Cómo usar el Programador en WorkZen

Una pizarra blanca funciona bien hasta que deja de funcionar, generalmente justo antes de que un cliente llame preguntando dónde está su técnico. El Programador es una vista compartida y codificada por colores de todo lo que su equipo se ha comprometido a hacer, y contiene más que visitas.

Tres tipos de elementos

Use el botón Crear nuevo en la barra de herramientas del Programador para agregar cualquiera de los tres elementos (un día vacío en la vista Mes ofrece el mismo menú), y el filtro de tipo para ver Todos, Visitas, Recordatorios o Tareas. Las visitas forman el horario; las tareas y los recordatorios tienen su propio artículo: tareas y recordatorios.

Vistas

Cambie entre Día, Semana, Mes y Línea de Tiempo en la parte superior. Día y Semana son las vistas de trabajo para el despacho diario; Mes sirve para planificar la carga de trabajo; Línea de Tiempo coloca a los miembros del equipo uno junto al otro para detectar de un vistazo quién está sobrecargado y quién está libre. Hoy lo regresa instantáneamente al momento actual, y el filtro de miembros del equipo limita cualquier vista a las personas que está despachando.

Día y Semana muestran las horas en que su empresa realmente trabaja: el rango visible sigue su horario laboral (desde la apertura más temprana hasta el cierre más tardío en la semana), así que un negocio de 7:00 a 17:30 ve de 7 a 6, y no un día corporativo genérico. El interruptor Mostrar 24 horas en la configuración del Programador sigue mostrando el reloj completo cuando lo necesita.

Ver a todo el equipo requiere el permiso Ver horario del equipo; los técnicos que no lo tienen solo ven su propio horario.

Arrastrar, soltar y el guardián de conflictos

El Programador funciona por manipulación directa:

• Arrastre un elemento a una nueva hora o a otro miembro del equipo; una confirmación muestra el cambio ("Nueva hora", "Miembro del equipo") antes de guardarlo, y también puede desasignarlo desde ahí.
• También puede arrastrar en la vista Mes: suelte una etiqueta en otro día y se mueve a esa fecha, conservando su hora.
• Arrastre un borde para cambiar el tamaño de una visita; el Programador confirma la nueva duración antes de guardar.
• Las visitas recurrentes preguntan por el alcance: mover o reasignar una visita que pertenece a una serie repetitiva pregunta si el cambio se aplica a Solo esta visita o a Todas las visitas futuras, para que una excepción nunca reescriba la serie en silencio, y un cambio de cuadrilla pueda aplicarse hacia adelante cuando usted lo desee.
• Advertencia de doble reserva: soltar una visita sobre un técnico ocupado muestra "Este miembro ya tiene N visitas a esa hora. ¿Programar de todos modos?", para que las superposiciones ocurran a propósito o no ocurran en absoluto.

Despachar sin salir del calendario

Haga clic en cualquier visita y se abre la ventana de la visita con acciones de estado con un solo toque: ¡Vamos! para despachar, Iniciar visita cuando el técnico empieza, Completar cuando termina (con un paso opcional de firma del cliente), además de No se presentó y Cancelar para los días más complicados. Los estados se actualizan al instante para todos los que están viendo el calendario, así que "¿dónde está Dave?" se responde en la pantalla en vez de con un mensaje de grupo. Las pestañas Información, Documentos y Comentarios de la ventana muestran los conteos de un vistazo, y el menú Acciones puede Duplicar la visita (abre una nueva visita prellenada con los mismos detalles y la misma cuadrilla; elija la nueva hora y guarde), compartirla, convertirla o cancelarla. El despachador y el técnico ven la misma información. Las visitas terminadas también registran su tiempo en el sitio real, medido desde Iniciar visita hasta la finalización.

El botón Sincronización de calendario en la barra de herramientas envía todo esto a Google, Apple u Outlook Calendar: configurar la sincronización de calendario.