Crear y enviar un presupuesto manualmente
Vaya a Presupuestos, haga clic en Nuevo Presupuesto, elija el contacto y la ubicación del servicio, y agregue partidas desde su lista de precios o escríbalas usted mismo. Haga clic en Enviar para enviarlo por correo electrónico; su cliente abre un enlace donde puede aprobarlo y firmarlo, o rechazarlo con comentarios.
Un presupuesto rápido y profesional suele ser la diferencia entre ganar el trabajo y perderlo ante quien cotizó primero. Aquí está el proceso completo, desde la pantalla en blanco hasta "presupuesto enviado".
Crear el presupuesto
Vaya a Presupuestos y haga clic en Nuevo Presupuesto. Elija el Contacto (un cliente o un prospecto) y, para clientes, la Ubicación del Servicio; la propiedad principal queda preseleccionada. Haga clic en Crear Presupuesto y se abre el editor. Los presupuestos nuevos comienzan como Sin Enviar.
Agregar partidas
En Artículos, haga clic en Agregar Artículo para abrir el selector de artículos. Tiene cuatro pestañas:
- Explorar: su lista de precios por categoría.
- Buscar: encuentre artículos por nombre, SKU o descripción. ¿No hay coincidencias? Cree un artículo nuevo al instante.
- Personalizado: escriba una línea específica sin guardarla en la lista de precios.
- Paquetes: agregue un paquete completo preconstruido al presupuesto, con artículos, cantidades y precios incluidos. Configure los paquetes en la página de Lista de Precios.
En Información Adicional puede activar Requerir Depósito (como Porcentaje o Monto Fijo), agregar notas y definir los Términos. Se puede aplicar un descuento a todo el presupuesto, y la fecha Válido Hasta controla el vencimiento.
Cada partida guardada también admite comentarios internos: el pequeño ícono de comentario en la fila del artículo abre un hilo que solo ve su equipo. Úselo para los detalles del tipo "el cliente quiere latón, no acero", que pertenecen a la línea, nunca al documento. Los clientes nunca ven estos comentarios, ni en pantalla ni en el PDF.
¿Está creando el presupuesto desde un trabajo que tiene una orden de compra? Se copia automáticamente. Véala o edítela en la sección Detalles del Cliente del presupuesto; los cambios ahí aplican solo a ese presupuesto.
Envíelo
Haga clic en Enviar Presupuesto. La ventana Enviar Presupuesto confirma la Dirección de Correo Electrónico y un Mensaje predeterminado que puede editar. Haga clic en Enviar Presupuesto y el estado cambia a Enviado.
Si WorkZen le pide verificar un número de teléfono por mensaje de texto antes de enviar documentos, un aviso lo guía paso a paso: solicite el código, escríbalo, y listo. Es un paso único, luego envía libremente.
Lo que ve su cliente
El correo electrónico enlaza a una página web clara que muestra el presupuesto con las acciones Aprobar Presupuesto, Rechazar Presupuesto, Imprimir, Descargar PDF y Compartir. Al aprobar se abre un paso de Firmar Presupuesto donde el cliente ingresa su nombre y elige Escribir Firma o Dibujar Firma, y luego Firmar y Aprobar Presupuesto. Si se requiere un depósito, se le pide pagarlo justo después de aprobar. Al rechazar se solicita un comentario opcional para que usted sepa por qué.
| Estado | Significado |
|---|---|
| Sin Enviar | Creado, el cliente aún no lo ha recibido |
| Enviado | Enviado por correo electrónico al cliente |
| Aprobado | El cliente aprobó y firmó (pasa a Convertido de inmediato al crearse la factura) |
| Rechazado | El cliente lo rechazó, con comentario opcional |
| Convertido | Transformado en factura |
Un presupuesto aprobado se convierte en factura automáticamente, para que el papeleo avance al mismo ritmo que el acuerdo.
Paso a paso
- 1
Crear el presupuesto
Vaya a Presupuestos, haga clic en Nuevo Presupuesto, seleccione un contacto (un cliente o un prospecto) y la ubicación del servicio, luego haga clic en Crear Presupuesto.
- 2
Agregar partidas
Haga clic en Agregar Artículo y tome artículos de su lista de precios mediante Explorar o Buscar, agregue un paquete completo desde Paquetes, o escriba uno específico en Personalizado.
- 3
Configurar depósito, notas y términos
En Información Adicional, active Requerir Depósito y elija Porcentaje o Monto Fijo si desea dinero por adelantado. Agregue notas y términos.
- 4
Envíelo
Haga clic en Enviar, confirme la Dirección de Correo Electrónico, ajuste el mensaje predeterminado si lo desea, y haga clic en Enviar. El estado cambia a Enviado.
Véalo en acción
Frequently Asked Questions
Este artículo responde:
- ¿Cómo creo un presupuesto?
- ¿Cómo envío una cotización a un cliente?
- ¿Pueden los clientes aprobar presupuestos en línea?
- ¿Cómo agrego artículos de la lista de precios a un presupuesto?
- ¿Qué significan los estados de un presupuesto?