Cómo completar un trabajo en WorkZen

Un trabajo que está "terminado en el campo" pero sigue abierto en el sistema es un trabajo que aún no se ha facturado. El flujo Completar Trabajo lo cierra correctamente: hace visibles los cabos sueltos, confirma el papeleo y envía al cliente un correo con la factura adjunta.

Cierra cada visita a medida que ocurre

Las finalizaciones más limpias comienzan durante el día, no después. Cada visita se cierra con un solo toque: ¡Vamos! cuando el técnico sale, Iniciar visita al llegar, Completar cuando el trabajo está hecho, con un paso opcional de Firma del cliente justo en el sitio. Las notas y fotos adjuntas a las visitas hacen que el rastro documental ya exista cuando cierras el trabajo.

Ejecuta el flujo Completar Trabajo

En la página del trabajo, haz clic en Completar Trabajo arriba a la derecha. (Hacer clic en la insignia de estado junto al título del trabajo, o en Cambiar Estado en la tarjeta Detalles, y luego en Marcar como Completado abre el mismo flujo.) Recorre hasta tres pasos:

1. Advertencias previas. Si el trabajo tiene visitas pendientes o programadas, WorkZen te indica cuántas hay y te recuerda que completar el trabajo no las afectará. Si hay listas de verificación sin terminar, obtienes un conteo y un acceso directo Haz clic aquí para ver las listas de verificación abiertas. Ambas son solo avisos, con una excepción a continuación.

2. Verificación del informe de trabajo. El flujo muestra si el informe de trabajo está terminado, con un botón Ir al Informe si no lo está. Puedes continuar sin él, pero un informe terminado puede incluirse en el correo al cliente.

3. Confirmación. Enviar confirmación de finalización al cliente viene activado. Cuando el cliente tiene correo y móvil registrados, elige Correo electrónico, Mensaje de texto o Ambos. La Dirección de correo electrónico y el Número de móvil del cliente aparecen en gris debajo: el aviso siempre va a los datos de contacto registrados en el cliente, así que corrígelos en la ficha del cliente si están mal. Luego elige qué se incluye: la Factura, el Informe de Trabajo, Solicitar una Reseña y, para el correo, un Mensaje Personalizado. Con Mensaje Personalizado activado, el cuadro Mensaje de correo viene redactado de antemano; edítalo libremente. El cuadro Mensaje de texto también viene redactado y se puede editar, y el texto lleva un solo enlace, añadido al final: la factura si la incluyes, si no el informe de trabajo, si no la página de reseñas. Haz clic en Completar Trabajo y listo. Es el mismo bloque de aviso que al enviar una factura o confirmar una reserva.

Enviar por texto requiere un número desde el que enviar, igual que enviar una factura por texto: la línea de mensajes predeterminada de tu empresa, o el número compartido de WorkZen en ZenGrow y ZenAI. Si el texto no puede salir (no hay número desde el que enviar, un número fuera de las regiones a las que tu cuenta puede enviar textos, el límite diario de textos), el trabajo se completa igual y WorkZen te dice por qué no se envió el texto. Las aplicaciones de iPhone y Android solo envían el correo de finalización.

Solicitar una Reseña agrega un botón Dejar una reseña debajo de tu mensaje, con el mismo enlace que pedir reseñas de Google desde el trabajo. Requiere el plan ZenGrow o superior y tener las solicitudes de reseña activadas en Configuración (en la sección Empresa de la barra lateral), en Reseñas; mientras tanto, la opción aparece desactivada y al pasar el cursor te indica por qué. Las aplicaciones de iPhone y Android ofrecen el mismo interruptor, con el motivo indicado debajo.

La firma del cliente al completar

Al completar un trabajo desde la app de iPhone o Android puedes recoger la firma del cliente en el momento: la hoja Completar trabajo incluye un panel opcional Firma del cliente. Una vez completado el trabajo, la firma aparece en la página del trabajo, en la tarjeta Detalles, como Firma del cliente, y en la sección Firma del Cliente del informe de trabajo con la mención Firmada al completar el trabajo cuando el informe no tiene una firma propia. También se conserva como archivo del trabajo.

El único bloqueo estricto: las listas de verificación obligatorias

Una lista de verificación adjunta como obligatoria es un contrato. Si sus elementos no están terminados, el trabajo no se puede completar, y WorkZen aplica esto en el servidor, no solo en la interfaz. Termina la lista de verificación (el flujo te lleva directamente a ella) y luego completa el trabajo.

Qué implica la finalización en adelante

Completar el trabajo pone su estado en Completado, lo marca con fecha y hora, y registra quién lo cerró. Tu calendario e informes dejan de contarlo como trabajo abierto, y si enviaste el correo, tu cliente tiene la factura en mano en el momento en que el trabajo se cierra. Ese es el punto: sin brecha entre "hecho" y "facturado".