Cómo gestionar los gastos en WorkZen

Una pila de recibos en la camioneta no es un sistema de gastos, es una película de terror en época de impuestos. Registrar los gastos vinculados a los trabajos a medida que ocurren mantiene el costeo preciso y la contabilidad sin dolores de cabeza.

Registrar un gasto

Abre Gastos en la sección Finanzas de la barra lateral y haz clic en Crear. El formulario tiene una tarjeta Detalles (Proveedor, descripción, Categoría, Método de pago (Efectivo, Tarjeta de crédito, Tarjeta de débito, Tarjeta corporativa, Personal u Otro), Fecha, Empleado, Trabajo y notas) y una tarjeta Importes (Monto antes de impuestos, Moneda e Impuestos). Solo el monto y la fecha son obligatorios. Al terminar, haz clic en Crear gasto en la parte superior de la página.

Elige el Trabajo para que el costo se registre donde corresponde; el cliente del trabajo viene con él. Dos interruptores de la tarjeta Importes importan:

• Facturable al cliente: este costo debe transferirse al cliente.
• Reembolsable: un miembro del equipo pagó de su bolsillo y debe recibir el reembolso.

La tarjeta Resumen a la derecha mantiene el total al día y muestra a quién se le reembolsa y a qué trabajo se factura, y Qué pasa después muestra los pasos de revisión por los que pasa el gasto.

También puedes agregar gastos directamente desde la pestaña Finanzas de un trabajo: abre Agregar Gasto y elige Gasto Rápido o Subir Recibo. En ambos casos, el gasto se vincula automáticamente al trabajo.

Escanear recibos en lugar de escribir

En el formulario de gasto, la tarjeta Recibo acepta archivos JPG, PNG y PDF. Suelta el recibo allí y WorkZen lo lee y completa los campos automáticamente (“¡Recibo escaneado! Los campos se han llenado automáticamente.”). Un recuadro Leído del recibo lista lo que encontró (proveedor, fecha, subtotal, impuestos y total), para que sepas exactamente qué revisar. Ajusta lo que sea necesario y haz clic en Crear gasto. El recibo permanece adjunto al gasto en cualquier caso.

Categorías

Las categorías mantienen los gastos organizados para informes: combustible, materiales, herramientas y todo lo que tu negocio necesite. Abre Categorías en la página Gastos para agregarlas, renombrarlas o eliminarlas. Eliminar una categoría nunca pierde datos; sus gastos se mueven a la categoría que elijas. Solo la categoría predeterminada no se puede eliminar.

Editar un gasto

Mientras un gasto está Pendiente, cada tarjeta de su página tiene su propio Editar, que abre solo los campos de esa tarjeta:

• Detalles: proveedor, descripción, categoría, fecha, método de pago, empleado y notas.
• Importes: subtotal, moneda e impuestos.
• Registros vinculados: el trabajo al que pertenece el costo (Vincular si aún no hay uno).

Los interruptores Facturable al cliente y Reembolsable de la tarjeta Importes se cambian directamente, sin formulario, y Subir en la tarjeta Recibo adjunta el recibo. Un gasto tiene un solo recibo: para reemplazarlo, elimina primero el actual. La misma regla se aplica en las aplicaciones de iPhone y Android.

Una vez que un gasto es revisado, la edición se bloquea, para que las cifras aprobadas no puedan cambiar silenciosamente después. En un gasto aprobado, un usuario con Gestionar gastos aún puede corregir dos cosas: el trabajo de la tarjeta Registros vinculados (vincular un trabajo olvidado, cambiarlo o desvincularlo, incluso después del reembolso) y el interruptor Reembolsable hasta que se reembolse.

Las preguntas sobre un gasto van en su tarjeta Comentarios, para que quien lo envió y quien lo revisa conversen donde están las cifras. Cualquiera que pueda ver el gasto puede leer y responder; un miembro del equipo que solo gestiona sus propios gastos ve los comentarios de los suyos.

Aprobar, rechazar y reembolsar

Cada nuevo gasto comienza con el estado Pendiente. Los botones Aprobar y Rechazar están en la parte superior de la página del gasto; al rechazar se pide un motivo que la persona que lo envió podrá ver. La tarjeta Revisión, debajo de los totales, muestra en qué punto está el gasto: enviado, revisado y, en los gastos reembolsables, reembolsado. Para aprobar varios a la vez, abre la pestaña Pendiente de la lista de Gastos en vista de tabla, marca los gastos (o haz clic en Seleccionar los N visibles) y haz clic en Aprobar N seleccionados en la barra sobre la lista.

Para los gastos reembolsables aprobados, haz clic en Marcar como reembolsado en la parte superior de la página del gasto una vez que le hayas pagado a la persona, e indica cómo (Transferencia electrónica, Cheque, Efectivo, Depósito directo u Otro). WorkZen no mueve el dinero; solo registra que el reembolso ocurrió.

Quién puede hacer qué: los miembros del equipo que solo tienen el permiso Ver y gestionar sus propios gastos ven y envían sus propios gastos; Ver gastos y Gestionar gastos cubren toda la empresa; aprobar, rechazar y reembolsar requieren el permiso Aprobar gastos.