Comment créer et envoyer une facture dans WorkZen
Allez dans Factures, cliquez sur Nouvelle Facture, choisissez le client et ajoutez vos articles. Cliquez ensuite sur Envoyer la Facture pour l'envoyer par courriel; si Stripe est connecté, le client peut payer en ligne directement depuis la facture.
Les travaux non facturés sont des prêts sans intérêt que vous n'avez jamais accepté d'accorder. Envoyer la facture le jour même où le travail se termine est le meilleur réflexe de trésorerie pour une entreprise de services, et dans WorkZen, cela prend environ deux minutes.
Créer la facture
Allez dans Factures et cliquez sur Nouvelle Facture. Choisissez le client dans la fenêtre Créer une Nouvelle Facture (ou utilisez ou créer un nouveau client), puis cliquez sur Créer la Facture. Vous pouvez aussi créer des factures depuis l'onglet Finance d'un travail, ou en convertissant une estimation acceptée.
Les nouvelles factures commencent avec le statut Non Envoyée. Il n'existe aucun état de brouillon distinct : tant que vous ne l'avez pas envoyée, vous pouvez tout modifier librement.
Si la facture a été créée à partir d'un travail comportant un numéro de bon de commande, celui-ci est copié automatiquement sur la facture. Modifiez-le dans la section Détails du client de la facture; les modifications s'appliquent uniquement à cette facture.
Ajouter des articles
Dans la section Articles, cliquez sur Ajouter un Article. Le sélecteur comporte quatre onglets : Parcourir votre catalogue de prix, Rechercher dedans, Personnalisé pour une ligne unique, et Forfaits. Choisissez un forfait et tous les articles du groupe s'ajoutent à la facture en un clic, quantités et prix inclus.
Créez vos forfaits une fois sur la page Catalogue de prix et arrêtez de retaper les cinq mêmes lignes à chaque installation.
Chaque article enregistré permet aussi des commentaires internes : la petite icône de commentaire sur la ligne de l'article ouvre un fil que seule votre équipe voit. Utilisez-la pour les précisions du genre « le client veut du laiton, pas de l'acier », qui vont avec la ligne, jamais sur le document. Les clients ne voient jamais ces commentaires, ni à l'écran ni sur le PDF.
Envoyer par courriel
Cliquez sur Envoyer la Facture. La fenêtre d'envoi est pré-remplie avec l'Adresse E-mail du client et un Message que vous pouvez modifier. Vous pouvez saisir plusieurs adresses séparées par des virgules. L'envoi fait passer le statut à Envoyée et le client reçoit un lien vers une page de facture en direct.
Si WorkZen vous demande de vérifier un numéro de téléphone par texto avant d'envoyer des documents, une bannière vous guide à travers les étapes : entrez le code une fois et vous êtes autorisé à envoyer à partir de ce moment, pour toute votre entreprise.
Ce que voit votre client
La facture que votre client ouvre comporte les boutons Imprimer, Télécharger le PDF et Partager. Si votre entreprise a Stripe connecté, elle propose aussi Payer par carte et, lorsqu'activé, Payer par virement bancaire. Les paiements en ligne mettent automatiquement à jour le solde de la facture, et WorkZen enregistre le moment où le client ouvre la facture.
Statuts de facture
| Statut | Signification | Actions possibles |
|---|---|---|
| Non Envoyée | Créée, le client ne l'a pas encore reçue | Modifier librement, envoyer, supprimer |
| Envoyée | Envoyée par courriel au client | Enregistrer des paiements, renvoyer |
| Partiellement Payée | Une partie du montant reçue, solde restant | Enregistrer d'autres paiements |
| Payée | Entièrement payée | Voir, rembourser |
| En Retard | Passée la date d'échéance, avec un solde dû | Enregistrer des paiements, renvoyer |
| Annulée | Annulée, n'est plus payable | Voir seulement; totaux exclus des rapports |
Une fois l'argent reçu, enregistrez le paiement pour que le statut et votre comptabilité restent exacts.
Étape par étape
- 1
Créer la facture
Allez dans Factures, cliquez sur Nouvelle Facture, et sélectionnez le client. Vous pouvez aussi en créer une depuis un travail ou convertir une estimation.
- 2
Ajouter des articles
Dans la section Articles, cliquez sur Ajouter un Article et choisissez des articles depuis Parcourir, Rechercher, Personnalisé ou Forfaits.
- 3
Envoyez-la
Cliquez sur Envoyer la Facture, confirmez l'adresse courriel et le message, puis envoyez. Le statut passe de Non Envoyée à Envoyée.
Voir en action
Frequently Asked Questions
Cet article répond à :
- Comment créer une facture?
- Comment envoyer une facture à un client?
- Mon client peut-il payer une facture en ligne?
- Que signifient les statuts de facture?
- Existe-t-il une facture brouillon dans WorkZen?