Cómo crear y enviar una factura en WorkZen
Vaya a Facturas, haga clic en Nueva Factura, elija el cliente y agregue sus partidas. Luego haga clic en Enviar Factura para enviarla por correo electrónico; si Stripe está conectado, el cliente puede pagar en línea directamente desde la factura.
Los trabajos sin facturar son préstamos sin intereses que usted nunca aceptó otorgar. Enviar la factura el mismo día en que termina el trabajo es la mejor jugada de flujo de caja para una empresa de servicios, y en WorkZen toma unos dos minutos.
Crear la factura
Vaya a Facturas y haga clic en Nueva Factura. Elija el cliente en la ventana Crear Nueva Factura (o use o crear un nuevo cliente), luego haga clic en Crear Factura. También puede crear facturas desde la pestaña Finanzas de un trabajo, o convirtiendo un presupuesto aceptado.
Las facturas nuevas comienzan con el estado Sin Enviar. No existe un estado de borrador independiente: hasta que la envíe, puede editar todo libremente.
Si la factura se creó a partir de un trabajo con un número de orden de compra, este se copia automáticamente en la factura. Edítelo en la sección Detalles del Cliente de la factura; los cambios ahí se aplican solo a esa factura.
Agregar partidas
En la sección Artículos, haga clic en Agregar Artículo. El selector tiene cuatro pestañas: Explorar su lista de precios, Buscar en ella, Personalizado para una línea única, y Paquetes. Elija un paquete y todos los artículos del conjunto se agregan a la factura con un clic, con cantidades y precios incluidos.
Cree sus paquetes una vez en la página Lista de precios y deje de volver a escribir las mismas cinco líneas en cada instalación.
Cada partida guardada también admite comentarios internos: el pequeño ícono de comentario en la fila del artículo abre un hilo que solo ve su equipo. Úselo para los detalles del tipo "el cliente quiere latón, no acero", que van con la línea, nunca en el documento. Los clientes nunca ven estos comentarios, ni en pantalla ni en el PDF.
Enviarla por correo electrónico
Haga clic en Enviar Factura. La ventana de envío viene prellenada con la Dirección de Correo Electrónico del cliente y un Mensaje que puede editar. Puede ingresar varias direcciones separadas por comas. Al enviarla, el estado cambia a Enviada y el cliente recibe un enlace a una página de factura en vivo.
Si WorkZen le pide verificar un número de teléfono por mensaje de texto antes de enviar documentos, un banner lo guía paso a paso: ingrese el código una vez y quedará habilitado para enviar desde ese momento, para toda su empresa.
Lo que ve su cliente
La factura que abre su cliente tiene los botones Imprimir, Descargar PDF y Compartir. Si su empresa tiene Stripe conectado, también ofrece Pagar con Tarjeta y, cuando está habilitado, Pagar por Banco. Los pagos en línea actualizan el saldo de la factura automáticamente, y WorkZen registra cuándo el cliente abre la factura.
Estados de la factura
| Estado | Significado | Qué puede hacer |
|---|---|---|
| Sin Enviar | Creada, el cliente aún no la ha recibido | Editar libremente, enviar, eliminar |
| Enviada | Enviada por correo electrónico al cliente | Registrar pagos, reenviar |
| Parcialmente Pagada | Se recibió parte del pago, queda saldo | Registrar más pagos |
| Pagada | Totalmente pagada | Ver, reembolsar |
| Vencida | Pasada la fecha de vencimiento, con saldo pendiente | Registrar pagos, reenviar |
| Anulada | Cancelada, ya no es pagadera | Solo ver; totales excluidos de los informes |
Una vez que llegue el dinero, registre el pago para que el estado y su contabilidad se mantengan correctos.
Paso a paso
- 1
Crear la factura
Vaya a Facturas, haga clic en Nueva Factura, y seleccione el cliente. También puede crear una desde un trabajo o convertir un presupuesto.
- 2
Agregar partidas
En la sección Artículos, haga clic en Agregar Artículo y elija artículos desde Explorar, Buscar, Personalizado o Paquetes.
- 3
Envíela
Haga clic en Enviar Factura, confirme la dirección de correo electrónico y el mensaje, y envíe. El estado cambia de Sin Enviar a Enviada.
Véalo en acción
Frequently Asked Questions
Este artículo responde:
- ¿Cómo creo una factura?
- ¿Cómo envío una factura a un cliente?
- ¿Puede mi cliente pagar una factura en línea?
- ¿Qué significan los estados de una factura?
- ¿Existe una factura borrador en WorkZen?