Convertir une soumission en facture
Ouvrez la soumission et cliquez sur Convertir en facture; les articles, taxes, paramètres d'acompte, notes, modalités et le numéro de bon de commande sont tous transférés. Lorsqu'un client approuve une soumission en ligne, WorkZen la convertit automatiquement en facture.
Au moment où un client approuve la soumission, la seule question qui compte est « à quelle vitesse pouvons-nous facturer ? » Chez WorkZen, la réponse est habituellement « c'est déjà fait » : l'approbation en ligne convertit la soumission en facture automatiquement. Lorsque l'approbation se fait par téléphone ou par une poignée de main, un seul clic fait la même chose.
Vous préférez facturer plus tard, une fois le travail au calendrier ? Dans Paramètres > Paramètres financiers, sous Paramètres de soumission, désactivez Créer la facture lorsqu'un client approuve une soumission. Les soumissions approuvées restent alors dans l'onglet Approuvée de la liste des soumissions jusqu'à ce que vous cliquiez sur Convertir en facture. Les soumissions avec acompte font exception : elles créent toujours leur facture à l'approbation, puisque c'est là que l'acompte est payé.
Convertir manuellement
- Ouvrez la soumission et cliquez sur Convertir en facture.
- La fenêtre Convertir la soumission s'ouvre. Elle convertit aussi le prospect en client si la soumission était pour un prospect.
- Laissez Créer un travail activé pour créer automatiquement un travail lié à la facture, et définissez le Titre du travail. Désactivez-le si vous avez seulement besoin de la facture.
- Cliquez sur Convertir.
Vous pouvez convertir une soumission que le client n'a pas encore approuvée; WorkZen la marque comme approuvée dans le cadre de la conversion et note dans l'historique de la soumission qu'elle a été convertie avant l'approbation du client.
Ce qui est transféré
| De la soumission | Vers la facture |
|---|---|
| Articles | Copiés avec quantités, prix, taux de taxe et SKU |
| Remise | Même type et même montant |
| Paramètres d'acompte | Transférés; les paiements d'acompte comptent sur la facture |
| Numéro de bon de commande | Copié; modifiable ensuite dans la section Facturer à de la facture |
| Notes et modalités | Copiées telles quelles |
| Lieu de service | Même propriété |
| Détails du client | L'instantané exactement tel qu'il apparaissait sur la soumission |
Les articles exclus par le client avant l'approbation ne sont pas repris sur la facture, afin que vous ne facturiez jamais des options qu'il a refusées. La nouvelle facture commence avec le statut Non envoyée, prête à être envoyée.
Une soumission convertie est verrouillée : son statut devient Convertie et elle ne peut plus être modifiée. Utilisez Envoyer une copie pour envoyer une autre copie par courriel au client, et Aller à la facture pour accéder à la facture qu'elle est devenue. Les deux documents sont liés l'un à l'autre dans leur historique.
Étape par étape
- 1
Ouvrez la soumission
Allez dans Soumissions et ouvrez celle que vous voulez facturer.
- 2
Cliquez sur Convertir en facture
La fenêtre Convertir la soumission s'ouvre avec un résumé de ce qui va se passer.
- 3
Décidez pour le travail
Laissez Créer un travail activé pour générer automatiquement un travail lié, et donnez-lui un titre. Désactivez-le si vous avez seulement besoin de la facture.
- 4
Cliquez sur Convertir
La facture est créée, la soumission est marquée Convertie et verrouillée, et vous pouvez accéder directement à la nouvelle facture.
Voir en action
Frequently Asked Questions
Cet article répond à :
- Comment transformer une soumission en facture ?
- Les articles sont-ils transférés lors de la conversion d'une soumission ?
- WorkZen crée-t-il la facture automatiquement lorsqu'un client approuve ?
- Puis-je modifier une soumission après l'avoir convertie ?