Cómo ver, enviar e imprimir recibos de pago
Abra un pago completado y use Ver Recibo para verlo, o Enviar Recibo para enviarlo por correo electrónico. Las mismas acciones están disponibles en la lista de pagos y en la sección de pagos de la factura. El cliente recibe un enlace a una página de recibo que puede imprimir o descargar en PDF.
«¿Puede enviarme un recibo?» nunca debería tardar más en responderse de lo que tardó en recibirse el pago. Cada pago que registra en WorkZen ya tiene un recibo; su único trabajo es abrirlo o enviarlo.
Dónde se encuentran las acciones del recibo
Las mismas dos acciones aparecen en todos los lugares donde aparecen los pagos:
| Dónde | Cómo |
|---|---|
| Página de detalle del pago | El menú de acciones en un pago completado: Ver Recibo, Enviar Recibo |
| Lista de pagos | Acciones de fila: Ver Recibo, Enviar Recibo |
| Detalle de la factura, sección de pagos | Las mismas acciones de fila en cada pago registrado |
Ver Recibo abre la página del recibo en una nueva pestaña. Es exactamente la página que verá su cliente, así que lo que usted revisa es lo que él recibe.
Envíelo al cliente
Enviar Recibo abre una ventana de envío titulada Enviar Recibo, prellenada con la Dirección de correo electrónico del cliente y un Mensaje ya redactado que menciona el número de recibo, la factura y la fecha de pago. Edite el mensaje libremente y agregue destinatarios adicionales separando las direcciones con comas (útil cuando el contador quiere una copia). Haga clic en Enviar y el correo se enviará en segundo plano con un enlace al recibo.
Dos reglas a tener en cuenta. Los recibos solo existen para pagos completados; un pago que aún esté marcado como pendiente no tiene nada que demostrar todavía. Además, el envío de recibos sigue la misma verificación de la empresa que el envío de facturas y presupuestos, así que si WorkZen le pide verificar primero su número de teléfono comercial, esa es la configuración única para todos los documentos salientes, no un paso exclusivo de los recibos.
WorkZen no envía los recibos automáticamente, ni siquiera después de un pago en línea. Si su cliente quiere una prueba en papel, enviarlo siempre es un clic deliberado, lo que también significa que ningún cliente se sorprende jamás con un correo electrónico que usted no eligió enviar.
Lo que ve el cliente
La página del recibo es un documento limpio e imprimible: el encabezado de su empresa con el logotipo y los números comerciales, una insignia verde Pagada, el número de recibo, de quién se recibió el pago, la Fecha de Pago, el Método de Pago, el Número de Referencia y el Número de Factura cuando estén presentes, el Monto Pagado en un lugar destacado, y cualquier nota sobre el pago. Los botones Imprimir y Descargar PDF están en la parte superior, para que el cliente pueda archivarlo como prefiera su contador.
Si el dinero debe devolverse más adelante, ese es un recorrido documental diferente: consulte cómo emitir un reembolso.
Paso a paso
- 1
Abra el pago
Desde la página de Pagos, la página de detalle del pago, o la sección de pagos de la factura, encuentre el pago para el que desea un recibo.
- 2
Haga clic en Enviar Recibo
La ventana Enviar Recibo se abre con el correo electrónico del cliente y un mensaje ya redactado que hace referencia al pago y su factura.
- 3
Ajuste y envíe
Edite el mensaje si lo desea, agregue más direcciones separadas por comas, y haga clic en Enviar. El correo del recibo se enviará en segundo plano.
Frequently Asked Questions
Este artículo responde:
- ¿Cómo envío un recibo de pago a un cliente?
- ¿Dónde encuentro el recibo de un pago?
- ¿Puede mi cliente descargar un recibo en PDF?
- ¿WorkZen envía los recibos automáticamente?
- ¿Puedo enviar un recibo por correo electrónico a más de una dirección?