Cómo crear y enviar una factura en WorkZen

Los trabajos sin facturar son préstamos sin intereses que nunca aceptaste otorgar. Enviar la factura el mismo día en que termina el trabajo es la mejor jugada de flujo de caja para una empresa de servicios, y en WorkZen toma unos dos minutos.

Crear la factura

Ve a Facturas y haz clic en Nueva Factura. Elige el cliente en la ventana Crear Nueva Factura (o usa o crear un nuevo cliente), luego haz clic en Crear Factura. También puedes crear facturas desde la pestaña Finanzas de un trabajo, o convirtiendo un presupuesto aceptado.

Las facturas nuevas comienzan con el estado Sin enviar. No existe un estado de borrador independiente: hasta que la envíes, puedes editar todo libremente.

Si la factura se creó a partir de un trabajo con un número de orden de compra, este se copia automáticamente en la factura. Edítalo en la sección Facturar a de la factura; los cambios ahí se aplican solo a esa factura.

Agregar partidas

En la sección Artículos, haz clic en Agregar Artículo. El selector Agregar artículos tiene un cuadro de búsqueda arriba: déjalo vacío para explorar las carpetas de tu lista de precios (Servicios, Productos, Garantías), o escribe para buscar en ella. La carpeta Paquetes lista tus conjuntos, y Artículo personalizado, abajo a la izquierda, agrega una línea única. Elige un paquete y todos los artículos del conjunto se agregan a la factura con un clic, con cantidades y precios incluidos.

Cada partida guardada también admite comentarios internos: el pequeño ícono de comentario en la fila del artículo abre un hilo que solo ve tu equipo. Úsalo para los detalles del tipo "el cliente quiere latón, no acero", que van con la línea, nunca en el documento. Los clientes nunca ven estos comentarios, ni en pantalla ni en el PDF.

Enviarla por correo electrónico o por texto

Haz clic en Enviar Factura arriba a la derecha de la factura. En la parte superior de la ventana de envío, elige Correo electrónico, Mensaje de texto o Ambos. El correo muestra la Dirección de correo electrónico del cliente y un Mensaje de correo prellenado que puedes editar, y puedes ingresar varias direcciones separadas por comas. El mensaje de texto muestra el Número de móvil del cliente y un Mensaje de texto prellenado con un enlace seguro a la factura, que también puedes editar: el enlace siempre se incluye, y si lo borras, WorkZen lo añade de nuevo al final. En las aplicaciones móviles, el texto sale tal como dice tu plantilla de mensaje. En ambos casos el estado cambia a Enviada y el cliente llega a la página de factura en vivo.

Enviar por texto necesita un número remitente: la línea de mensajes predeterminada de tu empresa si tienes un número de ZenPhone, o el número compartido de WorkZen en ZenGrow y ZenAI. En Zen sin línea, la opción Mensaje de texto se rechaza con un mensaje que explica por qué, y el correo sigue funcionando.

Que tu cliente pueda responder depende del número que lo envió. Desde tu propia línea de ZenPhone el texto aparece en Mensajes, en la conversación de ese cliente, y lo que responda llega al mismo hilo. El número compartido de WorkZen no tiene bandeja de entrada, así que el propio texto le avisa a tu cliente que no se monitorean las respuestas.

Si WorkZen te pide verificar un número de teléfono por mensaje de texto antes de enviar documentos, un banner te guía paso a paso: ingresa el código una vez y quedarás habilitado para enviar desde ese momento, para toda tu empresa.

Lo que ve tu cliente

La factura que abre tu cliente tiene los botones Imprimir, Descargar PDF y Compartir. Si tu empresa tiene Stripe conectado, también ofrece Pagar con Tarjeta y, cuando está habilitado, Pagar por Banco. Los pagos en línea actualizan el saldo de la factura automáticamente, y WorkZen registra cuándo el cliente abre la factura.

Estados de la factura

Una vez que llegue el dinero, registra el pago para que el estado y tu contabilidad se mantengan correctos.

Eliminar una factura

¿Creaste una factura por error? En la web, ábrela, haz clic en el menú ⋯ (Acciones) arriba a la derecha y luego en Eliminar. De forma predeterminada, los administradores y los gerentes pueden eliminar facturas. Las aplicaciones móviles todavía no lo ofrecen.

Una factura solo se puede eliminar mientras no tenga pagos registrados. En cuanto tiene un pago, la opción ya no aparece, porque el pago necesita una factura a la que pertenecer. Las facturas sincronizadas con QuickBooks tampoco se pueden eliminar aquí; elimínalas primero en QuickBooks.

Una factura eliminada desaparece de tus listas y el enlace que recibió tu cliente deja de funcionar. No se puede deshacer.