correspondances, puis sur Réessayer échoués.

Correspondance Automatique privilégie déjà Out of Scope et Exempt plutôt que Zero-rated pour le taux à 0 %, mais une correspondance choisie à la main ou enregistrée plus tôt peut encore pointer vers Zero-rated.

5. Un client échoue à cause d'un nom en double

QuickBooks exige que chaque nom de client soit unique. Quand le nom d'un client est déjà pris, WorkZen essaie des variantes : le nom avec les 4 derniers chiffres du numéro de téléphone du client, puis avec son adresse courriel, puis avec un numéro de (2) à (7). Un client peut donc apparaître dans QuickBooks sous le nom "Jane Smith (4821)", par exemple.

Si toutes les variantes sont prises, le client échoue. Les factures, soumissions et paiements de ce client échouent aussi, car QuickBooks a d'abord besoin du client. Renommez le client dans WorkZen pour que son nom soit unique (ajouter un nom d'entreprise ou de rue fonctionne bien), puis cliquez sur Réessayer échoués. Cette seule relance envoie le client et tout ce qui en dépend.

6. Certains éléments ne se synchronisent jamais, et c'est voulu

Tout ce qui est dans WorkZen n'a pas sa place dans votre comptabilité. Ces éléments sont ignorés volontairement et n'apparaissent jamais en échec :

Les articles de votre catalogue de prix ne sont pas créés comme produits ou services dans QuickBooks. Les lignes de facture arrivent sous un seul article de service nommé "WorkZen Service", avec le nom et la description de chaque ligne. Et la synchronisation est à sens unique : les modifications faites dans QuickBooks ne reviennent jamais dans WorkZen.