Ce que votre client voit à l'envoi de l'estimation
Votre client reçoit un courriel avec un bouton Voir l'estimation. Le lien ouvre une page à l'image de votre entreprise, sans connexion requise, où il consulte les articles, décoche les articles facultatifs, puis approuve avec une signature numérique ou refuse en laissant un commentaire. Vous êtes averti à chaque étape.
Vous cliquez sur Envoyer, et ensuite ? Savoir exactement ce qui arrive du côté de votre client élimine les suppositions, et vous permet d'envoyer des estimations en toute confiance plutôt que des PDF.
Le courriel
Votre client reçoit un courriel dont l'objet est Estimation #[number] de [your company]. Il contient votre message personnel (que vous rédigez ou modifiez dans la boîte de dialogue d'envoi), un panneau récapitulatif avec le numéro de l'estimation, la date, la date de validité et le total, ainsi qu'un bouton Voir l'estimation.
La page d'estimation
Le bouton ouvre une page épurée, à l'image de votre entreprise, sur n'importe quel appareil. Aucune connexion, aucun compte, aucune application à installer ; le lien lui-même en tient lieu. La page affiche votre logo et les coordonnées de votre entreprise, les coordonnées du client, chaque article, les totaux avec la ventilation des taxes, vos notes et modalités, ainsi qu'une ligne Dépôt requis si vous avez configuré un dépôt. Votre client peut, à tout moment, Partager, Imprimer ou Télécharger le PDF.
Si vous utilisez des articles facultatifs, chacun affiche un badge Facultatif et une case à cocher. Votre client décoche ce qu'il ne veut pas, et les totaux se recalculent instantanément, sous ses yeux. Ce qui reste décoché est exclu de l'estimation approuvée et de la facture.
Approuver ou refuser
Deux boutons se trouvent en bas de la page : Refuser l'Estimation et Approuver l'Estimation.
Approuver ouvre une étape de signature : votre client confirme son nom complet et signe en tapant ou en dessinant sa signature. La ligne de consentement précise que signer revient à accepter vos modalités. En cliquant sur Signer et approuver, l'estimation est approuvée, signée et convertie automatiquement en facture. Si un dépôt est configuré, une invite Payer l'acompte maintenant apparaît immédiatement.
Refuser demande (facultativement) une raison dans une zone de commentaires. Ce commentaire apparaît dans votre notification et dans le fil d'activité de l'estimation, pour que vous sachiez pourquoi vous l'avez perdue.
Ce que vous voyez de votre côté dans WorkZen
- Vue : lorsque votre client ouvre la page, le fil d'activité de l'estimation l'enregistre et vous recevez une notification "Estimate Viewed". Le fait que votre propre équipe ouvre le lien ne déclenche pas cette notification, et les vues répétées sont limitées, afin que le signal reste fiable.
- Approuvée : une notification "Estimate Approved" indiquant le montant, ainsi que la signature, le nom du signataire et la date sur l'estimation.
- Refusée : une notification "Estimate Declined" contenant les commentaires éventuels.
Les boutons Approuver et Refuser n'apparaissent que sur les estimations ayant le statut Envoyée. Une estimation que vous n'avez pas encore envoyée peut tout de même être prévisualisée via son lien, mais le client ne peut pas agir dessus.
Contrôlez l'apparence du document lui-même (images des articles, prix masqués, disposition des colonnes) dans apparence du document.
Frequently Asked Questions
Cet article répond à :
- Que voit mon client lorsque j'envoie une estimation ?
- Mon client a-t-il besoin d'un compte pour approuver une estimation ?
- Comment mon client signe-t-il une estimation ?
- Mon client peut-il retirer des articles facultatifs ?
- Comment savoir si mon client a consulté mon estimation ?