Cómo crear un trabajo en WorkZen
Ve a Trabajos, haz clic en Nuevo Trabajo, elige el cliente (o crea uno al instante), asigna un título y un tipo de trabajo, define la prioridad y haz clic en Crear Trabajo. El trabajo se convierte en el centro de todo lo relacionado con ese trabajo: visitas, listas de verificación, archivos, presupuestos, facturas y gastos.
Un trabajo que solo existe en la cabeza de alguien termina olvidado, doblemente reservado o mal facturado. Crearlo en WorkZen conecta al cliente, la ubicación, el horario, las listas de verificación y las finanzas en un solo registro, para que nada se escape.
Crear el trabajo
- Ve a Trabajos y haz clic en Nuevo Trabajo.
- Elige el cliente en Seleccionar un cliente. ¿Aún no tienes un cliente? Haz clic en Nuevo cliente y un asistente de dos pasos crea primero el cliente (Nuevo Cliente), y luego te lleva a Detalles del Trabajo con ese cliente seleccionado.
- Si el cliente tiene más de una propiedad, elige la Ubicación del Servicio. La propiedad principal queda preseleccionada.
- Ingresa un Título del Trabajo (al menos 3 caracteres) y elige el Tipo de Trabajo. Los tipos de trabajo llevan un color para reconocer el trabajo de un vistazo; adminístralos en Configuración > Configuración de Trabajos.
- Define la Prioridad y, opcionalmente, una Descripción, un Número de orden de compra y Notas internas.
- Haz clic en Crear Trabajo.
Las prioridades, de la más tranquila a la más urgente:
| Prioridad | Úsala para |
|---|---|
| Baja | El trabajo que puede esperar |
| Normal | El valor predeterminado para trabajos habituales |
| Alta | Necesita atención pronto |
| Urgente | El trabajo que exige dejarlo todo |
Qué contiene un registro de trabajo
La página del trabajo es el centro de todo lo relacionado con el trabajo, organizado en pestañas:
| Pestaña | Qué hay ahí |
|---|---|
| Resumen | Detalles (título, tipo, prioridad, programación, número de orden de compra, notas), la ubicación del servicio, el cliente, los comentarios, los informes de voz, y la factura y las visitas de un vistazo. Cada tarjeta tiene su propio Editar, que abre solo sus campos |
| Finanzas | Presupuestos, facturas y gastos de este trabajo |
| Visitas | Cada visita programada al sitio (programa una) |
| Listas de Verificación | Listas de verificación de procedimientos adjuntas al trabajo (cómo funcionan) |
| Archivos | Fotos y documentos |
La pestaña Archivos acepta varias fotos a la vez: en la web, arrastra y suelta o selecciona hasta 10 archivos por lote; en las aplicaciones móviles, elige hasta 10 fotos de una vez, cambia entre la vista de lista y la vista de galería, y toca cualquier foto para obtener una vista previa; luego desliza a la izquierda o a la derecha para pasar de una foto a otra (en la web, usa las flechas junto a la vista previa o las flechas del teclado).
Un trabajo pasa por cuatro estados: Pendiente al crearse, En Progreso mientras se realiza el trabajo, y luego Completado o Cancelado. Completar un trabajo tiene su propio proceso con algunas verificaciones inteligentes; consulta cómo completar un trabajo.
Trabajar con el número de orden de compra del cliente
Si tu cliente emite órdenes de compra, coloca la suya en el campo Número de orden de compra desde el principio. Se copia automáticamente en cada presupuesto y factura que crees a partir de ese trabajo. Se acabaron los correos del tipo "reenvíeme eso con nuestra orden de compra".
¿Necesitas una orden de compra diferente en un solo documento? Edita el Número de orden de compra directamente en ese presupuesto o factura. Los cambios en un documento se aplican solo a ese documento; el trabajo conserva su propio número de orden de compra para todo lo demás.
Eliminar un trabajo
¿Creaste un trabajo por error? En la web, ábrelo, haz clic en el menú ⋯ (Acciones) arriba a la derecha y luego en Eliminar trabajo. En las aplicaciones móviles, abre el trabajo, abre su menú de acciones y luego toca Eliminar trabajo. De forma predeterminada, los administradores y los gerentes pueden eliminar trabajos.
Eliminar nunca hace perder dinero ni historial. La confirmación muestra lo que va a pasar antes de que confirmes:
- Las facturas, presupuestos y pagos pasan al cliente. Cada uno recibe una nota en su actividad que indica qué trabajo se eliminó.
- Las visitas pasadas también pasan al cliente, con sus fotos y listas de verificación.
- Las visitas próximas se eliminan, para que nadie vaya a hacer un trabajo que ya no se hará.
¿Terminaste un trabajo pero quieres conservarlo? Usa Archivar en el mismo menú. Los trabajos archivados salen de tus listas y se pueden restaurar en cualquier momento.
Paso a paso
- 1
Abre el formulario de trabajo
Ve a Trabajos y haz clic en Nuevo Trabajo.
- 2
Elige el cliente
Busca y selecciona un cliente, o haz clic en Nuevo cliente para crear uno directamente en el proceso. Si el cliente tiene varias propiedades, elige la Ubicación del Servicio.
- 3
Describe el trabajo
Ingresa un Título del Trabajo (al menos 3 caracteres), elige el Tipo de Trabajo y define la Prioridad.
- 4
Créalo
Agrega una descripción, un número de orden de compra o notas internas si es útil, luego haz clic en Crear Trabajo.
Míralo en acción
Frequently Asked Questions
Este artículo responde:
- ¿Cómo creo un trabajo?
- ¿Qué es un trabajo en WorkZen?
- ¿Qué prioridades de trabajo existen?
- ¿Puedo crear un cliente mientras creo un trabajo?
- ¿Cómo agrego un número de orden de compra del cliente a un trabajo?