Comment configurer le suivi du temps dans WorkZen

Les feuilles de temps papier sont mauvaises en calcul et pires en mémoire. L'horloge de pointage de WorkZen enregistre exactement l'heure à laquelle chaque personne commence et termine, pour que la paie repose sur des faits.

Activez-le

1. Allez dans Paramètres et ouvrez Suivi du temps.
2. Activez Activer le Suivi du Temps.
3. Enregistrez.

Tant que le suivi du temps est désactivé, personne ne peut pointer à l'entrée ou à la sortie, et le bouton de l'horloge de pointage reste masqué de l'interface. Modifier ce paramètre nécessite la permission Gérer les paramètres de l'entreprise (les administrateurs par défaut).

Comment votre équipe pointe à l'entrée et à la sortie

Une fois activé, chaque membre de l'équipe dispose d'un bouton d'horloge dans l'en-tête, avec un point de statut : vert lorsqu'il est pointé, rouge lorsqu'il ne l'est pas. Cliquer dessus ouvre l'horloge de pointage avec Pointer l'entrée ou Pointer la sortie, ainsi que la Durée en cours depuis le pointage d'entrée.

Les applications mobiles disposent de la même horloge, là où vivent les techniciens de terrain. Lorsqu'une personne est pointée sur mobile et que la localisation est autorisée pour WorkZen, sa position est partagée sur la carte de l'équipe, et le partage s'arrête au pointage de sortie. La fréquence dépend du téléphone :

• iPhone : uniquement lorsque WorkZen est ouvert à l'écran, toutes les 30 secondes, et un court instant après le passage à une autre application. Téléphone verrouillé ou autre application au premier plan, rien n'est partagé jusqu'à ce que WorkZen soit rouvert.
• Android : aussi en arrière-plan, avec une notification affichée pendant ce temps : environ toutes les 5 minutes, et toutes les 2 min 30 pendant une visite en cours ou lorsque vous êtes en route vers une visite.

Voir les positions de l'équipe sur la carte nécessite la permission Voir le calendrier de l'équipe.

Si la localisation est autorisée pour WorkZen, les applications iPhone et Apple Watch enregistrent aussi l'endroit où se trouvait l'appareil au moment de chaque pointage d'entrée et de sortie. Vous voyez toujours où vos propres pointages ont été faits. Le lieu de pointage d'un coéquipier n'est visible que par les personnes qui peuvent voir les entrées de temps de l'équipe et qui ont aussi la permission Voir le calendrier de l'équipe, celle qui donne accès à la carte de l'équipe (les administrateurs et les gestionnaires par défaut). Pour le retrouver, ouvrez une entrée dans Suivi du temps sur le web : l'onglet Infos affiche Détails des pointages, avec le Lieu d'arrivée et le Lieu de départ, chacun s'ouvrant dans Google Maps. Les pointages faits sur Android ou sur le web n'enregistrent aucun lieu.

Consulter les heures sur la feuille de temps

Ouvrez Suivi du temps dans la section Outils de la barre latérale. La feuille de temps liste chaque entrée avec Arrivée, Départ et Durée, ainsi que Total des entrées et Temps total pour la période. Filtrez par Plage de dates ou recherchez par nom d'employé.

Chaque personne voit ses propres entrées. Trois permissions décident du reste, toutes regroupées sous Suivi du temps dans Utilisateurs > Gérer les rôles : Voir le suivi du temps affiche les entrées de toute l'équipe, Gérer le suivi du temps (qui inclut la visualisation) permet de modifier ou de supprimer les entrées de n'importe qui pour le mois en cours ou le mois précédent, et Gérer son propre suivi du temps permet aux employés de corriger leurs propres entrées dans les 7 jours. Les administrateurs et les gestionnaires disposent des deux premières par défaut. Les entrées modifiées sont marquées Modifié, afin que les corrections restent transparentes.

Sorties oubliées

Si quelqu'un laisse une entrée en cours, WorkZen effectue une vérification environ deux heures après votre heure de fermeture et pointe la sortie de cette entrée à l'heure de fermeture elle-même, définie dans les heures de travail de votre entreprise (23 h 59 lorsqu'aucune heure de fermeture n'est définie). Ces entrées sont marquées Clôturé automatiquement pour vérification.