Portail client : accès sécurisé

Vos clients vous posent les mêmes questions par téléphone : combien dois-je, quand venez-vous, où en est ma soumission. Le portail client répond à tout cela sans un appel. Les clients se connectent avec un lien courriel sécurisé et retrouvent leur historique avec votre entreprise, à vos couleurs, pas les nôtres.

Si vous cherchiez un espace client, vous l'avez trouvé. Portail client et espace client sont la même fonctionnalité, et WorkZen appelle ce paramètre Portail client.

Activer le portail

Ouvrez Paramètres dans la barre latérale, puis la carte Portail client dans la section Général. Activez Activer le portail client et enregistrez.

La carte Lien du portail sur la même page affiche l'adresse de votre page de connexion. Utilisez Copier pour la partager dans votre signature courriel, sur votre site web, ou partout où vos clients vous cherchent. Le lien ne change jamais.

Le portail nécessite un forfait ZenGrow ou ZenAI. Sur les autres forfaits, la page montre ce que fait le portail et comment le mettre à niveau.

Inviter un client

Ouvrez la fiche d'un client et choisissez Inviter au portail client sous Actions rapides, ou Envoyer une invitation au portail dans le menu ⋯ (Actions) en haut à droite. Choisissez le mode d'envoi : Courriel, Message texte ou Les deux. Vous pouvez modifier le Message courriel; le lien de connexion est joint automatiquement. Le Message texte s'affiche en grisé, pour que vous lisiez exactement ce que le client reçoit, mais il ne se modifie pas ici : changez son texte une fois pour toutes dans Paramètres > Modèles de messages (SMS d'invitation au portail client). Appuyez sur Envoyer.

L'invitation est toujours envoyée au courriel et au cellulaire du client inscrits au dossier, c'est pourquoi ces champs ne sont pas modifiables. Le courriel contient un lien de connexion sécurisé. Le message texte contient le lien de votre portail, où le client entre son courriel pour se connecter. Le client doit avoir une adresse courriel au dossier, ajoutez-en une d'abord si l'option ne s'affiche pas. L'envoi par message texte utilise votre numéro d'envoi de textos, comme l'envoi d'une soumission par texto.

Les clients peuvent aussi se connecter d'eux-mêmes depuis votre lien de portail : ils saisissent leur courriel, et s'il correspond à un client au dossier, ils reçoivent un lien à usage unique. Un lien demandé par le client expire après 15 minutes; le lien d'un courriel d'invitation est valide 72 heures. Dans les deux cas, il ne fonctionne qu'une seule fois, donc un lien transféré ou déjà utilisé est inutile.

Ce que voit votre client dans le portail

Le portail client s'ouvre sur ce qui nécessite leur attention en premier : les soumissions en attente d'approbation et les factures avec un solde dû, chacune à un clic de l'approbation ou du paiement en ligne. En dessous, ils voient les visites à venir avec dates et adresses, leurs soumissions envoyées et factures avec statuts en temps réel, ainsi que leur historique de travaux avec les rapports de travaux que vous leur avez envoyés.

Les clients ne voient jamais que leurs propres dossiers, et seulement ce que vous leur avez envoyé. Les documents non envoyés et archivés, les notes internes et les coûts restent privés.

Les clients peuvent demander une visite

Sur la page d'accueil de leur portail, les clients appuient sur Réserver un service, choisissent un service, un jour et une heure, et ajoutent une note s'ils le souhaitent. Les jours, heures et services proposés suivent les réglages de réservation en ligne de votre widget de site web. La demande est faite au nom de ce client : elle arrive dans vos demandes de réservation déjà liée à sa fiche, jamais comme un nouveau prospect, et vous l'acceptez ou la refusez comme d'habitude. L'accepter planifie la visite sur le client, à l'adresse inscrite à son dossier. Les clients suivent chaque demande sous Vos demandes sur l'accueil de leur portail : En attente jusqu'à votre décision, puis Confirmé ou Refusé.

Les clients tiennent leurs propriétés à jour

Sous Mes coordonnées, les clients voient Mes propriétés : toutes les adresses que vous avez à leur dossier. Ils peuvent ajouter une propriété, en renommer une et écrire des notes d'accès (codes de barrière, stationnement, animaux) que votre équipe voit sur la propriété. En tapant une adresse, ils voient des adresses correspondantes à choisir, la même recherche d'adresse que dans votre application, et aussi sur la page Réserver un service quand ils réservent ailleurs. Ils ne peuvent modifier l'adresse d'une propriété que tant qu'elle n'a ni travaux ni visites; ensuite, c'est à vous de la changer, pour que l'endroit où vous avez travaillé reste celui au dossier. Les clients ne suppriment jamais de propriétés et ne voient jamais vos notes internes. Chaque modification apparaît dans l'historique du client et vous envoie une notification.

Les clients peuvent vous envoyer des fichiers

Dans le portail, les clients ouvrent Fichiers pour vous envoyer des photos et des documents (photos, PDF, Word, Excel, texte; jusqu'à 10 Mo chacun). Ils peuvent aussi joindre des photos en réservant un service, pour que vous voyiez le problème avant d'accepter. Les fichiers arrivent dans l'onglet Fichiers du client avec la mention Téléversé par le client, et les photos envoyées avec une demande apparaissent aussi sur cette demande de réservation. La page Fichiers du portail n'affiche que ce que le client a téléversé; les fichiers ajoutés par votre équipe n'y apparaissent jamais. Les clients peuvent retirer leurs propres fichiers, jamais les vôtres, et vous êtes avisé dans les deux cas.

Disponibilité

Le portail client est déployé progressivement. Si la carte Portail client n'est pas encore dans vos paramètres, elle n'a pas encore atteint votre compte. Elle arrive automatiquement, il n'y a rien à demander.