Gérer les demandes de réservation en ligne

Quand un client réserve en ligne, le chronomètre est déjà en marche. WorkZen affiche chaque demande de réservation sur votre tableau de bord pour que rien ne se perde entre « soumise » et « planifiée ».

D'où viennent les demandes de réservation

Les demandes de réservation sont créées par le formulaire de réservation de votre widget de site web. Un visiteur choisit un service et une heure préférée, et la demande arrive dans WorkZen comme un prospect avec une demande de visite en attente rattachée : nom, coordonnées, type de travail demandé et plage horaire demandée.

Le choix des services proposés au visiteur vous revient : seuls les types de travaux avec Afficher dans le widget du site web activé apparaissent dans le formulaire. Gérez cela dans Paramètres > Paramètres des travaux.

Les consulter depuis le tableau de bord

La carte Demandes de réservation du tableau de bord affiche les demandes en attente, la plus proche en premier, chacune avec la date et la plage horaire demandées. Cliquez sur Voir toutes les demandes de réservation pour ouvrir la page Réservations complète, avec recherche, tri et filtres de date, lorsque la carte ne suffit pas.

Accepter une demande

Cliquer sur Accepter ouvre la fenêtre Confirmer la demande de réservation ? :

Activez éventuellement Notifier le client pour envoyer une confirmation. Quand le prospect a un courriel et que vous pouvez lui texter, choisissez Courriel, Message texte ou Les deux. L'Adresse courriel et le Numéro de mobile du prospect s'affichent en dessous, verrouillés : l'avis part toujours aux coordonnées du prospect. WorkZen prérédige le Message courriel et le Message texte avec la date, l'heure et le nom de votre entreprise, et vous pouvez modifier chaque mot avant l'envoi.
Cliquez sur Confirmer la réservation (ou Confirmer et envoyer le courriel, Confirmer et envoyer le texto, Confirmer et envoyer les deux).
La fenêtre de planification de la visite s'ouvre ensuite, préremplie avec la demande, afin que vous puissiez planifier la visite et assigner l'équipe dans la foulée. Elle apparaît immédiatement dans le planificateur.

Accepter s'occupe aussi du ménage dans le CRM à votre place : le prospect vous est attribué s'il n'était pas réclamé, marqué comme contacté, et reçoit un commentaire système enregistrant qui a confirmé la visite et pour quand.

Rejeter une demande

Cliquer sur Rejeter ouvre la fenêtre Rejeter la demande de réservation ?. La même notification facultative s'applique, avec un message prérédigé « nous ne pouvons pas confirmer ce moment » que vous pouvez modifier, envoyé par courriel, par texto ou les deux (Rejeter et envoyer le courriel, Rejeter et envoyer le texto, Rejeter et envoyer les deux). Le prospect reste dans votre CRM avec tous ses renseignements; seul le rendez-vous est refusé.

Tip

Refuser le moment ne signifie pas refuser le client. Le message prérédigé l'invite à appeler pour un autre créneau, et puisque le prospect est toujours dans WorkZen, vous pouvez faire un suivi et le réserver correctement.

Étape par étape

Trouver la demande

Ouvrez le tableau de bord. La carte Demandes de réservation affiche les demandes de visite en attente avec la plage horaire demandée. Cliquez sur Voir toutes les demandes de réservation pour la liste complète.

Accepter ou rejeter

Cliquez sur Accepter pour confirmer, ou sur Rejeter pour refuser. Les deux options ouvrent une fenêtre où vous pouvez, si vous le souhaitez, aviser le client par courriel, par texto ou les deux, avec des messages prérédigés et modifiables et, au-dessus, les coordonnées auxquelles ils partent.

Planifier la visite

Après avoir accepté, la fenêtre de planification de la visite s'ouvre avec les détails de la demande, afin que vous puissiez inscrire immédiatement le rendez-vous dans le planificateur.

Frequently Asked Questions

Du formulaire de réservation de votre widget de site web. Un visiteur choisit un service et une heure, et la demande arrive comme un prospect avec une demande de visite en attente. Seuls les types de travaux avec Afficher dans le widget du site web activé apparaissent comme choix.

La réservation est marquée comme acceptée, le prospect vous est attribué s'il n'était réclamé par personne, et il est marqué comme contacté. Un commentaire système enregistre qui a confirmé la visite et quand.

La réservation est marquée comme rejetée, mais le prospect reste dans votre CRM avec tous ses renseignements de contact. Vous pouvez toujours l'appeler et lui proposer un autre moment.

Oui, si le prospect a un numéro de téléphone et que votre compte a la messagerie activée. Les fenêtres d'acceptation et de rejet offrent toutes deux Courriel, Message texte et Les deux, affichent l'adresse courriel et le numéro de mobile du prospect auxquels part l'avis, et donnent à chaque canal son propre message prérédigé modifiable.

Oui. La carte du tableau de bord affiche les prochaines demandes; Voir toutes les demandes de réservation ouvre la page Réservations avec recherche, tri et filtres de date.