Mensajes predeterminados: facturas y presupuestos
Ve a Configuración > Plantillas de mensajes y escribe el correo y el mensaje de texto que WorkZen debe usar para cada documento. El correo rellena el cuadro Mensaje de la ventana de envío, donde aún puedes editarlo. El texto se envía tal cual con el enlace al documento. Los marcadores como {client_name}, {number} y {total} se completan en cada envío. Cada plantilla empieza con el mensaje predeterminado, Restablecer el predeterminado lo vuelve a poner, y Vista previa muestra el correo o el SMS exactamente como lo recibe tu cliente.
Cada factura, presupuesto, recibo e informe de trabajo sale con un mensaje corto. El integrado es cortés y genérico. Plantillas de mensajes te permite reemplazarlo con tus propias palabras una sola vez, para que nadie en el equipo vuelva a escribir "Adjunto encontrará..." cincuenta veces por semana.
Dónde definirlas
Ve a Configuración > Plantillas de mensajes. La página requiere ZenGrow o superior. A la izquierda está la lista de plantillas, agrupadas según el momento en que sale el mensaje; escribe en Buscar una plantilla para filtrarla. Haz clic en una para abrirla a la derecha. Debajo de su nombre, el editor indica cómo se usa: Prellenado, editable antes de cada envío (ves el mensaje en la ventana de envío y puedes cambiarlo) o Se envía automáticamente (sale tal cual, nadie lo revisa antes).
| Grupo | Plantillas | Cuándo |
|---|---|---|
| Facturas, presupuestos y recibos | Correo de factura, Correo de presupuesto, Correo de recibo, Texto de factura, Texto de presupuesto, Texto de recibo | Cuando envías un documento. Los correos rellenan la ventana de envío; los textos se envían tal cual y siempre incluyen el enlace. |
| Seguimiento de presupuestos | Correo de depósito pendiente, Correo de presupuesto extendido, Texto de presupuesto extendido | Se envían automáticamente cuando un cliente aprueba un presupuesto que requiere un depósito y cuando concedes una extensión. |
| Trabajos y visitas | Correo de informe de trabajo, Correo de trabajo completado, Correo de En camino, Texto "En camino" | Cuando envías un informe de trabajo, completas un trabajo o un técnico toca ¡Vamos!. |
| Solicitudes de reserva | Correo de reserva confirmada, Correo de reserva rechazada, Texto de reserva confirmada, Texto de reserva rechazada | Se rellenan cuando confirmas o rechazas una solicitud de reserva. |
| Portal del cliente | Correo de acceso al portal del cliente | Se envía automáticamente con el enlace de acceso al portal de un cliente. |
En los correos que WorkZen envía automáticamente (depósito pendiente, presupuesto extendido, En camino, portal del cliente), tu texto reemplaza el primer párrafo. El resto del correo no cambia: el recuadro de detalles, los botones, tus datos de contacto y, en el correo del portal, el botón de acceso y el aviso de que el enlace caduca.
Cada plantilla empieza con el mensaje que WorkZen envía hoy. Cambia el texto y la plantilla muestra Editada en la lista; Restablecer el predeterminado, arriba del editor, vuelve a poner el mensaje original. Una plantilla que no cambias sigue usando el mensaje predeterminado. Puedes cambiar varias plantillas y guardarlas juntas con Guardar cambios al pie de la página.
En un correo, el editor también muestra su Asunto como referencia. El asunto lo define WorkZen y no se puede cambiar.
Vista previa
Haz clic en Vista previa arriba del editor para ver el mensaje exactamente como lo recibe tu cliente, con datos de ejemplo. Un correo se muestra completo: asunto, encabezado, tu mensaje, el recuadro de detalles, el botón y la despedida. Un SMS se muestra en un teléfono, tal como se envía, con el enlace al final. La vista previa usa lo que hay en el editor, así que puedes revisar un cambio antes de guardarlo. Haz clic en Editar para volver.
Marcadores
Un marcador es una palabra entre llaves que WorkZen completa en cada envío. En el cuadro Mensaje se muestra como una pequeña etiqueta. Debajo del cuadro, haz clic en un marcador después de Insertar: para añadirlo donde está el cursor, o escríbelo tú entre llaves ({total}) y se convierte en etiqueta. Arrastra una etiqueta para moverla, o arrastra una desde la fila Insertar: directamente a su lugar; una línea muestra dónde quedará. Retroceso borra una etiqueta de una vez.
Si un marcador está mal escrito, no está cerrado ({client_name sin la }) o no está disponible en ese mensaje, queda como texto normal, el cuadro se pone en rojo y explica por qué, y la página no se guarda hasta corregirlo. Los marcadores que admite cada mensaje:
| Marcador | Completa |
|---|---|
{client_name} | A quién saluda el mensaje: el nombre de pila, o el nombre de la empresa para un cliente empresa. Cada mensaje predeterminado empieza con «Hola {client_name},» |
{number} | El número de factura, presupuesto, recibo o informe |
{total} | El importe, formateado en tu moneda |
{due_date} | La fecha de vencimiento de la factura |
{valid_until} | La fecha de caducidad del presupuesto |
{invoice_number} | En un recibo, la factura que paga |
{payment_date} | En un recibo, la fecha en que se recibió el pago |
{company_name} | El nombre de tu empresa |
{link} | Solo textos de documentos: el enlace al documento |
{label} | Solo textos de documentos: el tipo de documento (Factura, Presupuesto, Recibo) |
{date}, {time} | Textos de reserva: la fecha y hora de la cita solicitada |
{company_phone} | Textos de reserva: el teléfono de tu empresa |
{tech_name} | En camino: el nombre del técnico |
{address} | En camino: la dirección de la visita |
{title} | Correo de trabajo completado: el título del trabajo |
{deposit} | Correo de depósito pendiente: el importe del depósito |
{tracking_url} | En camino: el enlace de seguimiento en vivo del cliente. Vacío cuando el Seguimiento de llegada para clientes está desactivado en Configuración > Trabajos |
Un marcador sin valor se queda como está escrito en la ventana de envío, para que lo notes y lo corrijas antes de enviar. Los mensajes de texto y correos que WorkZen envía por su cuenta (En camino, textos de documentos, presupuesto prorrogado, depósito pendiente, portal del cliente) nunca muestran uno: un marcador vacío simplemente se omite. Una factura siempre tiene fecha de vencimiento, así que {due_date} siempre se completa. {valid_until} queda vacío en un presupuesto sin fecha de expiración: no lo uses en una plantilla para esos.
Ejemplo
Un correo de factura:
Hola {client_name}, La factura {number} por {total} está lista. El pago vence el {due_date}. ¡Gracias por elegir {company_name}!Un texto de factura:
{company_name}: la factura {number} ({total}) está lista. Paga en línea: {link}Mantén los textos cortos. Un mensaje de texto tiene un máximo de 320 caracteres, y el enlace ocupa unos 25.
Bueno saber
- Las plantillas se escriben en un solo idioma. Escríbelas en el idioma que leen tus clientes.
- Si tu plan cambia a Zen, tus plantillas se conservan pero dejan de aplicarse hasta que vuelvas a subir de plan.
- El asunto y el diseño del correo no forman parte de la plantilla. Solo el texto del mensaje es tuyo, y la vista previa muestra el resto alrededor.
Frequently Asked Questions
Este artículo responde:
- ¿Cómo cambio el correo predeterminado al enviar una factura?
- ¿Puedo personalizar el mensaje de texto que se envía con un presupuesto?
- ¿Cómo agrego automáticamente el nombre del cliente al correo de la factura?
- ¿Dónde defino el mensaje predeterminado de los recibos?