Cómo programar una visita en WorkZen
Programa una visita desde el trabajo, el botón Crear del Programador, o desde un cliente o prospecto: elige la fecha y la hora, la propiedad y el equipo. La visita aparece en el Programador y en la aplicación móvil de tus técnicos, y luego avanza por sus estados, en camino, en progreso, completada, a medida que transcurre el día.
Programar una visita no es solo "elegir una hora", es vincular al técnico correcto con la propiedad correcta y con la información correcta en su teléfono. Un solo flujo se encarga de todo, y luego la visita lleva su propio estado durante el día, para que la coordinación deje de ser una carrera de relevos por teléfono.
Resérvala
Crea una visita desde la dirección que te resulte más conveniente:
- Desde un trabajo: la sección Visitas del trabajo, la visita hereda el trabajo, el cliente y la propiedad. Cuando la visita pertenece a un trabajo y su Descripción sigue vacía, un enlace Copiar del trabajo pega la descripción del trabajo, sin tener que volver a escribirla.
- Desde el Programador: el botón Crear en la barra de herramientas > Visita, o haz clic en un horario vacío el día que quieras.
- Desde un cliente o prospecto: programa directamente desde su página.
Elige la fecha y la hora de inicio, y luego una duración: 1 h, 2 h o Personalizado. Personalizado abre una línea Hasta con su propia fecha y hora, y así es también como una visita abarca varios días. Selecciona la propiedad (los clientes pueden tener varias), y asigna uno o más miembros del equipo. Una vez elegido un cliente, un prospecto o un trabajo, el contacto se pliega en una línea; Editar contacto abre el nombre, el teléfono y el correo para esta visita. En cuanto se asigna a alguien, su día aparece junto al formulario en una pantalla de computadora, con la visita que estás creando como un bloque que puedes arrastrar a otra hora. Debajo de la hora, el formulario indica si el horario está libre o nombra la visita con la que se superpone, y También libre: ofrece otras horas libres ese día. Estas verificaciones consideran lo que ya está programado, no el tiempo de traslado. En el Programador, arrastrar una visita sobre un miembro del equipo que ya está ocupado a esa hora sigue mostrando una advertencia y pregunta si deseas programar de todos modos.
Si tienes plantillas de listas de verificación, Agregar una lista de verificación al final del formulario adjunta una o más a la visita al crearla.
La visita aparece de inmediato en el Programador y en la aplicación móvil de cada técnico asignado.
El ciclo de vida de la visita
El estado de una visita sigue el día real:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Provisional | En el calendario, pero aún sin fijar. Elígelo al crear la visita y pulsa Programar cuando sea firme |
| Programada | Reservada. El día de la visita, el equipo tiene ¡Vamos! y Iniciar |
| En camino | El técnico va en camino |
| En progreso | El trabajo comenzó |
| Completada | Hecho. La visita queda bloqueada hasta que alguien la reabra |
| Cancelada / No se presentó | Los finales menos ordenados, ambos registrados, y bloqueados como Completada hasta que alguien reabra la visita |
Gestiona toda la visita desde una sola ventana
Al abrir una visita obtienes acciones de un toque que recorren el ciclo de vida: ¡Vamos! para despachar (con un correo y/o mensaje de texto opcional al cliente), Iniciar visita cuando comienza el trabajo, y Completar cuando termina. ¿El cliente no llegó? No se presentó. ¿Cambiaron los planes? Cancelar visita está en el menú Acciones de la visita, con una confirmación para que nadie cancele una reserva por error.
Al hacer clic en Completar se abre un cuadro breve de cierre. Agrega notas de finalización opcionales sobre cómo fue la visita, y haz que el cliente firme directamente en el teléfono del técnico, en la entrada de la casa. Guardar y completar guarda ambas cosas; Omitir completa la visita sin firma (por ejemplo, si el cliente ya se fue a la práctica de fútbol) y aun así guarda tus notas. Las notas luego aparecen en la visita completada en una tarjeta de Notas de finalización, para que lo que realmente ocurrió viaje junto con el registro.
La ventana también incluye una tarjeta de Notas para los detalles que la próxima persona necesitará, y una sección de Archivos para fotos y documentos adjuntos a la visita, para que "revisa la foto que tomé" deje de significar "revisa el carrete de mi teléfono personal". Agregar varias fotos a la vez funciona en todos lados: en la web, arrastra y suelta o selecciona hasta 10 archivos por lote, y en las aplicaciones móviles elige hasta 10 fotos a la vez, cambia entre la vista de lista y de galería, y toca cualquier foto para obtener una vista previa.
Las visitas terminadas quedan bloqueadas
En cuanto una visita pasa a Completado, Cancelado o No se presentó, queda bloqueada, para que el registro de lo que pasó (tiempo en el sitio, firma, informes, facturación) se mantenga tal cual. Su menú Acciones ya no ofrece Editar Visita ni Cancelar visita, no se puede arrastrar ni cambiar de tamaño en el Programador, y no se puede eliminar. Los comentarios, archivos, listas de verificación, informes de voz y etiquetas siguen funcionando en una visita bloqueada, y Duplicar la visita, Compartir visita y Convertir visita funcionan como antes.
¿Necesitas cambiarla de todos modos, por ejemplo una visita cancelada por error o un cliente que volvió a llamar? Ábrela y elige Reabrir visita en el menú Acciones, y luego Reabrir. La visita vuelve a Programado y se puede editar, mover o cancelar de nuevo, y una línea en su pestaña Comentarios indica quién la reabrió. En las aplicaciones de iPhone y Android, Reabrir visita está en el menú de la parte superior de la visita, en el lugar de Editar. Solo las personas con el permiso Gestionar el horario del equipo pueden reabrir una visita, de forma predeterminada los administradores y gerentes. Los técnicos no pueden, ni siquiera en una visita que hicieron.
Visitas independientes y su conversión
Una visita no necesita un trabajo. Reserva un "vengan a echar un vistazo" sin nada detrás, y cuando se convierta en trabajo real, usa Convertir visita en la ventana: se convierte en un prospecto, un cliente, o un cliente más un trabajo, trasladando los detalles de la visita. El grupo que prefiere presupuesto primero convierte a prospecto; el grupo "empezamos mañana" va directo a cliente + trabajo. Al convertir a trabajo se piden el título, el Tipo de trabajo (tu primer tipo de trabajo hasta que elijas otro), la prioridad y la descripción.
Míralo en acción
Frequently Asked Questions
Este artículo responde:
- ¿Cómo programo una visita?
- ¿Cómo asigno un técnico a una visita?
- ¿Qué significan los estados de la visita?
- ¿Puede existir una visita sin un trabajo?
- ¿Cómo recojo la firma de un cliente en una visita?
- ¿Cómo agrego notas de finalización a una visita?
- ¿Cómo reabro una visita completada o cancelada?
- ¿Por qué no puedo editar una visita completada?