Comment créer un client dans WorkZen
Allez dans Clients, cliquez sur Nouveau client, entrez un nom et au moins un moyen de contact (courriel ou téléphone), puis cliquez sur Créer le client. L'adresse que vous entrez devient la première propriété du client, et vous pouvez ajouter d'autres propriétés, fichiers et travaux par la suite.
Tous les clients ne passent pas par un formulaire de prospect. Parfois, vous avez un contact prêt à acheter et vous avez simplement besoin d'une fiche rapidement. En créer une à partir de zéro prend moins d'une minute, et la fiche évolue avec la relation : propriétés, travaux, factures et fichiers s'y rattachent tous.
Créer le client
- Allez dans Clients et cliquez sur Nouveau client.
- Entrez le Prénom et le Nom, ainsi qu'au moins un moyen de contact : E-mail ou Téléphone.
- Entrez l'adresse sous Informations d'adresse.
- Besoin de plus que l'essentiel? Cliquez sur Afficher tous les champs pour révéler le reste :
- Le commutateur Il s'agit d'une entreprise, qui ajoute le Nom de l'entreprise (obligatoire) et le Numéro fiscal de l'entreprise.
- Mobile, Site web et Notes.
- E-mails supplémentaires : cliquez sur Ajouter un e-mail pour ajouter jusqu'à 3 adresses supplémentaires. Elles sont mises en copie sur chaque courriel que WorkZen envoie à ce client, y compris les factures, les estimations, les reçus de paiement et les notifications de rendez-vous. Pratique lorsqu'un conjoint, un gestionnaire de bureau ou un comptable a besoin d'une copie.
- Cliquez sur Créer le client.
Vous pouvez modifier tout cela plus tard, y compris les courriels supplémentaires, depuis la page du client via Modifier le client.
L'Adresse principale devient la première propriété du client, nommée Main Location et marquée comme emplacement de service principal. Après la création, les adresses sont gérées depuis l'onglet Propriétés, afin que les clients multi-sites obtiennent une propriété par emplacement. Voir la gestion des propriétés client.
Ce que contient une fiche client
La page client est le centre de tout ce que vous faites avec ce client, organisé en onglets :
| Onglet | Ce qui s'y trouve |
|---|---|
| Informations du client | Coordonnées, détails de l'entreprise, notes, et la Propriété principale |
| Propriétés | Chaque adresse de service, avec les indicateurs Principale et Facturation |
| Travaux | Tous les travaux de ce client, avec un raccourci Créer un travail |
| Finance | Estimations, factures et paiements |
| Visites | Visites planifiées et passées |
| Fichiers | Documents et photos téléversés |
Depuis la page du client, vous pouvez également démarrer du travail directement : créer un travail, une estimation ou une facture sans quitter la fiche.
L'onglet Fichiers accepte plusieurs fichiers à la fois : sur le web, glissez-déposez ou sélectionnez jusqu'à 10 fichiers par lot. Dans les applications mobiles, vous pouvez choisir jusqu'à 10 photos à la fois, basculer l'affichage des fichiers entre liste et galerie, et toucher une photo pour la prévisualiser.
Faites le ménage grâce à l'archivage
Lorsqu'un client devient inactif, cliquez sur Archiver le client plutôt que de le supprimer. L'archivage masque le client des listes actives tout en conservant l'historique complet, et vous pouvez le désarchiver à tout moment. La création et la modification de clients nécessitent la permission Gérer les clients; les administrateurs et gestionnaires de l'entreprise l'ont par défaut.
La suppression n'existe que pour un seul cas : un client créé par erreur. Sur la page du client, ouvrez le menu Actions et choisissez Supprimer le client. L'option n'est disponible que si rien ne dépend du client. Dès qu'il a des travaux, des factures ou tout autre historique, elle apparaît grisée, et l'archivage est le moyen de le retirer de la vue. La suppression est définitive, ne peut pas être annulée, et nécessite la permission Supprimer les clients.
Étape par étape
- 1
Ouvrir le formulaire client
Allez dans Clients et cliquez sur Nouveau client.
- 2
Remplir les coordonnées
Entrez un prénom et un nom, ainsi qu'au moins un moyen de contact, courriel ou téléphone. Pour une entreprise, cliquez sur "Afficher tous les champs", activez "Il s'agit d'une entreprise" et entrez le Nom de l'entreprise.
- 3
Ajouter l'adresse principale
Entrez l'adresse du client. Elle devient la première propriété du client, afin que les travaux et les visites sachent où se rendre.
- 4
Cliquer sur Créer le client
La fiche client s'ouvre, prête à recevoir des propriétés, des travaux, des estimations et des fichiers.
Voir en action
Frequently Asked Questions
Cet article répond à :
- Comment ajouter un nouveau client?
- Comment créer un client sans passer par un prospect?
- De quelles informations ai-je besoin pour créer un client?
- Comment ajouter un client entreprise avec un numéro fiscal?
- Comment ajouter plusieurs adresses courriel à un client?
- Les factures peuvent-elles être envoyées à plusieurs adresses courriel?
- Comment supprimer un client?