Cómo configurar un flujo de llamadas en WorkZen
Abre Flujos de Llamadas en Configuración de la empresa, crea un flujo en el generador visual encadenando pasos (horario comercial, menús, grupos de timbre, buzón de voz, IA), luego asigna tus números de teléfono al punto de entrada del flujo y haz clic en Publicar Flujo. Las llamadas entrantes siguen el flujo desde ese momento.
Que todas las llamadas terminen en un solo teléfono es una receta para el agotamiento y los trabajos perdidos. Un flujo de llamadas enruta cada llamada entrante según su propósito, la hora del día y el equipo, para que responda la persona indicada, se atiendan las llamadas fuera de horario y nadie tenga que interrumpir su cena para hacer de recepción.
Crear un flujo
- Ve a Configuración de la empresa > Flujos de Llamadas (en Telefonía) y haz clic en Crear Flujo.
- Asígnale un nombre (y describe qué hace; tu yo del futuro te lo agradecerá). Si omites el nombre y haces clic en Guardar como Borrador o Publicar, el generador te lo pedirá antes de continuar.
- El generador visual se abre con un Punto de Entrada, el paso donde comienza cada llamada. Construye el flujo agregando pasos y conectándolos entre sí.
Los bloques de construcción
| Paso | Qué hace |
|---|---|
| Punto de Entrada | Donde llegan las llamadas; contiene los números de teléfono asignados a este flujo |
| Horario Comercial | Divide la llamada en rutas Abierto y Cerrado, según tu horario comercial, un horario personalizado, o siempre abierto/cerrado |
| Menú (IVR) | Reproduce un mensaje y deja que quien llama elija con su teclado ("presione 1 para reservar...") |
| Grupo de Timbre | Hace sonar a uno o más miembros del equipo simultáneamente, con un tiempo de espera, opciones de visualización del ID de llamante, y números externos opcionales sonando en paralelo (misma regla de país que Transferir a Externo) |
| Hacer sonar teléfonos físicos | Hace sonar simultáneamente los teléfonos de escritorio SIP registrados |
| Transferir a Externo | Envía la llamada a un número externo en el país de tu empresa (Estados Unidos y Canadá cuentan como una sola región); los números de tarifa premium son rechazados, y otros países requieren que soporte los habilite |
| Transferir a IA | Entrega la llamada a tu recepcionista IA |
| Reproducir Mensaje | Reproduce un mensaje, ya sea con texto a voz o tu propia grabación |
| Buzón de Voz | Reproduce un saludo (predeterminado, texto a voz, o tu propia grabación) y graba el mensaje de quien llama |
| Finalizar Llamada | Cuelga |
El flujo clásico de un negocio pequeño: Horario Comercial → abierto va a un Grupo de Timbre de quien esté disponible, cerrado va a la recepcionista IA o al Buzón de Voz. Agrega un Menú al inicio cuando distintas personas que llaman necesiten distintos destinos.
Graba tus propios mensajes y saludos
El texto a voz es la opción predeterminada para cada paso hablado, pero una voz real refleja mejor tu negocio. Tres pasos aceptan una grabación:
| Paso | Ajuste | Elegir |
|---|---|---|
| Reproducir Mensaje | Tipo de Mensaje | Grabación |
| Buzón de Voz | Tipo de Saludo | Grabación Personalizada |
| Menú (IVR) | Tipo de mensaje | Grabación |
Una vez que el tipo se establece en grabación, aparecen dos botones:
- Grabar captura el audio desde tu micrófono. Tu navegador pedirá permiso la primera vez. Haz clic en Detener cuando termines (las grabaciones tienen un límite de dos minutos) y el clip se procesa y se adjunta automáticamente.
- Subir archivo adjunta en su lugar un archivo mp3 o wav existente.
Un pequeño reproductor muestra el clip adjunto para que puedas volver a escucharlo. Haz clic en el icono de papelera para eliminarlo y grabar o subir de nuevo. Un paso configurado en Grabación sin nada adjunto cuenta como error de validación, así que el flujo no se publicará hasta que adjuntes un clip o vuelvas al texto a voz.
Asignar números y publicar
- Haz clic en el Punto de Entrada y elige Asignar Números de Teléfono. Elige los números que deben usar este flujo; cada número pertenece a un solo flujo a la vez, y el selector muestra dónde se encuentra actualmente cada número.
- Haz clic en Publicar Flujo.
El generador valida primero y se niega a publicar un flujo defectuoso: señala rutas incompletas, pasos desconectados, menús sin mensaje ni opciones, una personalidad IA faltante en un paso Transferir a IA, y otros callejones sin salida, para que ninguna persona que llame quede nunca atrapada.
Editar con seguridad
Un flujo publicado sigue atendiendo llamadas exactamente como está publicado mientras lo editas. Tus cambios se guardan como un borrador encima; el generador muestra un banner de "cambios no publicados" hasta que hagas clic en Actualizar Publicado (para activarlos) o en Descartar (para volver a la versión publicada). También puedes Duplicar un flujo para experimentar sobre una copia, y los flujos que aún estás diseñando pueden permanecer en Borrador indefinidamente.
Paso a paso
- 1
Crear un flujo
En Flujos de Llamadas, haz clic en Crear Flujo, asígnale un nombre y abre el generador visual.
- 2
Encadenar tus pasos
Comienza desde el Punto de Entrada y agrega pasos (verificación de horario comercial, menús, grupos de timbre, buzón de voz, IA), conectando cada rama con lo que sigue.
- 3
Asignar tus números
En el Punto de Entrada, haz clic en Asignar Números de Teléfono y elige qué números usarán este flujo.
- 4
Publicar
Corrige cualquier problema de validación, luego haz clic en Publicar Flujo. Las llamadas a los números asignados siguen el flujo de inmediato.
Míralo en acción
Frequently Asked Questions
Este artículo responde:
- ¿Cómo configuro un menú telefónico?
- ¿Cómo enruto las llamadas a mi equipo?
- ¿Qué es un flujo de llamadas?
- ¿Cómo envío las llamadas fuera de horario al buzón de voz?
- ¿Por qué no puedo publicar mi flujo de llamadas?
- ¿Puedo grabar mi propio saludo o mensaje de menú?
- ¿Cómo subo un archivo de audio a mi flujo de llamadas?