Convertir une estimation en facture
Ouvrez l'estimation et cliquez sur Convertir en facture; les articles, taxes, paramètres de dépôt, notes, modalités et le numéro de bon de commande sont tous transférés. Lorsqu'un client approuve une estimation en ligne, WorkZen la convertit automatiquement en facture.
Au moment où un client approuve l'estimation, la seule question qui compte est « à quelle vitesse pouvons-nous facturer ? » Chez WorkZen, la réponse est habituellement « c'est déjà fait » : l'approbation en ligne convertit l'estimation en facture automatiquement. Lorsque l'approbation se fait par téléphone ou par une poignée de main, un seul clic fait la même chose.
Convertir manuellement
- Ouvrez l'estimation et cliquez sur Convertir en facture.
- La fenêtre Convertir l'estimation s'ouvre. Elle convertit aussi le prospect en client si l'estimation était pour un prospect.
- Laissez Créer un travail activé pour créer automatiquement un travail lié à la facture, et définissez le Titre du travail. Désactivez-le si vous avez seulement besoin de la facture.
- Cliquez sur Convertir.
Vous pouvez convertir une estimation que le client n'a pas encore approuvée; WorkZen la marque comme approuvée dans le cadre de la conversion et note dans l'historique de l'estimation qu'elle a été convertie avant l'approbation du client.
Ce qui est transféré
| De l'estimation | Vers la facture |
|---|---|
| Articles | Copiés avec quantités, prix, taux de taxe et SKU |
| Remise | Même type et même montant |
| Paramètres de dépôt | Transférés; les paiements de dépôt comptent sur la facture |
| Numéro de bon de commande | Copié; modifiable ensuite dans la section Détails du client de la facture |
| Notes et modalités | Copiées telles quelles |
| Lieu de service | Même propriété |
| Détails du client | L'instantané exactement tel qu'il apparaissait sur l'estimation |
Les articles exclus par le client avant l'approbation ne sont pas repris sur la facture, afin que vous ne facturiez jamais des options qu'il a refusées. La nouvelle facture commence avec le statut Non envoyée, prête à être envoyée.
Une estimation convertie est verrouillée : son statut devient Convertie et elle ne peut plus être modifiée. Utilisez Envoyer une copie pour envoyer une autre copie par courriel au client, et Aller à la facture pour accéder à la facture qu'elle est devenue. Les deux documents sont liés l'un à l'autre dans leur historique.
Étape par étape
- 1
Ouvrez l'estimation
Allez dans Estimations et ouvrez celle que vous voulez facturer.
- 2
Cliquez sur Convertir en facture
La fenêtre Convertir l'estimation s'ouvre avec un résumé de ce qui va se passer.
- 3
Décidez pour le travail
Laissez Créer un travail activé pour générer automatiquement un travail lié, et donnez-lui un titre. Désactivez-le si vous avez seulement besoin de la facture.
- 4
Cliquez sur Convertir
La facture est créée, l'estimation est marquée Convertie et verrouillée, et vous pouvez accéder directement à la nouvelle facture.
Voir en action
Frequently Asked Questions
Cet article répond à :
- Comment transformer une estimation en facture ?
- Les articles sont-ils transférés lors de la conversion d'une estimation ?
- WorkZen crée-t-il la facture automatiquement lorsqu'un client approuve ?
- Puis-je modifier une estimation après l'avoir convertie ?