Lo que ve tu cliente al enviarle un presupuesto
Tu cliente recibe un correo electrónico con un botón Ver presupuesto. El enlace abre una página personalizada con tu marca, sin necesidad de iniciar sesión, donde revisa las partidas, desmarca las opcionales y aprueba con una firma digital o rechaza dejando un comentario. Recibes una notificación en cada paso.
Haces clic en Enviar presupuesto, ¿y después qué? Saber exactamente qué recibe tu cliente elimina las conjeturas y te da la confianza para enviar presupuestos en lugar de PDF.
El correo electrónico
Tu cliente recibe un correo electrónico con el asunto Presupuesto n.º [número] de [tu empresa]. Contiene tu mensaje personal (que redactas o editas en el cuadro de diálogo de envío), un panel de resumen con el número del presupuesto, la fecha, la fecha de validez y el total, además de un botón Ver presupuesto.
La página del presupuesto
El botón abre una página limpia y personalizada con tu marca, en cualquier dispositivo. Sin inicio de sesión, sin cuenta, sin aplicación que instalar; el enlace mismo es la llave. La página muestra tu logotipo y los datos de tu empresa, los datos del cliente, cada partida, los totales con el desglose de impuestos, tus notas y condiciones, y una línea Depósito requerido si configuraste un depósito. Tu cliente puede Compartir, Imprimir o Descargar PDF en cualquier momento.
Si usas artículos opcionales, cada uno muestra una insignia Opcional y una casilla de verificación. Tu cliente desmarca lo que no desea, y los totales se recalculan al instante, ante sus ojos. Lo que quede desmarcado se excluye del presupuesto aprobado y de la factura.
Aprobar o rechazar
Dos botones aparecen debajo de los totales: Rechazar presupuesto y Aprobar presupuesto.
Aprobar abre un paso de firma: tu cliente confirma su nombre completo y firma escribiendo o dibujando su firma. La línea de consentimiento indica que firmar implica aceptar tus condiciones. Al hacer clic en Firmar y Aprobar Presupuesto, el presupuesto queda aprobado y firmado. De forma predeterminada, también se convierte en factura de inmediato. Si tu empresa desactivó Crear la factura cuando un cliente aprueba un presupuesto, queda en Aprobado hasta que lo conviertas, salvo un presupuesto con depósito, que siempre crea su factura. Si hay un depósito configurado y aceptas pagos con tarjeta mediante Stripe, aparece de inmediato un aviso Pagar depósito ahora.
Rechazar solicita (de forma opcional) un motivo en un cuadro de comentarios. Ese comentario llega a tu notificación y al historial de actividad del presupuesto, para que sepas por qué lo perdiste.
Lo que ves de vuelta en WorkZen
- Visto: cuando tu cliente abre la página, el historial de actividad del presupuesto lo registra y recibes una notificación "Presupuesto visto". Que tu propio equipo abra el enlace no activa esta notificación, y las visitas repetidas se limitan, para que la señal se mantenga confiable.
- Aprobado: una notificación "¡Presupuesto aprobado!" con el monto, además de la firma, el nombre del firmante y la fecha en el presupuesto.
- Rechazado: una notificación "Presupuesto rechazado" con los comentarios, si los hay.
Los botones Aprobar y Rechazar solo aparecen en presupuestos con el estado Enviado que no han vencido. Un presupuesto que aún no has enviado se puede previsualizar mediante su enlace, pero el cliente no puede actuar sobre él.
Controla la apariencia del documento en sí (imágenes de artículos, precios ocultos, disposición de columnas) en apariencia del documento.
Frequently Asked Questions
Este artículo responde:
- ¿Qué ve mi cliente cuando envío un presupuesto?
- ¿Mi cliente necesita una cuenta para aprobar un presupuesto?
- ¿Cómo firma mi cliente un presupuesto?
- ¿Puede mi cliente quitar artículos opcionales?
- ¿Cómo sé si mi cliente vio mi presupuesto?