Comment planifier une visite dans WorkZen
Planifiez une visite depuis le travail, le bouton Créer du Planificateur, ou depuis un client ou un prospect : choisissez la date et l'heure, la propriété et l'équipe. La visite apparaît sur le Planificateur et sur l'application mobile de vos techniciens, puis passe par ses statuts, en route, en cours, terminée, au fil de la journée.
Planifier une visite n'est pas juste « choisir une heure », c'est associer le bon technicien à la bonne propriété avec les bonnes informations sur son téléphone. Un seul flux gère tout cela, et la visite porte ensuite son propre statut tout au long de la journée, pour que la répartition arrête d'être une course-relais téléphonique.
Réservez-la
Créez une visite depuis la direction qui vous convient :
- Depuis un travail : la section Visites du travail, la visite hérite du travail, du client et de la propriété.
- Depuis le Planificateur : le bouton Créer dans la barre d'outils > Visite, ou cliquez sur un créneau vide le jour voulu.
- Depuis un client ou un prospect : planifiez directement depuis sa page.
Choisissez la date et l'heure, sélectionnez la propriété (les clients peuvent en avoir plusieurs), et assignez un ou plusieurs membres de l'équipe. La double réservation est détectée sur le Planificateur : déposer une visite sur un membre de l'équipe déjà occupé à cette heure fait apparaître un avertissement et demande si vous voulez tout de même planifier.
La visite apparaît immédiatement sur le Planificateur et sur l'application mobile de chaque technicien assigné.
Le cycle de vie de la visite
Le statut d'une visite suit le déroulement réel de la journée :
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente / Planifié | Réservée, pas encore confirmée |
| Confirmé | Le client a confirmé le rendez-vous |
| En route | Le technicien est en chemin |
| En cours | Le travail a commencé |
| Terminé | Fait |
| Annulé / Absent | Les fins moins nettes, toutes deux enregistrées, toutes deux réversibles en modifiant le statut |
Gérez toute la visite depuis une seule fenêtre
Ouvrir une visite vous donne des actions en un clic qui suivent le cycle de vie : C'est parti ! pour envoyer le technicien, Démarrer la visite quand le travail commence, et Terminer quand c'est fini. Le client vous a posé un lapin ? Absent. Les plans ont changé ? Annuler la visite, avec une confirmation pour que personne n'annule une réservation par erreur.
Cliquer sur Terminer ouvre une courte fenêtre de clôture. Ajoutez des notes de fin de visite facultatives sur le déroulement de la visite, et faites signer le client directement sur le téléphone du technicien, dans l'entrée. Enregistrer et terminer enregistre les deux ; Ignorer termine la visite sans signature (par exemple, si le client est déjà parti pour l'entraînement de soccer) et enregistre quand même vos notes. Les notes s'affichent ensuite sur la visite terminée dans une carte Notes de fin de visite, pour que ce qui s'est vraiment passé accompagne le dossier.
La fenêtre comporte aussi une carte Notes pour les détails dont la prochaine personne aura besoin, et une section Fichiers pour les photos et documents joints à la visite, pour que « regarde la photo que j'ai prise » cesse de vouloir dire « regarde dans ma pellicule photo personnelle ». Ajouter plusieurs photos à la fois fonctionne partout : sur le web, glissez-déposez ou sélectionnez jusqu'à 10 fichiers par lot, et dans les applications mobiles, choisissez jusqu'à 10 photos à la fois, basculez entre l'affichage en liste et en galerie, et touchez n'importe quelle photo pour la prévisualiser.
Visites autonomes et leur conversion
Une visite n'a pas besoin de travail. Réservez un « venez jeter un œil » sans rien derrière, et quand ça se transforme en vrai travail, utilisez Convertir la visite dans la fenêtre : elle devient un prospect, un client, ou un client plus travail, avec les détails de la visite repris. Le groupe « estimation d'abord » convertit vers un prospect ; le groupe « on commence demain » va directement vers client + travail.
Voir en action
Frequently Asked Questions
Cet article répond à :
- Comment planifier une visite ?
- Comment assigner un technicien à une visite ?
- Que signifient les statuts de visite ?
- Une visite peut-elle exister sans travail ?
- Comment recueillir la signature d'un client sur une visite ?
- Comment ajouter des notes de fin de visite ?