Crear y enviar un presupuesto manualmente

Un presupuesto rápido y profesional suele ser la diferencia entre ganar el trabajo y perderlo ante quien cotizó primero. Aquí está el proceso completo, desde la pantalla en blanco hasta "presupuesto enviado".

Crear el presupuesto

Ve a Presupuestos en la sección Finanzas de la barra lateral y haz clic en Nuevo presupuesto. Elige el Contacto (un cliente o un prospecto) y, para clientes, la Ubicación del servicio; la propiedad principal queda preseleccionada. Haz clic en Crear presupuesto y se abre el editor. Los presupuestos nuevos comienzan como Sin enviar.

Agregar partidas

En Elementos, haz clic en Agregar Elemento para abrir el selector Agregar artículos. El cuadro de búsqueda siempre está arriba:

• Explorar: deja vacío el cuadro de búsqueda y abre Servicios, Productos o Garantías para recorrer tu lista de precios por categoría. La ruta sobre la lista permite volver atrás.
• Buscar: escribe un nombre, SKU o descripción y la lista muestra los artículos que coinciden. ¿No hay coincidencias? Crea un artículo nuevo al instante.
• Paquetes: la carpeta Paquetes agrega un paquete completo preconstruido al presupuesto, con artículos, cantidades y precios incluidos. Configura los paquetes en la página de Lista de Precios.
• Artículo personalizado: el botón de abajo a la izquierda agrega una línea específica sin guardarla en la lista de precios.

En Notas y términos puedes activar Requerir depósito (como Porcentaje o Monto fijo), agregar notas y definir los Términos. Se puede aplicar un descuento a todo el presupuesto, y la fecha Válido Hasta controla el vencimiento.

Cada partida guardada también admite comentarios internos: el pequeño ícono de comentario en la fila del artículo abre un hilo que solo ve tu equipo. Úsalo para los detalles del tipo "el cliente quiere latón, no acero", que pertenecen a la línea, nunca al documento. Los clientes nunca ven estos comentarios, ni en pantalla ni en el PDF.

Envíalo

Haz clic en Guardar y enviar arriba a la derecha del editor (en la página del presupuesto, el botón es Enviar presupuesto). La ventana Enviar Presupuesto te permite elegir Correo electrónico, Mensaje de texto o Ambos, y muestra los campos de lo que elegiste: el correo muestra la Dirección de correo electrónico y un Mensaje de correo predeterminado, el texto muestra el Número de móvil y un Mensaje de texto predeterminado con un enlace seguro al presupuesto (requiere una línea de mensajes o el plan ZenGrow). Puedes editar cualquiera de los dos mensajes antes de enviar. El enlace siempre se incluye: si lo borras del texto, WorkZen lo añade de nuevo al final. En las aplicaciones móviles, el texto sale tal como dice tu plantilla de mensaje. Haz clic en Enviar y el estado cambia a Enviado.

Seguimientos automáticos

Enviar es la parte fácil; el silencio que sigue es donde mueren los presupuestos. Con ZenAI, WorkZen puede hacer el seguimiento por ti. En Configuración (en la sección Empresa de la barra lateral) > Configuración Financiera, bajo Seguimientos automáticos, marca Dar seguimiento automático a los presupuestos enviados, luego elige cuántos días después del envío sale el primer mensaje (5 por defecto), cuántos días antes del vencimiento sale el recordatorio (3 por defecto), y si viajan por correo, mensaje de texto o ambos.

Dos mensajes, cada uno enviado una sola vez por presupuesto: un seguimiento amable de «¿preguntas, o listo para programar?», y un recordatorio de «su presupuesto es válido hasta…» para los presupuestos con fecha de vencimiento. Ambos se detienen en cuanto el presupuesto se aprueba, se rechaza, se convierte, o el cliente pide una extensión. Reenviar un presupuesto reinicia el contador. El texto viene de Configuración > Plantillas de mensajes (Seguimiento de presupuesto y Presupuesto por vencer, correo y mensaje de texto), para que el tono siga siendo el tuyo.

Lo que ve tu cliente

El correo electrónico enlaza a una página web clara que muestra el presupuesto con las acciones Aprobar presupuesto, Rechazar presupuesto, Imprimir, Descargar PDF y Compartir. Al aprobar se abre un paso de Firmar Presupuesto donde el cliente ingresa su nombre y elige Escribir Firma o Dibujar Firma, y luego Firmar y Aprobar Presupuesto. Si se requiere un depósito, se le pide pagarlo justo después de aprobar. Al rechazar se solicita un comentario opcional para que sepas por qué.

De forma predeterminada, un presupuesto aprobado se convierte en factura automáticamente, para que el papeleo avance al mismo ritmo que el acuerdo. Para facturar más tarde, desactiva Crear la factura cuando un cliente aprueba un presupuesto en Configuración > Configuración Financiera: los presupuestos aprobados esperan entonces en la pestaña Aprobado de la lista de presupuestos. Los presupuestos con depósito siempre crean su factura.

Eliminar un presupuesto

¿Creaste un presupuesto por error, o el trato no salió? En la web, ábrelo, haz clic en el menú ⋯ (Acciones) arriba a la derecha y luego en Eliminar. En las aplicaciones móviles, abre el presupuesto, abre su menú de acciones y luego toca Eliminar presupuesto. De forma predeterminada, los administradores y los gerentes pueden eliminar presupuestos.

Solo se pueden eliminar los presupuestos Sin enviar, Enviado y Rechazado. Una vez que el cliente lo aprueba y lo firma, el presupuesto es el registro de ese acuerdo (casi siempre con una factura vinculada), así que la opción ya no aparece.

Un presupuesto eliminado desaparece de tus listas y el enlace que recibió tu cliente deja de funcionar. No se puede deshacer.