Revisar y corregir las hojas de horas
Abre Control de tiempo, filtra el rango de fechas y haz clic en cualquier entrada para abrirla: las visitas del día con tiempo de viaje y en el sitio, un hilo de comentarios y un botón Editar entrada. Cada edición requiere un motivo y queda registrada en la entrada. Los empleados pueden editar sus propias entradas durante 7 días; los gerentes pueden editar el mes actual y el anterior. Si alguien nunca marcó su entrada, un gerente agrega el día con el botón Agregar entrada.
Las hojas de horas solo son útiles si confías en ellas. El modelo de WorkZen es simple: registros exactos, correcciones con motivos, y etiquetas que muestran dónde una persona o el sistema modificó el registro.
Consultar la hoja de horas
Control de tiempo, en la barra lateral, muestra cada entrada: Fecha, Nombre, Entrada, Salida (o Aún registrado), Duración y Estado. Filtra por nombre de empleado y rango de fechas (predeterminado: los últimos 30 días); el resumen muestra el total de entradas y el total de horas del período filtrado. Todas las horas se muestran según la zona horaria de tu empresa. Ver a todo el equipo requiere el permiso Ver el control de tiempo (incluido en Gestionar el control de tiempo); de lo contrario, solo verás tus propias entradas.
Abrir una entrada: el día de un vistazo
Haz clic en cualquier entrada para abrirla. La fila superior muestra Entrada, Salida, Duración, Tiempo de viaje y En el sitio. Debajo, la Cronología del día dibuja el turno como una barra desde el marcaje de entrada hasta el de salida, con cada visita superpuesta: un bloque ámbar para el viaje y un bloque sólido para el tiempo en el sitio. Visitas enumera cada visita trabajada durante el turno con su estado y sus propios tiempos de viaje y en el sitio.
Los tiempos salen de la visita misma, no de una estimación. El Tiempo de viaje va desde que el técnico envió el aviso de que va en camino (la visita pasa a Despachado) hasta que tocó Iniciar visita (En Progreso). En el sitio va desde Iniciar visita hasta que la visita se completa. Una visita que el técnico no pasó por esos pasos aparece en la lista pero no suma a los totales, y una entrada aún abierta dibuja la barra hasta ahora.
La entrada se abre en la pestaña Info; cambia a la pestaña Comentarios para escribir en Agregar un comentario... y haz clic en Agregar Comentario para dejar contexto en la entrada ("almuerzo sin marcar", "40 min de espera por el cliente") sin tocar las horas y sin motivo. Las entradas con comentarios muestran un pequeño contador en la columna Estado de la lista.
Corregir una entrada
Abre una entrada completada y haz clic en Editar entrada para abrir Editar Entrada de Tiempo. Ajusta la hora de entrada o de salida, escribe la Razón de la Edición, obligatoria, y guarda. La entrada mostrará entonces una etiqueta Editado y una línea "Edición Anterior" que indica quién la cambió y cuándo, lo cual constituye el registro de auditoría. Eliminar una entrada se hace desde el mismo cuadro de diálogo y no se puede deshacer.
Dos reglas determinan quién puede corregir qué. Ambos permisos se encuentran en el grupo Control de tiempo dentro de Usuarios > Administrar Roles:
| Quién | Permiso | Puede editar |
|---|---|---|
| El empleado (sus propias entradas) | Gestionar su propio control de tiempo | Dentro de los 7 días posteriores a la entrada |
| Gerentes y administradores | Gestionar el control de tiempo | Las entradas de cualquier persona del mes actual y el anterior |
Una entrada que sigue en curso no se puede editar; el empleado debe registrar primero la salida, y luego se corrigen las horas.
Agregar una entrada faltante
Cuando alguien nunca marcó su entrada, no hay nada que corregir, así que un gerente agrega el día manualmente. Haz clic en Agregar entrada en la parte superior de Control de tiempo (este botón solo aparece con el permiso Gestionar el control de tiempo). En Agregar entrada de tiempo, elige el Miembro del equipo, establece tanto la Entrada como la Salida, escribe el Motivo, y haz clic en Agregar.
Una entrada manual siempre está completa (ambas horas son obligatorias), no puede terminar en el futuro, y no puede superponerse con otra entrada de esa persona. Aparece con la etiqueta Editado y tu nombre como editor, para que nómina pueda distinguirla de un registro real.
Entradas cerradas automáticamente
¿Olvidaste registrar tu salida? WorkZen cierra automáticamente las entradas abiertas unas dos horas después de que terminen sus horas de trabajo, y las marca como Cerrado automáticamente. La rutina semanal: filtra el período, busca la etiqueta, abre cada una, indica la hora real de salida y escribe el motivo. Los registros hechos sin conexión en el teléfono conservan su hora real y se sincronizan cuando el teléfono se reconecta.
No existe, por diseño, un flujo de envío y aprobación. El modelo es revisar y corregir: las etiquetas indican qué entradas se modificaron y por qué, que es justamente lo que necesita nómina.
La configuración, los permisos y el registro desde el teléfono se encuentran en configurar el control de tiempo.
Frequently Asked Questions
Este artículo responde:
- ¿Cómo edito una entrada de tiempo?
- ¿Cómo agrego una entrada de tiempo para un empleado que olvidó marcar su entrada?
- ¿Puede un gerente crear una entrada de tiempo manualmente?
- ¿Cómo apruebo las horas de mi equipo?
- ¿Qué significa la etiqueta Cerrado automáticamente?
- ¿Por qué no puedo editar una entrada de tiempo?
- ¿Cuánto del turno fue viaje y cuánto en el sitio?
- ¿Puedo agregar una nota a una entrada de tiempo sin editarla?