Comment utiliser le Planificateur dans WorkZen

Un tableau blanc fonctionne bien jusqu'à ce qu'il ne fonctionne plus, généralement juste avant qu'un client appelle pour demander où se trouve son technicien. Le Planificateur est une vue partagée et codée par couleur de tout ce à quoi votre équipe s'est engagée, et il contient plus que des visites.

Trois types d'éléments

Utilisez le bouton Créer dans la barre d'outils du Planificateur pour ajouter l'un des trois éléments (une journée vide en vue Mois offre le même menu), et le filtre de type pour afficher Tous, Visites, Rappels ou Tâches. Les visites forment l'horaire ; les tâches et les rappels ont leur propre article : tâches et rappels.

Vues

Basculez entre Jour, Semaine, Mois et Chronologie en haut. Jour et Semaine sont les vues de travail pour la répartition quotidienne ; Mois sert à planifier la charge de travail ; Chronologie place les membres de l'équipe côte à côte pour repérer d'un coup d'œil qui est surchargé et qui est libre. Aujourd'hui vous ramène instantanément à l'heure actuelle, et le filtre de membre de l'équipe restreint n'importe quelle vue aux personnes que vous répartissez.

Jour et Semaine affichent les heures où votre entreprise travaille réellement : la plage visible suit vos heures de travail (de l'ouverture la plus tôt à la fermeture la plus tardive sur la semaine), donc une entreprise de 7 h à 17 h 30 voit de 7 h à 18 h, et non une journée corporative générique. Le bouton Afficher 24 heures dans les paramètres du Planificateur affiche quand même l'horloge complète au besoin.

Voir toute l'équipe nécessite la permission Voir l'horaire de l'équipe ; les techniciens qui ne l'ont pas ne voient que leur propre horaire.

Glisser, déposer et le gendarme des conflits

Le Planificateur fonctionne par manipulation directe :

• Faites glisser un élément vers une nouvelle heure ou un autre membre de l'équipe ; une confirmation affiche le changement (« Nouvelle heure », « Membre de l'équipe ») avant de l'enregistrer, et vous pouvez aussi le désassigner à partir de là.
• Faites aussi glisser en vue Mois : déposez une puce sur un autre jour et elle se déplace à cette date, en conservant son heure.
• Faites glisser un bord pour redimensionner une visite ; le Planificateur confirme la nouvelle durée avant d'enregistrer.
• Les visites récurrentes demandent la portée du changement : déplacer ou réassigner une visite qui appartient à une série répétitive demande si le changement s'applique Seulement cette visite ou Toutes les visites futures, afin qu'une exception ne réécrive jamais la série en silence, et qu'un changement d'équipe puisse s'appliquer aux visites suivantes quand vous le souhaitez.
• Avertissement de double réservation : déposer une visite sur un technicien déjà occupé affiche « Ce membre a déjà N visites à cette heure. Planifier quand même ? », afin que les chevauchements se produisent volontairement ou pas du tout.

Répartir sans quitter le calendrier

Cliquez sur n'importe quelle visite et la fenêtre de la visite s'ouvre avec des actions de statut en un clic : C'est parti ! pour répartir, Démarrer la visite quand le technicien commence, Terminer quand c'est fini (avec une étape facultative de signature du client), plus Absent et Annuler pour les journées plus compliquées. Les statuts se mettent à jour instantanément pour tous ceux qui regardent le calendrier, alors « où est Dave ? » trouve sa réponse à l'écran plutôt que dans un texto de groupe. Les onglets Infos, Documents et Commentaires de la fenêtre affichent les compteurs en un coup d'œil, et le menu Actions permet de Dupliquer la visite (ouvre une nouvelle visite préremplie avec les mêmes détails et la même équipe ; choisissez la nouvelle heure et enregistrez), de la partager, de la convertir ou de l'annuler. Le répartiteur et le technicien lisent la même information. Les visites terminées enregistrent aussi leur temps sur place réel, mesuré de Démarrer la visite jusqu'à la fin.

Le bouton Synchronisation du calendrier dans la barre d'outils envoie tout cela vers Google, Apple ou Outlook Calendar : configurer la synchronisation du calendrier.