Comment planifier une visite dans WorkZen

Planifier une visite n'est pas juste « choisir une heure », c'est associer le bon technicien à la bonne propriété avec les bonnes informations sur son téléphone. Un seul flux gère tout cela, et la visite porte ensuite son propre statut tout au long de la journée, pour que la répartition arrête d'être une course-relais téléphonique.

Réservez-la

Créez une visite depuis la direction qui vous convient :

• Depuis un travail : la section Visites du travail, la visite hérite du travail, du client et de la propriété. Quand la visite appartient à un travail et que sa Description est encore vide, un lien Copier depuis le travail y colle la description du travail, sans avoir à la retaper.
• Depuis le Planificateur : le bouton Créer dans la barre d'outils > Visite, ou cliquez sur un créneau vide le jour voulu.
• Depuis un client ou un prospect : planifiez directement depuis sa page.

Choisissez la date et l'heure de début, puis une durée : 1 h, 2 h ou Personnalisé. Personnalisé ouvre une ligne Jusqu'au avec sa propre date et son heure, et c'est aussi ainsi qu'une visite s'étend sur plusieurs jours. Sélectionnez la propriété (les clients peuvent en avoir plusieurs), et assignez un ou plusieurs membres de l'équipe. Une fois un client, un prospect ou un travail choisi, le contact se replie sur une ligne ; Modifier le contact ouvre le nom, le téléphone et le courriel pour cette visite. Dès qu'une personne est assignée, sa journée s'affiche à côté du formulaire sur un écran d'ordinateur, avec la visite en cours de création sous forme de bloc que vous pouvez glisser vers une autre heure. Sous l'heure, le formulaire indique si le créneau est libre ou nomme la visite qu'il chevauche, et Aussi libre : propose d'autres heures libres ce jour-là. Ces vérifications tiennent compte de ce qui est déjà réservé, pas du temps de déplacement. Sur le Planificateur, déposer une visite sur un membre de l'équipe déjà occupé à cette heure fait toujours apparaître un avertissement et demande si vous voulez tout de même planifier.

Si vous avez des modèles de listes de vérification, Ajouter une liste de vérification au bas du formulaire en joint une ou plusieurs à la visite dès sa création.

La visite apparaît immédiatement sur le Planificateur et sur l'application mobile de chaque technicien assigné.

Le cycle de vie de la visite

Le statut d'une visite suit le déroulement réel de la journée :

Gérez toute la visite depuis une seule fenêtre

Ouvrir une visite vous donne des actions en un clic qui suivent le cycle de vie : C'est parti ! pour envoyer le technicien (avec un courriel et/ou un texto facultatif au client), Démarrer la visite quand le travail commence, et Terminer quand c'est fini. Le client vous a posé un lapin ? Absent. Les plans ont changé ? Annuler la visite se trouve dans le menu Actions de la visite, avec une confirmation pour que personne n'annule une réservation par erreur.

Cliquer sur Terminer ouvre une courte fenêtre de clôture. Ajoutez des notes de fin de visite facultatives sur le déroulement de la visite, et faites signer le client directement sur le téléphone du technicien, dans l'entrée. Enregistrer et terminer enregistre les deux ; Ignorer termine la visite sans signature (par exemple, si le client est déjà parti pour l'entraînement de soccer) et enregistre quand même vos notes. Les notes s'affichent ensuite sur la visite terminée dans une carte Notes de fin de visite, pour que ce qui s'est vraiment passé accompagne le dossier.

La fenêtre comporte aussi une carte Notes pour les détails dont la prochaine personne aura besoin, et une section Fichiers pour les photos et documents joints à la visite, pour que « regarde la photo que j'ai prise » cesse de vouloir dire « regarde dans ma pellicule photo personnelle ». Ajouter plusieurs photos à la fois fonctionne partout : sur le web, glissez-déposez ou sélectionnez jusqu'à 10 fichiers par lot, et dans les applications mobiles, choisissez jusqu'à 10 photos à la fois, basculez entre l'affichage en liste et en galerie, et touchez n'importe quelle photo pour la prévisualiser.

Les visites terminées sont verrouillées

Dès qu'une visite passe au statut Terminé, Annulé ou Absent, elle est verrouillée, pour que le dossier de ce qui s'est passé (temps sur place, signature, rapports, facturation) reste tel quel. Son menu Actions ne propose plus Modifier la visite ni Annuler la visite, on ne peut plus la glisser ni la redimensionner sur le Planificateur, et on ne peut pas la supprimer. Les commentaires, fichiers, listes de vérification, rapports vocaux et étiquettes fonctionnent toujours sur une visite verrouillée, et Dupliquer la visite, Partager la visite et Convertir la visite fonctionnent comme avant.

Besoin de la changer quand même, par exemple une visite annulée par erreur ou un client qui rappelle ? Ouvrez-la et choisissez Rouvrir la visite dans le menu Actions, puis Rouvrir. La visite repasse au statut Planifié et peut de nouveau être modifiée, déplacée ou annulée, et une ligne dans son onglet Commentaires indique qui l'a rouverte. Dans les applications iPhone et Android, Rouvrir la visite se trouve dans le menu en haut de la visite, à la place de Modifier. Seules les personnes qui ont la permission Gérer le calendrier de l'équipe peuvent rouvrir une visite, par défaut les administrateurs et les gestionnaires. Les techniciens ne le peuvent pas, même pour une visite qu'ils ont faite.

Visites autonomes et leur conversion

Une visite n'a pas besoin de travail. Réservez un « venez jeter un œil » sans rien derrière, et quand ça se transforme en vrai travail, utilisez Convertir la visite dans la fenêtre : elle devient un prospect, un client, ou un client plus travail, avec les détails de la visite repris. Le groupe « soumission d'abord » convertit vers un prospect ; le groupe « on commence demain » va directement vers client + travail. Pour un travail, la conversion demande le titre, le Type de travail (votre premier type de travail tant que vous n'en choisissez pas un autre), la priorité et la description.