Cómo gestionar los gastos en WorkZen
Vaya a Gastos y haga clic en Crear gasto; ingrese el monto, la fecha, la categoría, y adjunte el recibo, o escanee el recibo y deje que WorkZen complete los campos por usted. Vincule el gasto a un trabajo para ver la rentabilidad real del trabajo, luego apruébelo, recházelo o reembólselo desde el panel de Revisión del gasto.
Una pila de recibos en la camioneta no es un sistema de gastos, es una película de terror en época de impuestos. Registrar los gastos vinculados a los trabajos a medida que ocurren mantiene el costeo preciso y la contabilidad sin dolores de cabeza.
Registrar un gasto
Vaya a Gastos y haga clic en Crear gasto. Solo el monto y la fecha son obligatorios; el resto es contexto: Proveedor, Categoría, Subtotal, Impuesto, Método de pago (Efectivo, Tarjeta de crédito, Tarjeta de débito, Tarjeta corporativa, Personal u Otro), y notas.
Vincule el gasto a un Trabajo, Cliente o Empleado para que el costo se registre donde corresponde. Dos indicadores importan:
- Facturable: este costo debe transferirse al cliente.
- Reembolsable: un miembro del equipo pagó de su bolsillo y debe recibir el reembolso; elija a quién en Reembolsar a.
También puede agregar gastos directamente desde la pestaña Finanzas de un trabajo con Agregar gasto, Gasto rápido o Subir recibo, que los vincula automáticamente al trabajo.
Escanear recibos en lugar de escribir
En el formulario de gasto, el área Escanear recibo acepta archivos JPG, PNG y PDF. Suelte el recibo allí y WorkZen lo lee y completa los campos automáticamente (“¡Recibo escaneado! Los campos se han llenado automáticamente.”). Revise los números, ajuste lo que sea necesario y guarde. El recibo permanece adjunto al gasto en cualquier caso.
El reconocimiento automático de recibos requiere ZenGrow o ZenAI. En todos los planes, puede seguir adjuntando la imagen del recibo e ingresar los detalles usted mismo.
Categorías
Las categorías mantienen los gastos organizados para informes: combustible, materiales, herramientas y todo lo que su negocio necesite. Abra Categorías en la página Gastos para agregarlas, renombrarlas o eliminarlas. Eliminar una categoría nunca pierde datos; sus gastos se mueven a la categoría que elija. Solo la categoría predeterminada no se puede eliminar.
Aprobar, rechazar y reembolsar
Cada nuevo gasto comienza con el estado Pendiente. El panel de Revisión del gasto invita a un administrador a Aprobarlo o Rechazarlo; al rechazar se pide un motivo que la persona que lo envió podrá ver. También puede seleccionar varios gastos pendientes en la lista y aprobarlos con un solo clic.
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendiente | Enviado, a la espera de revisión |
| Aprobado | Aceptado; se incluye en los costos del trabajo y en los informes |
| Rechazado | Rechazado, con el motivo registrado |
Una vez que un gasto es revisado, la edición se bloquea, para que las cifras aprobadas no puedan cambiar silenciosamente después.
Para los gastos reembolsables aprobados, haga clic en Marcar como reembolsado una vez que le haya pagado a la persona, e indique cómo (Transferencia electrónica, Cheque, Efectivo, Depósito directo u Otro). WorkZen no mueve el dinero; solo registra que el reembolso ocurrió.
Quién puede hacer qué: los miembros del equipo que solo tienen el permiso Gestionar mis propios gastos ven y envían sus propios gastos; Ver gastos y Gestionar gastos cubren toda la empresa; aprobar, rechazar y reembolsar requieren el permiso Aprobar gastos.
Paso a paso
- 1
Crear el gasto
Vaya a Gastos y haga clic en Crear gasto. Ingrese el monto y la fecha; el proveedor, la categoría y las notas son opcionales.
- 2
Adjuntar o escanear el recibo
Coloque una imagen o PDF del recibo en el formulario. Si el escaneo de recibos está incluido en su plan, WorkZen lo lee y completa los campos automáticamente.
- 3
Vincular el gasto al trabajo
Elija el Trabajo (y el Cliente o Empleado) al que pertenece el costo, y márquelo como Facturable o Reembolsable si corresponde.
- 4
Revisar el gasto
Un administrador aprueba o rechaza el gasto, y marca los gastos reembolsables como reembolsados una vez que se le ha pagado al técnico.
Véalo en acción
Frequently Asked Questions
Este artículo responde:
- ¿Cómo puedo hacer seguimiento de los gastos?
- ¿Cómo adjunto recibos a los gastos?
- ¿Puede WorkZen escanear recibos automáticamente?
- ¿Cómo apruebo o rechazo un gasto?
- ¿Cómo reembolso a un técnico?