Comment créer et envoyer une facture dans WorkZen
Allez dans Factures, cliquez sur Nouvelle Facture, choisissez le client et ajoutez vos articles. Cliquez ensuite sur Envoyer la Facture pour l'envoyer par courriel; si Stripe est connecté, le client peut payer en ligne directement depuis la facture.
Les travaux non facturés sont des prêts sans intérêt que vous n'avez jamais accepté d'accorder. Envoyer la facture le jour même où le travail se termine est le meilleur réflexe de trésorerie pour une entreprise de services, et dans WorkZen, cela prend environ deux minutes.
Créer la facture
Allez dans Factures et cliquez sur Nouvelle Facture. Choisissez le client dans la fenêtre Créer une Nouvelle Facture (ou utilisez ou créer un nouveau client), puis cliquez sur Créer la Facture. Vous pouvez aussi créer des factures depuis l'onglet Finance d'un travail, ou en convertissant une soumission acceptée.
Les nouvelles factures commencent avec le statut Non envoyée. Il n'existe aucun état de brouillon distinct : tant que vous ne l'avez pas envoyée, vous pouvez tout modifier librement.
Si la facture a été créée à partir d'un travail comportant un numéro de bon de commande, celui-ci est copié automatiquement sur la facture. Modifiez-le dans la section Facturer à de la facture; les modifications s'appliquent uniquement à cette facture.
Ajouter des articles
Dans la section Articles, cliquez sur Ajouter un Article. Le sélecteur Ajouter des articles a une zone de recherche en haut : laissez-la vide pour parcourir les dossiers de votre catalogue de prix (Services, Produits, Garanties), ou tapez pour y rechercher. Le dossier Forfaits liste vos groupes, et Article personnalisé, en bas à gauche, ajoute une ligne unique. Choisissez un forfait et tous les articles du groupe s'ajoutent à la facture en un clic, quantités et prix inclus.
Créez vos forfaits une fois sur la page Catalogue de prix et arrêtez de retaper les cinq mêmes lignes à chaque installation.
Chaque article enregistré permet aussi des commentaires internes : la petite icône de commentaire sur la ligne de l'article ouvre un fil que seule votre équipe voit. Utilisez-la pour les précisions du genre « le client veut du laiton, pas de l'acier », qui vont avec la ligne, jamais sur le document. Les clients ne voient jamais ces commentaires, ni à l'écran ni sur le PDF.
Envoyer par courriel ou par texto
Cliquez sur Envoyer la Facture en haut à droite de la facture. En haut de la fenêtre d'envoi, choisissez Courriel, Message texte ou Les deux. Le courriel montre l'Adresse courriel du client et un Message courriel prérempli que vous pouvez modifier, et vous pouvez entrer plusieurs adresses séparées par des virgules. Le message texte montre le Numéro de mobile du client et un Message texte prérempli avec un lien sécurisé vers la facture, que vous pouvez aussi modifier : le lien est toujours inclus, et si vous le retirez, WorkZen le rajoute à la fin. Dans les applications mobiles, le texto part tel que votre modèle de message le prévoit. Dans les deux cas, le statut passe à Envoyée et le client arrive sur la page de facture en direct.
L'envoi par texto a besoin d'un numéro d'expéditeur : la ligne de messagerie par défaut de votre entreprise si vous avez un numéro ZenPhone, sinon le numéro WorkZen partagé sur ZenGrow et ZenAI. Sur Zen sans ligne, l'option Message texte est refusée avec un message expliquant pourquoi, et le courriel fonctionne toujours.
La possibilité pour votre client de répondre dépend du numéro utilisé. Depuis votre propre ligne ZenPhone, le texto apparaît dans Messagerie, dans la conversation de ce client, et toute réponse arrive dans le même fil. Le numéro WorkZen partagé n'a pas de boîte de réception : le texto indique donc lui-même à votre client que les réponses ne sont pas surveillées.
Si WorkZen vous demande de vérifier un numéro de téléphone par texto avant d'envoyer des documents, une bannière vous guide à travers les étapes : entrez le code une fois et vous êtes autorisé à envoyer à partir de ce moment, pour toute votre entreprise.
Ce que voit votre client
La facture que votre client ouvre comporte les boutons Imprimer, Télécharger le PDF et Partager. Si votre entreprise a Stripe connecté, elle propose aussi Payer par carte et, lorsqu'activé, Payer par virement bancaire. Les paiements en ligne mettent automatiquement à jour le solde de la facture, et WorkZen enregistre le moment où le client ouvre la facture.
Statuts de facture
| Statut | Signification | Actions possibles |
|---|---|---|
| Non envoyée | Créée, le client ne l'a pas encore reçue | Modifier librement, envoyer, supprimer |
| Envoyée | Envoyée par courriel au client | Enregistrer des paiements, renvoyer |
| Partiellement payée | Une partie du montant reçue, solde restant | Enregistrer d'autres paiements |
| Payée | Entièrement payée | Voir, rembourser |
| En retard | Passée la date d'échéance, avec un solde dû | Enregistrer des paiements, renvoyer |
| Annulée | Annulée, n'est plus payable | Voir seulement; totaux exclus des rapports |
Une fois l'argent reçu, enregistrez le paiement pour que le statut et votre comptabilité restent exacts.
Supprimer une facture
Vous avez créé une facture par erreur? Sur le web, ouvrez-la, cliquez sur le menu ⋯ (Actions) en haut à droite, puis sur Supprimer. Par défaut, les administrateurs et les gestionnaires peuvent supprimer des factures. Les applications mobiles ne l'offrent pas encore.
Une facture ne peut être supprimée que si aucun paiement n'y est enregistré. Dès qu'un paiement y est rattaché, l'option n'apparaît plus, car le paiement doit appartenir à une facture. Les factures synchronisées avec QuickBooks ne peuvent pas non plus être supprimées ici; supprimez-les d'abord dans QuickBooks.
Une facture supprimée disparaît de vos listes, et le lien reçu par votre client ne fonctionne plus. Cette action est irréversible.
Vous voulez la ranger sans la perdre? Utilisez plutôt Archiver dans le même menu. Les factures archivées quittent vos listes et peuvent être restaurées à tout moment, et vous pouvez quand même en supprimer une plus tard depuis son menu ⋯.
Étape par étape
- 1
Créer la facture
Allez dans Factures, cliquez sur Nouvelle Facture, et sélectionnez le client. Vous pouvez aussi en créer une depuis un travail ou convertir une soumission.
- 2
Ajouter des articles
Dans la section Articles, cliquez sur Ajouter un Article, puis parcourez votre catalogue de prix, cherchez-y, ouvrez le dossier Forfaits ou cliquez sur Article personnalisé.
- 3
Envoyez-la
Cliquez sur Envoyer la Facture, choisissez Courriel, Message texte ou Les deux, confirmez l'adresse ou le numéro de mobile, ajustez le message courriel ou le message texte prérempli si vous le souhaitez, puis envoyez. Le statut passe de Non envoyée à Envoyée.
Voir en action
Frequently Asked Questions
Cet article répond à :
- Comment créer une facture?
- Comment envoyer une facture à un client?
- Mon client peut-il payer une facture en ligne?
- Que signifient les statuts de facture?
- Existe-t-il une facture brouillon dans WorkZen?