Ce que le client voit à l'envoi de la soumission
Votre client reçoit un courriel avec un bouton Voir la soumission. Le lien ouvre une page à l'image de votre entreprise, sans connexion requise, où il consulte les articles, décoche les articles facultatifs, puis approuve avec une signature numérique ou refuse en laissant un commentaire. Vous êtes averti à chaque étape.
Vous cliquez sur Envoyer, et ensuite ? Savoir exactement ce qui arrive du côté de votre client élimine les suppositions, et vous permet d'envoyer des soumissions en toute confiance plutôt que des PDF.
Le courriel
Votre client reçoit un courriel dont l'objet est Soumission nº [numéro] de [votre entreprise]. Il contient votre message personnel (que vous rédigez ou modifiez dans la boîte de dialogue d'envoi), un panneau récapitulatif avec le numéro de la soumission, la date, la date de validité et le total, ainsi qu'un bouton Voir la soumission.
La page de soumission
Le bouton ouvre une page épurée, à l'image de votre entreprise, sur n'importe quel appareil. Aucune connexion, aucun compte, aucune application à installer ; le lien lui-même en tient lieu. La page affiche votre logo et les coordonnées de votre entreprise, les coordonnées du client, chaque article, les totaux avec la ventilation des taxes, vos notes et modalités, ainsi qu'une ligne Acompte requis si vous avez configuré un acompte. Votre client peut, à tout moment, Partager, Imprimer ou Télécharger le PDF.
Si vous utilisez des articles facultatifs, chacun affiche un badge Facultatif et une case à cocher. Votre client décoche ce qu'il ne veut pas, et les totaux se recalculent instantanément, sous ses yeux. Ce qui reste décoché est exclu de la soumission approuvée et de la facture.
Approuver ou refuser
Deux boutons se trouvent sous les totaux : Refuser la soumission et Approuver la soumission.
Approuver ouvre une étape de signature : votre client confirme son nom complet et signe en tapant ou en dessinant sa signature. La ligne de consentement précise que signer revient à accepter vos modalités. En cliquant sur Signer et approuver, la soumission est approuvée et signée. Par défaut, elle devient aussi une facture tout de suite. Si votre entreprise a désactivé Créer la facture lorsqu'un client approuve une soumission, elle reste Approuvée jusqu'à ce que vous la convertissiez, sauf une soumission avec acompte, qui crée toujours sa facture. Si un acompte est configuré et que vous acceptez les paiements par carte avec Stripe, une invite Payer l'acompte maintenant apparaît immédiatement.
Refuser demande (facultativement) une raison dans une zone de commentaires. Ce commentaire apparaît dans votre notification et dans le fil d'activité de la soumission, pour que vous sachiez pourquoi vous l'avez perdue.
Ce que vous voyez de votre côté dans WorkZen
- Vue : lorsque votre client ouvre la page, le fil d'activité de la soumission l'enregistre et vous recevez une notification "Soumission consultée". Le fait que votre propre équipe ouvre le lien ne déclenche pas cette notification, et les vues répétées sont limitées, afin que le signal reste fiable.
- Approuvée : une notification "Soumission approuvée!" indiquant le montant, ainsi que la signature, le nom du signataire et la date sur la soumission.
- Refusée : une notification "Soumission refusée" contenant les commentaires éventuels.
Les boutons Approuver et Refuser n'apparaissent que sur les soumissions ayant le statut Envoyée et qui n'ont pas expiré. Une soumission que vous n'avez pas encore envoyée peut tout de même être prévisualisée via son lien, mais le client ne peut pas agir dessus.
Contrôlez l'apparence du document lui-même (images des articles, prix masqués, disposition des colonnes) dans apparence du document.
Frequently Asked Questions
Cet article répond à :
- Que voit mon client lorsque j'envoie une soumission ?
- Mon client a-t-il besoin d'un compte pour approuver une soumission ?
- Comment mon client signe-t-il une soumission ?
- Mon client peut-il retirer des articles facultatifs ?
- Comment savoir si mon client a consulté ma soumission ?