Cómo usar el Programador en WorkZen

Una pizarra blanca funciona bien hasta que deja de funcionar, generalmente justo antes de que un cliente llame preguntando dónde está su técnico. El Programador es una vista compartida y codificada por colores de todo lo que tu equipo se ha comprometido a hacer, y contiene más que visitas.

Tres tipos de elementos

Usa el botón Crear nuevo en la barra de herramientas del Programador para agregar cualquiera de los tres elementos (un día vacío en la vista Mes ofrece el mismo menú), y el filtro de tipo para ver Todos, Visitas, Recordatorios o Tareas. Las visitas forman el horario; las tareas y los recordatorios tienen su propio artículo: tareas y recordatorios.

Vistas

Cambia entre Día, Semana, Mes y Línea de Tiempo en la parte superior. Día y Semana son las vistas de trabajo para el despacho diario; Mes sirve para planificar la carga de trabajo; Línea de Tiempo coloca a los miembros del equipo uno junto al otro para detectar de un vistazo quién está sobrecargado y quién está libre. Hoy te regresa instantáneamente al momento actual, y el filtro de miembros del equipo limita cualquier vista a las personas que estás despachando. El filtro Todas las etiquetas a su lado conserva solo las visitas que tengan alguna de las etiquetas de visita elegidas, y al pasar el cursor sobre una visita se muestran sus etiquetas en la tarjeta de vista previa.

Día y Semana muestran las horas en que tu empresa realmente trabaja: el rango visible sigue tu horario laboral (desde la apertura más temprana hasta el cierre más tardío en la semana), así que un negocio de 7:00 a 17:30 ve de 7 a 6, y no un día corporativo genérico. El interruptor Mostrar 24 horas en la configuración del Programador sigue mostrando el reloj completo cuando lo necesitas.

Ver a todo el equipo requiere el permiso Ver horario del equipo; los técnicos que no lo tienen solo ven su propio horario.

El horario en tu teléfono

La aplicación móvil conserva dos vistas: Cronología, la lista de lo que viene, y Día, una cuadrícula horaria con un eje de horas, una línea roja en la hora actual y cada visita, tarea y recordatorio ubicado donde ocurre; la franja de la semana encima muestra un punto por elemento en cada día. Toca un espacio vacío para crear una visita a esa hora, y mantén presionado un bloque para arrastrarlo a una nueva hora (confirmas antes de que algo se mueva, como en la web). Pellizca la cuadrícula para hacer zoom: separa dos dedos para agrandar las horas y leer una visita corta, júntalos para ver todo el día de una vez. El zoom se recuerda en ese teléfono.

Arrastrar, soltar y el guardián de conflictos

El Programador funciona por manipulación directa:

• Arrastra un elemento a una nueva hora o a otro miembro del equipo; una confirmación muestra el cambio ("Nueva hora", "Miembro del equipo") antes de guardarlo, y también puedes desasignarlo desde ahí.
• También puedes arrastrar en la vista Mes: suelta una etiqueta en otro día y se mueve a esa fecha, conservando su hora.
• Arrastra un borde para cambiar el tamaño de una visita; el Programador confirma la nueva duración antes de guardar.
• Las visitas recurrentes preguntan por el alcance: mover o reasignar una visita que pertenece a una serie repetitiva pregunta si el cambio se aplica a Solo esta visita o a Todas las visitas futuras, para que una excepción nunca reescriba la serie en silencio, y un cambio de cuadrilla pueda aplicarse hacia adelante cuando lo desees.
• Las visitas terminadas no se mueven: una visita completada, cancelada o marcada como No se presentó no se puede arrastrar ni cambiar de tamaño, ni en la web ni en las aplicaciones, hasta que alguien la reabra (las visitas terminadas quedan bloqueadas).
• Advertencia de doble reserva: soltar una visita sobre un técnico ocupado muestra "Este miembro ya tiene N visitas a esa hora. ¿Programar de todos modos?", para que las superposiciones ocurran a propósito o no ocurran en absoluto.

Despachar sin salir del calendario

Haz clic en cualquier visita y se abre la ventana de la visita con acciones de estado con un solo toque: ¡Vamos! para despachar (el cuadro ¡Estoy en camino! te deja avisar al cliente por correo y/o mensaje de texto), Iniciar visita cuando el técnico empieza, Completar cuando termina (con un paso opcional de firma del cliente), además de No se presentó para los días más complicados. Los estados se actualizan al instante para todos los que están viendo el calendario, así que "¿dónde está Dave?" se responde en la pantalla en vez de con un mensaje de grupo. Las pestañas Información, Documentos y Comentarios de la ventana muestran los conteos de un vistazo, y el menú Acciones puede Duplicar la visita (abre una nueva visita prellenada con los mismos detalles y la misma cuadrilla; elige la nueva hora y guarda), compartirla, convertirla o cancelarla; en una visita terminada, Reabrir visita ocupa el lugar de editar y cancelar. El despachador y el técnico ven la misma información. Las visitas terminadas también registran su tiempo en el sitio real, medido desde Iniciar visita hasta la finalización.

El botón Sincronización de calendario en la barra de herramientas envía todo esto a Google, Apple u Outlook Calendar: configurar la sincronización de calendario.