Cómo ver, enviar e imprimir recibos de pago

«¿Puede enviarme un recibo?» nunca debería tardar más en responderse de lo que tardó en recibirse el pago. Cada pago que registras en WorkZen ya tiene un recibo; tu único trabajo es abrirlo o enviarlo.

Dónde se encuentran las acciones del recibo

Las mismas dos acciones aparecen en todos los lugares donde aparecen los pagos:

Dónde	Cómo
Página de detalle del pago	Los botones Ver Recibo y Enviar Recibo arriba de un pago completado
Lista de pagos	Acciones de fila: Ver Recibo, Enviar Recibo
Detalle de la factura, sección de pagos	Las mismas acciones de fila en cada pago registrado

Ver Recibo abre la página del recibo en una nueva pestaña. Es exactamente la página que verá tu cliente, así que lo que tú revisas es lo que él recibe.

Envíalo al cliente

Enviar Recibo abre una ventana de envío titulada Enviar Recibo, prellenada con la Dirección de correo electrónico del cliente y un Mensaje de correo ya redactado que menciona el número de recibo, la factura y la fecha de pago. Edita el mensaje libremente y agrega destinatarios adicionales separando las direcciones con comas (útil cuando el contador quiere una copia). Haz clic en Enviar y el correo se enviará en segundo plano con un enlace al recibo.

Para enviar el recibo por texto, elige Mensaje de texto (o Ambos) en la parte superior de la ventana. Aparecen el Número de móvil del cliente y un Mensaje de texto prellenado con el enlace al recibo; edita el texto si quieres. El enlace siempre se incluye: si lo borras, WorkZen lo añade de nuevo al final. Enviar por texto requiere un número desde el que enviar, igual que enviar una factura por texto.

Dos reglas a tener en cuenta. Los recibos solo existen para pagos completados; un pago que aún esté marcado como pendiente no tiene nada que demostrar todavía. Además, el envío de recibos sigue la misma verificación de la empresa que el envío de facturas y presupuestos, así que si WorkZen te pide verificar primero tu número de teléfono comercial, esa es la configuración única para todos los documentos salientes, no un paso exclusivo de los recibos.

Note

WorkZen no envía los recibos automáticamente, ni siquiera después de un pago en línea. Si tu cliente quiere una prueba en papel, enviarlo siempre es un clic deliberado, lo que también significa que ningún cliente se sorprende jamás con un correo electrónico que tú no elegiste enviar.

Lo que ve el cliente

La página del recibo es un documento limpio e imprimible: el encabezado de tu empresa con el logotipo y los números comerciales, una insignia verde Pagada, el número de recibo, de quién se recibió el pago, la Fecha de Pago, el Método de Pago, el Número de Referencia y el Número de Factura cuando estén presentes, el Monto Pagado en un lugar destacado, y cualquier nota sobre el pago. Los botones Imprimir y Descargar PDF están en la parte superior, para que el cliente pueda archivarlo como prefiera su contador.

Si el dinero debe devolverse más adelante, ese es un recorrido documental diferente: consulta cómo emitir un reembolso.

Paso a paso

Abre el pago

Desde la página de Pagos, la página de detalle del pago, o la sección de pagos de la factura, encuentra el pago para el que deseas un recibo.

Haz clic en Enviar Recibo

La ventana Enviar Recibo se abre en Correo electrónico, con la dirección de correo electrónico del cliente y un mensaje de correo ya redactado que hace referencia al pago y su factura. Elige Mensaje de texto o Ambos para enviarlo por texto, en su lugar o además.

Ajusta y envía

Edita el Mensaje de correo o el Mensaje de texto si lo deseas, agrega más direcciones separadas por comas, y haz clic en Enviar. El recibo se enviará en segundo plano.

Frequently Asked Questions

No. WorkZen nunca envía un recibo por correo electrónico por sí solo, ni siquiera después de pagos en línea. Enviar un recibo siempre es una acción explícita de tu parte, así que tú decides cuándo y a quién enviarlo.

No. Los recibos existen únicamente para pagos completados. Marca un pago pendiente como completado una vez que el dinero llegue, y las acciones del recibo aparecerán.

El encabezado de tu empresa con el logotipo y los números comerciales, una insignia Pagada, el número de recibo, de quién se recibió, la fecha y el método de pago, los números de referencia y de factura cuando estén presentes, el monto pagado, y cualquier nota.

Sí. La página del recibo tiene botones Imprimir y Descargar PDF, y la misma página se abre para ti mediante Ver Recibo.

Cualquiera que pueda ver los pagos. Al igual que con las facturas y los presupuestos, enviar requiere que tu empresa haya completado la verificación única para el envío de documentos.