Configuración Financiera: valores y numeración
Configuración > Configuración Financiera reúne los valores predeterminados que hereda cada nuevo presupuesto y factura: notas y términos predeterminados, validez de los presupuestos, numeración de documentos para los cinco tipos de documentos, opciones de propina para los clientes y transferencia Interac con reconciliación automática de pagos.
Cada presupuesto y factura que creas hereda su punto de partida de una sola página. Configura Configuración > Configuración Financiera una vez, antes de enviar tu primera factura, y cada documento posterior nacerá correcto.
Valores predeterminados de los documentos
Configura las Notas de factura, Términos de factura, Notas de presupuesto y Términos de presupuesto predeterminados con los que comienza cada documento nuevo. ¿No estás seguro de qué escribir? Usar plantillas estándar agrega una redacción profesional (pago vencido en 30 días, presupuesto válido por 30 días) que puedes ajustar. Cada documento sigue siendo editable después de crearse; los valores predeterminados son un punto de partida, no una camisa de fuerza.
La apariencia de los documentos es una página aparte: Apariencia de los documentos.
Validez de los presupuestos
Configura el Período de validez predeterminado (días) para los nuevos presupuestos, o déjalo en 0 para que los presupuestos nunca caduquen. Los nuevos presupuestos obtienen automáticamente su fecha de vencimiento a partir de este valor.
La misma tarjeta incluye Crear la factura cuando un cliente aprueba un presupuesto, activado por defecto. Desactívalo para facturar más tarde, a mano: los presupuestos aprobados se quedan en Aprobado hasta que los conviertas. Los presupuestos con depósito siempre crean su factura, porque ahí se paga el depósito.
Justo debajo, Seguimientos automáticos (ZenAI) permite que WorkZen dé seguimiento a los presupuestos enviados por ti: un mensaje unos días después del envío y un recordatorio antes del vencimiento, por correo, mensaje de texto o ambos, cada uno enviado una sola vez. Los detalles están en Crear y enviar un presupuesto.
Numeración de documentos
Controla el próximo número para los cinco tipos de documentos numerados: facturas, presupuestos, trabajos, pagos y gastos. ¿Vienes de otro sistema y quieres que tus facturas continúen desde el número 4880 en lugar de reiniciar en el 1? Configúralo aquí.
La numeración solo avanza. Puedes aumentar el próximo número en cualquier momento, pero nunca podrás reducirlo, y WorkZen te pide confirmar antes de aplicar el cambio. Los documentos existentes conservan su número de todos modos.
Propinas
Activa Permitir a los clientes agregar una propina al pagar facturas y elige hasta 5 opciones de porcentaje (del 1 al 35 por ciento). Las opciones de propina aparecen en la página de pago en línea, y la opción «Sin propina» siempre está disponible: es una invitación, no una exigencia.
Transferencia Interac (Canadá)
Acepta transferencias Interac sin el ritual del «¿ya llegó?»:
- Elige Usar la dirección de correo Interac de WorkZen y agrégala a tu banco como destinataria de transferencias.
- Habilita el depósito automático en tu banco.
- Activa Agregar correo Interac a facturas y presupuestos para que los clientes sepan a dónde enviar su pago.
- La reconciliación automática de pagos luego asocia cada transferencia entrante a su factura y registra el pago por ti.
Puedes usar tu propio correo Interac en su lugar, pero WorkZen no puede hacer coincidir automáticamente los pagos enviados a una dirección personalizada; deberás registrarlos manualmente. Algunas partes de la automatización de transferencias Interac requieren el plan ZenGrow o superior.
Dónde se administran los impuestos
Las tasas de impuestos se administran en tu perfil de la empresa, no aquí: provienen del conjunto de datos fiscales de tu país, lo cual también explica por qué el país queda bloqueado después de la configuración inicial.
Frequently Asked Questions
Este artículo responde:
- ¿Dónde configuro los términos de mis facturas?
- ¿Cómo cambio la numeración de mis facturas?
- ¿Cómo acepto pagos por transferencia Interac?
- ¿Cómo permito que los clientes dejen propina?
- ¿Cuánto tiempo son válidos los presupuestos?