Cómo configurar el control de tiempo en WorkZen

Las hojas de horas en papel son malas para las matemáticas y peores para la memoria. El reloj de control de tiempo de WorkZen registra exactamente cuándo empieza y termina cada persona, para que la nómina se base en hechos.

Actívalo

1. Ve a Configuración y abre Control de Tiempo.
2. Activa Habilitar Control de Tiempo.
3. Guarda.

Mientras el control de tiempo esté desactivado, nadie puede registrar entrada ni salida, y el botón del reloj de control de tiempo permanece oculto en la interfaz. Cambiar esta configuración requiere el permiso Administrar la configuración de la empresa (los administradores de forma predeterminada).

Cómo tu equipo registra entrada y salida

Una vez activado, cada miembro del equipo tiene un botón de reloj en el encabezado superior con un punto de estado: verde mientras está registrado, rojo mientras no lo está. Al hacer clic se abre el reloj de control de tiempo con Registrar Entrada o Registrar Salida, además de la Duración en curso desde el registro de entrada.

Las aplicaciones móviles tienen el mismo reloj, que es donde trabajan los técnicos de campo. Mientras alguien tiene la entrada registrada en el móvil y la ubicación está permitida para WorkZen, su ubicación se comparte en el mapa del equipo, y el uso compartido se detiene al registrar la salida. La frecuencia depende del teléfono:

• iPhone: solo mientras WorkZen está abierto en pantalla, cada 30 segundos, y durante un momento breve después de cambiar a otra app. Con el teléfono bloqueado u otra app en primer plano, no se comparte nada hasta que vuelvas a abrir WorkZen.
• Android: también en segundo plano, con una notificación visible mientras funciona: aproximadamente cada 5 minutos, y cada 2,5 minutos mientras hay una visita en curso o vas de camino a una.

Ver las ubicaciones del equipo en el mapa requiere el permiso Ver el horario del equipo.

Si la ubicación está permitida para WorkZen, las apps de iPhone y Apple Watch también guardan dónde estaba el dispositivo en el momento de cada registro de entrada y de salida. Siempre ves dónde se hicieron tus propios registros. La ubicación de los registros de un compañero solo la ven quienes pueden ver las entradas de tiempo del equipo y además tienen el permiso Ver el horario del equipo, el que da acceso al mapa del equipo (administradores y gerentes de forma predeterminada). Para encontrarla, abre una entrada en Control de Tiempo en la web: la pestaña Info muestra Detalles de los fichajes, con la Ubicación de entrada y la Ubicación de salida, cada una con un enlace a Google Maps. Los registros hechos en Android o en la web no guardan ubicación.

Revisa las horas en la hoja de horas

Abre Control de Tiempo en la sección Herramientas de la barra lateral. La hoja de horas enumera cada entrada con Entrada, Salida y Duración, junto con Total de Entradas y Tiempo total para el período. Filtra por Rango de Fechas o busca por nombre de empleado.

Cada persona ve sus propias entradas. Tres permisos determinan el resto, todos bajo el grupo Control de Tiempo en Usuarios > Administrar Roles: Ver el control de tiempo muestra las entradas de todo el equipo, Gestionar el control de tiempo (que incluye la visualización) permite editar o eliminar las entradas de cualquiera del mes actual o el anterior, y Gestionar su propio control de tiempo permite a los empleados corregir sus propias entradas dentro de los 7 días. Los administradores y gerentes tienen los dos primeros de forma predeterminada. Las entradas editadas se marcan como Editado, para que las correcciones sigan siendo transparentes.

Salidas olvidadas

Si alguien deja una entrada en curso, WorkZen realiza una revisión unas dos horas después de su hora de cierre y registra la salida de esa entrada en la hora de cierre misma, tomada del horario laboral de tu empresa (11:59 p. m. cuando no se ha definido una hora de cierre). Estas entradas se marcan como Cerrado automáticamente para su revisión.