Créer et envoyer une estimation manuellement
Allez dans Estimations, cliquez sur Nouvelle estimation, choisissez le contact et le lieu de service, puis ajoutez des articles de votre catalogue de prix ou saisissez-les manuellement. Cliquez sur Envoyer pour l'envoyer par courriel; votre client ouvre un lien où il peut l'approuver et la signer, ou la refuser avec des commentaires.
Une estimation rapide et professionnelle fait souvent la différence entre décrocher le travail et le perdre au profit de celui qui a soumissionné en premier. Voici le processus complet, de l'écran vide jusqu'à « estimation envoyée ».
Créer l'estimation
Allez dans Estimations et cliquez sur Nouvelle estimation. Choisissez le Contact (un client ou un prospect) et, pour les clients, le Lieu de service; la propriété principale est présélectionnée. Cliquez sur Créer l'estimation et l'éditeur s'ouvre. Les nouvelles estimations démarrent avec le statut Non envoyée.
Ajouter des articles
Dans Articles, cliquez sur Ajouter un article pour ouvrir le sélecteur d'articles. Il comporte quatre onglets:
- Parcourir: votre catalogue de prix par catégorie.
- Rechercher: trouvez des articles par nom, UGS ou description. Aucun résultat? Créez un nouvel article sur-le-champ.
- Personnalisé: saisissez un article ponctuel sans l'enregistrer dans le catalogue de prix.
- Forfaits: déposez un forfait complet préconstruit sur l'estimation, articles, quantités et prix inclus. Configurez les forfaits dans la page Catalogue de prix.
Sous Informations supplémentaires, vous pouvez activer Exiger un dépôt (en Pourcentage ou Montant fixe), ajouter des notes et définir les Conditions. Un rabais peut être appliqué à l'ensemble de l'estimation, et la date Valide jusqu'au contrôle l'expiration.
Chaque article enregistré accepte aussi des commentaires internes: la petite icône de commentaire sur la ligne de l'article ouvre un fil visible uniquement par votre équipe. Utilisez-la pour les détails du type « le client veut du laiton, pas de l'acier », qui appartiennent à la ligne, jamais au document. Les clients ne voient jamais ces commentaires, ni à l'écran ni sur le PDF.
Vous créez l'estimation à partir d'un travail qui a un numéro de bon de commande? Il est copié automatiquement. Consultez-le ou modifiez-le dans la section Détails du client de l'estimation; les changements s'appliquent uniquement à cette estimation.
Envoyez-la
Cliquez sur Envoyer. La fenêtre Envoyer l'estimation confirme l'Adresse e-mail et un Message prérempli que vous pouvez modifier. Cliquez sur Envoyer et le statut passe à Envoyée.
Si WorkZen vous demande de vérifier un numéro de téléphone par texto avant d'envoyer des documents, une bannière vous guide: demandez le code, saisissez-le, et voilà. C'est une étape unique, ensuite vous envoyez librement.
Ce que votre client voit
Le courriel renvoie vers une page Web claire qui affiche l'estimation avec les actions Approuver l'estimation, Refuser l'estimation, Imprimer, Télécharger le PDF et Partager. Approuver ouvre une étape Signer le document où le client saisit son nom et Tape la signature ou Dessine la signature, puis Signer et approuver. Si un dépôt est requis, on lui demande de le payer juste après avoir approuvé. Refuser demande un commentaire facultatif pour que vous compreniez pourquoi.
| Statut | Signification |
|---|---|
| Non envoyée | Créée, le client ne l'a pas encore reçue |
| Envoyée | Envoyée par courriel au client |
| Approuvée | Le client a approuvé et signé (devient immédiatement Convertie lors de la création de la facture) |
| Refusée | Le client a refusé, avec un commentaire facultatif |
| Convertie | Transformée en facture |
Une estimation approuvée est automatiquement convertie en facture, pour que la paperasse suive le rythme de la poignée de main.
Étape par étape
- 1
Créer l'estimation
Allez dans Estimations, cliquez sur Nouvelle estimation, sélectionnez un contact (un client ou un prospect) et le lieu de service, puis cliquez sur Créer l'estimation.
- 2
Ajouter des articles
Cliquez sur Ajouter un article et récupérez des articles de votre catalogue de prix via Parcourir ou Rechercher, déposez un forfait complet depuis Forfaits, ou saisissez un article ponctuel sous Personnalisé.
- 3
Définir le dépôt, les notes et les conditions
Sous Informations supplémentaires, activez Exiger un dépôt et choisissez Pourcentage ou Montant fixe si vous voulez de l'argent d'avance. Ajoutez des notes et des conditions.
- 4
Envoyez-la
Cliquez sur Envoyer, confirmez l'adresse courriel, ajustez le message prérempli si vous le souhaitez, puis cliquez sur Envoyer. Le statut passe à Envoyée.
Voir en action
Frequently Asked Questions
Cet article répond à :
- Comment créer une estimation?
- Comment envoyer une soumission à un client?
- Les clients peuvent-ils approuver les estimations en ligne?
- Comment ajouter des articles du catalogue de prix à une estimation?
- Que signifient les statuts d'estimation?