Gestionar solicitudes de reserva en línea

Cuando un cliente reserva en línea, el reloj ya está corriendo. WorkZen muestra cada solicitud de reserva en tu panel de control para que nada se pierda entre "enviada" y "programada".

De dónde vienen las solicitudes de reserva

Las solicitudes de reserva son creadas por el formulario de reserva de tu widget de sitio web. Un visitante elige un servicio y una hora preferida, y la solicitud llega a WorkZen como un prospecto con una solicitud de visita pendiente adjunta: nombre, datos de contacto, el tipo de trabajo solicitado y el plazo solicitado.

Qué servicios puede elegir un visitante depende de ti: solo los tipos de trabajo con Mostrar en el widget del sitio web activado aparecen en el formulario. Administra esto en Configuración > Configuración de Trabajos.

Revisarlas en el panel de control

La tarjeta Solicitudes de reserva del panel de control muestra las solicitudes pendientes, la más próxima primero, cada una con la fecha y el plazo solicitados. Haz clic en Ver todas las solicitudes de reserva para abrir la página completa de Reservas, con búsqueda, ordenamiento y filtros de fecha, cuando la tarjeta no sea suficiente.

Aceptar una solicitud

Al hacer clic en Aceptar se abre la ventana ¿Confirmar la solicitud de reserva?:

Activa opcionalmente Notificar al cliente para enviar una confirmación. Cuando el prospecto tiene correo y puedes enviarle mensajes de texto, elige Correo electrónico, Mensaje de texto o Ambos. La Dirección de correo electrónico y el Número de móvil del prospecto aparecen debajo, bloqueados: el aviso siempre va a los datos de contacto del prospecto. WorkZen prerredacta el Mensaje de correo y el Mensaje de texto con la fecha, la hora y el nombre de tu empresa, y puedes editar cada palabra antes de enviarlo.
Haz clic en Confirmar reserva (o Confirmar y enviar correo, Confirmar y enviar mensaje de texto, Confirmar y enviar ambos).
A continuación se abre la ventana de programación de la visita, precargada con la solicitud, para que programes la visita y asignes al equipo de una vez. Aparece de inmediato en el Programador.

Aceptar también hace la limpieza del CRM por ti: el prospecto se te asigna a ti si estaba sin reclamar, se marca como contactado, y recibe un comentario del sistema que registra quién confirmó la visita y para cuándo.

Rechazar una solicitud

Al hacer clic en Rechazar se abre la ventana ¿Rechazar la solicitud de reserva?. Se aplica la misma notificación opcional, con un mensaje prerredactado de "no podemos atender ese horario" que puedes editar, enviado por correo, mensaje de texto o ambos (Rechazar y enviar correo, Rechazar y enviar mensaje de texto, Rechazar y enviar ambos). El prospecto permanece en tu CRM con todos sus datos; solo se declina la cita.

Tip

Rechazar el horario no significa rechazar al cliente. El mensaje prerredactado lo invita a llamar para otro horario, y como el prospecto sigue en WorkZen, puedes darle seguimiento y reservarlo correctamente.

Paso a paso

Encontrar la solicitud

Abre el panel de control. La tarjeta Solicitudes de reserva muestra las solicitudes de visita pendientes con el plazo solicitado. Haz clic en Ver todas las solicitudes de reserva para ver la lista completa.

Aceptar o rechazar

Haz clic en Aceptar para confirmar, o en Rechazar para declinar. Ambas opciones abren una ventana donde puedes notificar opcionalmente al cliente por correo, mensaje de texto o ambos, con mensajes prerredactados y editables y, encima, los datos de contacto a los que se envían.

Programar la visita

Después de aceptar, se abre la ventana de programación de la visita con los detalles de la solicitud, para que registres la cita en el Programador de inmediato.

Frequently Asked Questions

Del formulario de reserva de tu widget de sitio web. Un visitante elige un servicio y una hora, y la solicitud llega como un prospecto con una solicitud de visita pendiente. Solo aparecen como opciones los tipos de trabajo con Mostrar en el widget del sitio web activado.

La reserva se marca como aceptada, el prospecto se te asigna a ti si nadie lo había reclamado, y se marca como contactado. Un comentario del sistema registra quién confirmó la visita y cuándo.

La reserva se marca como rechazada, pero el prospecto permanece en tu CRM con todos sus datos de contacto. Aún puedes llamarlo y ofrecerle otro horario.

Sí, si el prospecto tiene un número de teléfono y tu cuenta tiene la mensajería activada. Las ventanas de aceptar y rechazar ofrecen ambas Correo electrónico, Mensaje de texto y Ambos, muestran la dirección de correo y el número de móvil del prospecto a los que se envía el aviso, y dan a cada canal su propio mensaje prerredactado editable.

Sí. La tarjeta del panel de control muestra las próximas solicitudes; Ver todas las solicitudes de reserva abre la página Reservas con búsqueda, ordenamiento y filtros de fecha.