Cómo configurar un flujo de llamadas en WorkZen
Abra Flujos de Llamadas en Configuración de la empresa, cree un flujo en el generador visual encadenando pasos (horario comercial, menús, grupos de timbre, buzón de voz, IA), luego asigne sus números de teléfono al punto de entrada del flujo y haga clic en Publicar Flujo. Las llamadas entrantes siguen el flujo desde ese momento.
Que todas las llamadas terminen en un solo teléfono es una receta para el agotamiento y los trabajos perdidos. Un flujo de llamadas enruta cada llamada entrante según su propósito, la hora del día y el equipo, para que responda la persona indicada, se atiendan las llamadas fuera de horario y nadie tenga que interrumpir su cena para hacer de recepción.
Crear un flujo
- Vaya a Configuración de la empresa > Flujos de Llamadas (en Telefonía) y haga clic en Crear Flujo.
- Asígnele un nombre (y describa qué hace; su yo del futuro se lo agradecerá). Si omite el nombre y hace clic en Guardar como Borrador o Publicar, el generador se lo pedirá antes de continuar.
- El generador visual se abre con un Punto de Entrada, el paso donde comienza cada llamada. Construya el flujo agregando pasos y conectándolos entre sí.
Los bloques de construcción
| Paso | Qué hace |
|---|---|
| Punto de Entrada | Donde llegan las llamadas; contiene los números de teléfono asignados a este flujo |
| Horario Comercial | Divide la llamada en rutas Abierto y Cerrado, según su horario comercial, un horario personalizado, o siempre abierto/cerrado |
| Menú (IVR) | Reproduce un mensaje y deja que quien llama elija con su teclado ("presione 1 para reservar...") |
| Grupo de Timbre | Hace sonar a uno o más miembros del equipo simultáneamente, con un tiempo de espera, opciones de visualización del ID de llamante, y números externos opcionales sonando en paralelo (misma regla de país que Transferir a Externo) |
| Hacer sonar teléfonos físicos | Hace sonar simultáneamente los teléfonos de escritorio SIP registrados |
| Transferir a Externo | Envía la llamada a un número externo en el país de su empresa (Estados Unidos y Canadá cuentan como una sola región); los números de tarifa premium son rechazados, y otros países requieren que soporte los habilite |
| Transferir a IA | Entrega la llamada a su recepcionista IA |
| Reproducir Mensaje | Reproduce un mensaje, ya sea con texto a voz o su propia grabación |
| Buzón de Voz | Reproduce un saludo (predeterminado, texto a voz, o su propia grabación) y graba el mensaje de quien llama |
| Finalizar Llamada | Cuelga |
El flujo clásico de un negocio pequeño: Horario Comercial → abierto va a un Grupo de Timbre de quien esté disponible, cerrado va a la recepcionista IA o al Buzón de Voz. Agregue un Menú al inicio cuando distintas personas que llaman necesiten distintos destinos.
Grabe sus propios mensajes y saludos
El texto a voz es la opción predeterminada para cada paso hablado, pero una voz real refleja mejor su negocio. Tres pasos aceptan una grabación:
| Paso | Ajuste | Elegir |
|---|---|---|
| Reproducir Mensaje | Tipo de Mensaje | Grabación |
| Buzón de Voz | Tipo de Saludo | Grabación Personalizada |
| Menú (IVR) | Tipo de mensaje | Grabación |
Una vez que el tipo se establece en grabación, aparecen dos botones:
- Grabar captura el audio desde su micrófono. Su navegador pedirá permiso la primera vez. Haga clic en Detener cuando termine (las grabaciones tienen un límite de dos minutos) y el clip se procesa y se adjunta automáticamente.
- Subir archivo adjunta en su lugar un archivo mp3 o wav existente.
Un pequeño reproductor muestra el clip adjunto para que pueda volver a escucharlo. Haga clic en el icono de papelera para eliminarlo y grabar o subir de nuevo. Un paso configurado en Grabación sin nada adjunto cuenta como error de validación, así que el flujo no se publicará hasta que adjunte un clip o vuelva al texto a voz.
Asignar números y publicar
- Haga clic en el Punto de Entrada y elija Asignar Números de Teléfono. Elija los números que deben usar este flujo; cada número pertenece a un solo flujo a la vez, y el selector muestra dónde se encuentra actualmente cada número.
- Haga clic en Publicar Flujo.
El generador valida primero y se niega a publicar un flujo defectuoso: señala rutas incompletas, pasos desconectados, menús sin mensaje ni opciones, una personalidad IA faltante en un paso Transferir a IA, y otros callejones sin salida, para que ninguna persona que llame quede nunca atrapada.
Editar con seguridad
Un flujo publicado sigue atendiendo llamadas exactamente como está publicado mientras usted lo edita. Sus cambios se guardan como un borrador encima; el generador muestra un banner de "cambios no publicados" hasta que haga clic en Actualizar Publicado (para activarlos) o en Descartar (para volver a la versión publicada). También puede Duplicar un flujo para experimentar sobre una copia, y los flujos que aún está diseñando pueden permanecer en Borrador indefinidamente.
Paso a paso
- 1
Crear un flujo
En Flujos de Llamadas, haga clic en Crear Flujo, asígnele un nombre y abra el generador visual.
- 2
Encadenar sus pasos
Comience desde el Punto de Entrada y agregue pasos (verificación de horario comercial, menús, grupos de timbre, buzón de voz, IA), conectando cada rama con lo que sigue.
- 3
Asignar sus números
En el Punto de Entrada, haga clic en Asignar Números de Teléfono y elija qué números usarán este flujo.
- 4
Publicar
Corrija cualquier problema de validación, luego haga clic en Publicar Flujo. Las llamadas a los números asignados siguen el flujo de inmediato.
Véalo en acción
Frequently Asked Questions
Este artículo responde:
- ¿Cómo configuro un menú telefónico?
- ¿Cómo enruto las llamadas a mi equipo?
- ¿Qué es un flujo de llamadas?
- ¿Cómo envío las llamadas fuera de horario al buzón de voz?
- ¿Por qué no puedo publicar mi flujo de llamadas?
- ¿Puedo grabar mi propio saludo o mensaje de menú?
- ¿Cómo subo un archivo de audio a mi flujo de llamadas?