Comment configurer le suivi du temps dans WorkZen

Les feuilles de temps papier sont mauvaises en calcul et pires en mémoire. L'horloge de pointage de WorkZen enregistre exactement l'heure à laquelle chaque personne commence et termine, pour que la paie repose sur des faits.

Activez-le

1. Allez dans Paramètres et ouvrez Suivi du temps.
2. Activez Activer le Suivi du Temps.
3. Enregistrez.

Tant que le suivi du temps est désactivé, personne ne peut pointer à l'entrée ou à la sortie, et le bouton de l'horloge de pointage reste masqué de l'interface. Modifier ce paramètre nécessite la permission Manage Company Settings (les administrateurs par défaut).

Comment votre équipe pointe à l'entrée et à la sortie

Une fois activé, chaque membre de l'équipe dispose d'un bouton d'horloge dans l'en-tête, avec un point de statut : vert lorsqu'il est pointé, rouge lorsqu'il ne l'est pas. Cliquer dessus ouvre l'horloge de pointage avec Pointer l'entrée ou Pointer la sortie, ainsi que la Durée en cours depuis le pointage d'entrée.

Les applications mobiles disposent de la même horloge, là où vivent les techniciens de terrain. Sur mobile, pointer à l'entrée partage aussi la position en temps réel du technicien pendant toute la durée de son quart de travail, et le partage de position s'arrête dès qu'il pointe à la sortie. Voir les positions de l'équipe nécessite l'autorisation de visualisation du calendrier d'équipe.

Consulter les heures sur la feuille de temps

Ouvrez Suivi du temps dans la section Outils de la barre latérale. La feuille de temps liste chaque entrée avec Arrivée, Départ et Durée, ainsi que Total des entrées et Temps total pour la période. Filtrez par Plage de dates ou recherchez par nom d'employé.

Chaque personne voit ses propres entrées. Trois permissions décident du reste, toutes regroupées sous Suivi du temps dans Paramètres > Rôles d'utilisateur : View Time Tracking affiche les entrées de toute l'équipe, Manage Time Tracking (qui inclut la visualisation) permet de modifier ou de supprimer les entrées de n'importe qui pour le mois en cours ou le mois précédent, et Manage Own Time Tracking permet aux employés de corriger leurs propres entrées dans les 7 jours. Les administrateurs et les gestionnaires disposent des deux premières par défaut. Les entrées modifiées sont marquées Modifié, afin que les corrections restent transparentes.

Sorties oubliées

Si quelqu'un laisse une entrée en cours, WorkZen effectue une vérification environ deux heures après votre heure de fermeture et pointe la sortie de cette entrée à l'heure de fermeture elle-même, définie dans les heures de travail de votre entreprise (23 h 59 lorsqu'aucune heure de fermeture n'est définie). Ces entrées sont marquées Clôturé automatiquement pour vérification.