Cómo usar las tareas y los recordatorios

Las visitas acaparan toda la atención, pero la mitad de dirigir una empresa de servicios es el trabajo entre visitas: pedir las piezas, volver a llamar al cliente, enviar la cotización. Las tareas y los recordatorios colocan ese trabajo en el mismo Programador que todo lo demás, para que deje de vivir únicamente en tu cabeza.

Tareas: pendientes internos

Una tarea es un trabajo que no corresponde a ninguna cita con un cliente: asígnala a un miembro del equipo, dale una prioridad (de Bajo a Urgente) y prográmala. Aparece en el Programador junto a las visitas, y se puede filtrar en cualquier momento con el filtro de tipo.

Las tareas tienen un ciclo de vida más simple que las visitas: Marcar como completado cuando el trabajo esté hecho, o Cancelar Tarea si se cae (la aplicación móvil también ofrece Iniciar tarea cuando alguien la retoma). Las prioridades hacen que la vista Línea de Tiempo sea un panorama honesto de la carga real de cada persona, no solo de su tiempo de traslado.

Recordatorios: avisos que se activan

Un recordatorio es un momento específico al que se le adjunta una notificación:

1. En el Programador, elige Crear nuevo > Recordatorio.
2. Elige un tipo de recordatorio: Devolver llamada, Seguimiento, Enviar cotización, Ordenar piezas, Nota interna u Otro, para que la intención sea evidente de un vistazo.
3. Opcionalmente, vincúlalo a un trabajo, cliente o prospecto; el recordatorio entonces lleva su contexto y el registro está a un clic de distancia cuando se activa.
4. Define la Fecha y hora del recordatorio, y elige Notificar antes (Ninguno, 15 o 30 minutos, o 1 hora antes) para recibir el aviso con antelación. Los recordatorios llegan como notificaciones push en la aplicación móvil de WorkZen.

Cuando se activa, trátalo con honestidad: Marcar como completado cuando ya se resolvió, pospónlo si más tarde te conviene, o Descartar cuando ya no importa. El recordatorio muestra su estado de notificación, incluido enviado y pospuesto hasta, para que nada se evapore silenciosamente.

Hacer que una tarea o un recordatorio se repita

La basura sale un jueves sí y otro no, la camioneta pasa a revisar el aceite el primero de mes, y un técnico empieza tarde una vez por semana. En lugar de crear lo mismo una y otra vez, activa Repetir al crear una tarea o un recordatorio (por ahora solo en la web). Elige el ritmo, cada N días, semanas o meses, los días de la semana que quieras, y opcionalmente una fecha Termina el; déjala vacía y se repite hasta que lo detengas. Las ocurrencias aparecen en el Programador para los próximos tres meses, con el título, el equipo y el registro vinculado, y siguen añadiéndose después.

Cada ocurrencia es una tarea o un recordatorio por sí misma: completa, pospón o edita una sin tocar las demás. Al eliminar una, se te pregunta si te refieres solo a esa ocurrencia o a esa y a todas las ocurrencias futuras; la segunda opción termina la serie desde ese día. Las tareas y recordatorios repetidos llevan una insignia de repetición en el Programador y en sus detalles.

En la aplicación móvil

En iPhone y Android, las tareas y los recordatorios se crean desde la pestaña Horario (el icono de calendario en Android):

1. Toca + abajo a la derecha.
2. Elige Recordatorio o Tarea. La lista solo muestra lo que tu rol puede crear y, si es un solo tipo, el formulario se abre directamente.
3. Ponle un título y una Prioridad. Para un recordatorio, elige el Tipo de recordatorio, la fecha y la hora, y Notificar antes; para una tarea, indica cuándo empieza y termina, o activa Todo el día.
4. Si quieres, Asignar miembros del equipo y añade una descripción, luego toca Crear.

Para cambiarlo más tarde, ábrelo desde el Horario, toca el menú arriba a la derecha y elige Editar. Vincular un recordatorio nuevo a un trabajo, cliente o prospecto se hace por ahora en la web; editarlo en el teléfono conserva el vínculo que ya tiene.

Dónde aparecen

Las tareas y los recordatorios se encuentran en el Programador junto a las visitas, respetan las mismas reglas de visibilidad del equipo, y pueden incluirse en tus feeds de calendario externos, cada tipo es una opción que se activa en el feed.