Qué se sincroniza entre WorkZen y QuickBooks

Una vez que QuickBooks está conectado, nunca necesitas activar una sincronización manualmente para el trabajo diario. Este artículo es la referencia sobre qué se transfiere, con qué rapidez y qué hacer cuando algo no funciona.

Qué se sincroniza

La sincronización continua es unidireccional. WorkZen es la fuente de verdad: transfiere a QuickBooks, y las ediciones hechas en QuickBooks nunca se transfieren de vuelta. Una factura editada dentro de QuickBooks se sobrescribirá la próxima vez que se sincronice. La única excepción es la acción manual Importar clientes, que trae tus clientes existentes de QuickBooks a WorkZen como clientes, una sola vez, cuando tú lo indiques. La regla general: haz el trabajo en WorkZen, revisa tu contabilidad en QuickBooks.

Anulaciones y reembolsos. Anular una factura en WorkZen la anula en QuickBooks. Un reembolso parcial reduce el pago original en QuickBooks por el monto reembolsado, y un pago reembolsado por completo se anula allí. QuickBooks mantiene visibles las anotaciones anuladas en cero, así que nada se elimina de tu contabilidad.

Números de orden de compra. Si sus formularios de venta de QuickBooks tienen un campo personalizado llamado P.O. Number (u Orden de compra), WorkZen lo completa con el número de orden de compra de la factura o del presupuesto. Sin ese campo, el número va en la primera línea del memo al cliente. WorkZen busca el campo al conectar y luego aproximadamente una vez al día, así que agregarlo después en QuickBooks funciona sin reconectar.

Con qué rapidez se sincroniza

WorkZen espera hasta que terminas de editar antes de transferir, para que QuickBooks nunca reciba registros a medio editar. Un registro se sincroniza unos cinco minutos después de su último cambio. La página de integración muestra esto en vivo: un aviso de "cambios esperando sincronización" con una cuenta regresiva de "Sincronización automática en ~X minutos".

¿Con prisa? Haz clic en Sincronizar Ahora en la página de integración para transferir de inmediato todo lo pendiente.

Dos redes de seguridad se ejecutan cada noche: una verificación de estado valida tus mapeos fiscales y el token de conexión, y una tarea de recuperación encuentra cualquier registro que se haya escapado sin sincronizarse y lo transfiere.

Cómo leer el estado de sincronización

La página de integración cuenta cada registro en tres categorías:

Cómo corregir sincronizaciones fallidas

Las dos causas más comunes, en orden de probabilidad:

Tasas de impuesto sin mapear. WorkZen valida cada factura antes de transferirla. Una factura que usa una tasa de impuesto sin un mapeo a un código fiscal de QuickBooks queda bloqueada, no enviada, para que tu contabilidad nunca reciba datos fiscales incorrectos. Abre Mapeos Fiscales en la página de integración, completa el mapeo (crea primero el código fiscal en QuickBooks si no existe, luego haz clic en Actualizar), y presiona Reintentar Fallidos.

Nombres de clientes duplicados. QuickBooks requiere que cada cliente tenga un nombre de visualización único. Cuando dos clientes de WorkZen comparten uno, WorkZen intenta automáticamente variantes construidas a partir del teléfono o correo electrónico del cliente. Si ninguna resulta única tampoco, la sincronización falla con un mensaje claro: cambia el nombre de los clientes duplicados en WorkZen para que cada nombre sea único y vuelve a intentarlo.