¿Por qué QuickBooks no se sincroniza?

Cuando QuickBooks deja de recibir tus datos, la causa casi siempre es una de estas seis. Este artículo muestra dónde te lo indica WorkZen y luego explica cada solución. Todo se hace en la aplicación web, en la página de integración de QuickBooks.

Dónde muestra WorkZen los problemas de sincronización

• La página de integración de QuickBooks (Configuración > Integraciones > QuickBooks Online). Es el lugar principal. Muestra un aviso de reconexión cuando la conexión está caída, un aviso de mapeo fiscal cuando los mapeos necesitan atención y una tarjeta Estado de Sincronización con los recuentos Sincronizado, Pendiente y Fallido de clientes, facturas, pagos y presupuestos.
• La barra Requiere atención de tu panel. Una conexión caída genera una alerta de integración desconectada para los administradores. Consulta qué significan las alertas Requiere atención.
• Las notificaciones. Los administradores reciben una notificación QuickBooks desconectado cuando se cae la conexión y una notificación Revisa la asignación de impuestos de QuickBooks cuando cambian los códigos fiscales. Ambas abren la página de integración.

Pendiente no es un error. WorkZen espera unos cinco minutos después de tu último cambio antes de sincronizar un elemento, como se explica en qué se sincroniza entre WorkZen y QuickBooks. Solo Fallido necesita una corrección.

1. QuickBooks está desconectado

La página dice: "QuickBooks está desconectado. Tu autorización expiró o fue revocada. Reconéctate para reanudar la sincronización." WorkZen renueva por sí mismo tu autorización de QuickBooks mientras la conexión está en uso, y la revisa cada noche. Si QuickBooks rechaza la autorización de todos modos (por ejemplo, después de que se retiró el acceso de WorkZen desde QuickBooks), WorkZen detiene la sincronización y te pide reconectar.

1. Ve a Configuración > Integraciones > QuickBooks Online.
2. Haz clic en Reconectar en el aviso.
3. Inicia sesión en QuickBooks y aprueba la conexión.
4. De vuelta en la página, haz clic en Probar Conexión. Deberías ver "La conexión de QuickBooks está funcionando".

La alerta del panel desaparece en cuanto vuelve la conexión. Los elementos que creaste o modificaste mientras estaba desconectado los envía la tarea nocturna de recuperación, y todo lo que edites a partir de ahora se sincroniza con normalidad.

2. El mapeo fiscal necesita revisión o está incompleto

WorkZen revisa cada factura y cada presupuesto antes de enviarlos. Un documento que usa una tasa de impuesto sin código fiscal de QuickBooks mapeado queda retenido, para que tu contabilidad nunca reciba montos de impuesto incorrectos. Dos avisos te lo advierten:

Para corregirlo:

1. Haz clic en Revisar Mapeos en el aviso (o en Mapeos Fiscales en la página).
2. Para cada Impuesto WorkZen, elige un Código Fiscal QuickBooks. Si el código que necesitas no existe, créalo primero en QuickBooks y luego haz clic en Actualizar.
3. Haz clic en Guardar Mapeos.
4. WorkZen vuelve a poner en cola las facturas y presupuestos retenidos en cuanto todas las tasas de impuesto están mapeadas. Si alguno sigue en Fallido, haz clic en Reintentar Fallidos.

3. El impuesto sobre las ventas está desactivado en QuickBooks

Una empresa nueva de QuickBooks, sobre todo en Estados Unidos, empieza con el impuesto sobre las ventas desactivado. En ese estado QuickBooks acepta una factura pero la registra sin su impuesto, así que tus libros mostrarían menos de lo que pagó el cliente. WorkZen comprueba este ajuste y, mientras esté desactivado, retiene cada factura y presupuesto que lleve impuesto. Un aviso rojo en la página de integración dice El impuesto sobre las ventas está desactivado en QuickBooks, y las facturas retenidas cuentan como Fallido. Las facturas y presupuestos sin impuesto siguen sincronizándose.

Para corregirlo:

1. En QuickBooks, abre Impuestos y activa el impuesto sobre las ventas.
2. De vuelta en la página de integración de WorkZen, haz clic en Probar Conexión. WorkZen vuelve a leer el ajuste de QuickBooks (también lo revisa por su cuenta en menos de 15 minutos) y vuelve a poner en cola las facturas retenidas.
3. Si alguna sigue en Fallido, haz clic en Reintentar Fallidos para reenviarlas.

4. Las facturas canadienses fallan cuando mezclan GST/HST con una línea al 0 %

En las empresas canadienses de QuickBooks, QuickBooks rechaza cualquier factura que combine líneas con GST o HST y una línea con su código fiscal Zero-rated (QuickBooks lo reporta como error 6000, "error while calculating tax"). La misma factura se acepta cuando esa línea usa Out of Scope o Exempt en su lugar. Como QuickBooks a veces devuelve este error de forma temporal, WorkZen reintenta estas facturas algunas veces antes de marcarlas como fallidas.

Si todas tus facturas fallidas tienen una línea sin impuesto (0 %) junto a líneas con impuesto, cambia el mapeo de tu impuesto al 0 %:

1. En la página de integración, haz clic en Mapeos Fiscales.
2. Busca el impuesto de WorkZen al 0 %.
3. Cambia su Código Fiscal QuickBooks de Zero-rated a Out of Scope (o Exempt).
4. Haz clic en Guardar Mapeos y luego en Reintentar Fallidos.

Auto-Coincidencia ya prefiere Out of Scope y Exempt antes que Zero-rated para la tasa del 0 %, pero un mapeo elegido a mano o guardado antes puede seguir apuntando a Zero-rated.

5. Un cliente falla por un nombre duplicado

QuickBooks exige que cada nombre de cliente sea único. Cuando el nombre de un cliente ya está en uso, WorkZen prueba variantes: el nombre con los últimos 4 dígitos del teléfono del cliente, luego con su correo electrónico y luego con un número del (2) al (7). Por eso un cliente puede aparecer en QuickBooks como "Jane Smith (4821)", por ejemplo.

Si todas las variantes están en uso, el cliente falla. Las facturas, presupuestos y pagos de ese cliente también fallan, porque QuickBooks necesita primero al cliente. Cambia el nombre del cliente en WorkZen para que sea único (añadir el nombre de la empresa o de la calle funciona bien) y haz clic en Reintentar Fallidos. Ese único reintento envía al cliente y todo lo que depende de él.

6. Algunos elementos nunca se sincronizan, a propósito

No todo lo que está en WorkZen pertenece a tu contabilidad. Estos elementos se omiten a propósito y nunca aparecen como fallidos:

Los artículos de tu lista de precios no se crean como productos o servicios en QuickBooks. Las líneas de factura llegan bajo un único artículo de servicio llamado "WorkZen Service", con el nombre y la descripción de cada línea. Y la sincronización es unidireccional: los cambios hechos en QuickBooks nunca vuelven a WorkZen.