Consulter et corriger les feuilles de temps
Ouvrez Suivi du temps, filtrez la plage de dates, puis cliquez sur une entrée pour l'ouvrir : les visites du jour avec temps de route et sur place, un fil de commentaires et un bouton Modifier l'entrée. Chaque modification exige un motif et est inscrite sur l'entrée. Les employés peuvent modifier leurs propres entrées pendant 7 jours; les gestionnaires peuvent modifier le mois en cours et le mois précédent. Si quelqu'un n'a jamais pointé du tout, un gestionnaire ajoute la journée avec le bouton Ajouter une entrée.
Les feuilles de temps ne sont utiles que si vous leur faites confiance. Le modèle de WorkZen est simple : des pointages exacts, des corrections accompagnées de motifs, et des étiquettes qui indiquent où un humain ou le système a modifié l'enregistrement.
Consulter la feuille de temps
Suivi du temps, dans la barre latérale, répertorie chaque entrée : Date, Nom, Arrivée, Départ (ou Encore présent), Durée et Statut. Filtrez par nom d'employé et par plage de dates (par défaut : les 30 derniers jours); le résumé affiche le nombre total d'entrées et le nombre total d'heures pour la période filtrée. Toutes les heures s'affichent selon le fuseau horaire de votre entreprise. Voir toute l'équipe exige la permission Voir le suivi du temps (incluse dans Gérer le suivi du temps); sinon, vous ne voyez que vos propres entrées.
Ouvrir une entrée : la journée en un coup d'œil
Cliquez sur une entrée pour l'ouvrir. La rangée du haut affiche Arrivée, Départ, Durée, Temps de route et Sur place. En dessous, la Chronologie de la journée dessine le quart sous forme d'une barre allant du pointage d'entrée au pointage de sortie, avec chaque visite superposée : un bloc ambré pour la route et un bloc plein pour le temps sur place. Visites liste chaque visite effectuée pendant le quart avec son statut et ses propres temps de route et sur place.
Les temps proviennent de la visite elle-même, pas d'une estimation. Le Temps de route va du moment où le technicien a envoyé l'avis de départ (la visite passe à Réparti) jusqu'au moment où il a touché Démarrer la visite (En cours). Sur place va de Démarrer la visite jusqu'à la fin de la visite. Une visite que le technicien n'a pas fait passer par ces étapes apparaît dans la liste mais n'ajoute rien aux totaux, et une entrée encore ouverte dessine la barre jusqu'à maintenant.
L'entrée s'ouvre sur l'onglet Infos; passez à l'onglet Commentaires pour écrire dans Ajouter un commentaire... puis cliquez sur Ajouter un commentaire pour laisser du contexte sur l'entrée (« dîner non pointé », « 40 min d'attente chez le client ») sans toucher aux heures et sans motif. Les entrées commentées affichent un petit compteur dans la colonne Statut de la liste.
Corriger une entrée
Ouvrez une entrée terminée et cliquez sur Modifier l'entrée pour ouvrir Modifier l'entrée de temps. Ajustez l'heure d'entrée ou de sortie, indiquez la Raison de la modification, obligatoire, puis enregistrez. L'entrée affiche alors une étiquette Modifié et une ligne « Modification précédente » indiquant qui l'a changée et quand, ce qui constitue la piste de vérification. La suppression d'une entrée se fait depuis la même fenêtre et est irréversible.
Deux règles déterminent qui peut corriger quoi. Les deux permissions se trouvent sous le groupe Suivi du temps dans Paramètres > Rôles d'utilisateur :
| Qui | Permission | Peut modifier |
|---|---|---|
| L'employé (ses propres entrées) | Gérer son propre suivi du temps | Dans les 7 jours suivant le pointage d'entrée |
| Gestionnaires et administrateurs | Gérer le suivi du temps | Les entrées de tout le monde pour le mois en cours et le mois précédent |
Une entrée encore en cours ne peut pas être modifiée; l'employé doit d'abord pointer sa sortie, puis les heures peuvent être corrigées.
Ajouter une entrée manquante
Lorsque quelqu'un n'a jamais pointé du tout, il n'y a rien à corriger, alors un gestionnaire ajoute la journée manuellement. Cliquez sur Ajouter une entrée en haut de Suivi du temps (ce bouton n'apparaît qu'avec la permission Gérer le suivi du temps). Dans Ajouter une entrée de temps, choisissez le Membre de l'équipe, réglez à la fois l'Entrée et la Sortie, indiquez la Raison, puis cliquez sur Ajouter.
Une entrée manuelle est toujours complète (les deux heures sont obligatoires), ne peut pas se terminer dans le futur, et ne peut pas chevaucher une autre entrée pour cette personne. Elle apparaît avec l'étiquette Modifié et votre nom comme auteur de la modification, afin que la paie puisse la distinguer d'un vrai pointage.
Entrées clôturées automatiquement
Vous avez oublié de pointer votre sortie? WorkZen clôture automatiquement les entrées ouvertes environ deux heures après la fin de vos heures de travail, et les marque Clôturé automatiquement. La routine hebdomadaire : filtrez la période, repérez l'étiquette, ouvrez chaque entrée, indiquez l'heure réelle de sortie, puis écrivez le motif. Les pointages effectués hors ligne sur mobile conservent leur heure réelle et se synchronisent lorsque le téléphone se reconnecte.
Il n'existe volontairement aucun flux de soumission et d'approbation. Le modèle est consulter et corriger : les étiquettes indiquent quelles entrées ont été modifiées et pourquoi, ce qui est exactement ce dont la paie a besoin.
La configuration, les permissions et le pointage mobile se trouvent dans configurer le suivi du temps.
Frequently Asked Questions
Cet article répond à :
- Comment modifier une entrée de temps?
- Comment ajouter une entrée de temps pour un employé qui a oublié de pointer?
- Un gestionnaire peut-il créer une entrée de temps manuellement?
- Comment approuver les heures de mon équipe?
- Que signifie l'étiquette Clôturé automatiquement?
- Pourquoi ne puis-je pas modifier une entrée de temps?
- Quelle part du quart a été passée sur la route et sur place?
- Puis-je ajouter une note à une entrée de temps sans la modifier?