Créer et envoyer une soumission manuellement

Une soumission rapide et professionnelle fait souvent la différence entre décrocher le travail et le perdre au profit de celui qui a soumissionné en premier. Voici le processus complet, de l'écran vide jusqu'à « soumission envoyée ».

Créer la soumission

Ouvrez Soumissions dans la section Finance de la barre latérale et cliquez sur Nouvelle soumission. Choisissez le Contact (un client ou un prospect) et, pour les clients, le Lieu de service; la propriété principale est présélectionnée. Cliquez sur Créer la soumission et l'éditeur s'ouvre. Les nouvelles soumissions démarrent avec le statut Non envoyée.

Ajouter des articles

Dans Articles, cliquez sur Ajouter un article pour ouvrir le sélecteur Ajouter des articles. La zone de recherche est toujours en haut:

• Parcourir: laissez la zone de recherche vide et ouvrez Services, Produits ou Garanties pour parcourir votre catalogue de prix par catégorie. Le fil d'Ariane au-dessus de la liste permet de remonter.
• Rechercher: tapez un nom, un SKU ou une description et la liste affiche les articles correspondants. Aucun résultat? Créez un nouvel article sur-le-champ.
• Forfaits: le dossier Forfaits dépose un forfait complet préconstruit sur la soumission, articles, quantités et prix inclus. Configurez les forfaits dans la page Catalogue de prix.
• Article personnalisé: le bouton en bas à gauche ajoute une ligne ponctuelle sans l'enregistrer dans le catalogue de prix.

Sous Notes et conditions, vous pouvez activer Exiger un acompte (en Pourcentage ou Montant fixe), ajouter des notes et définir les Conditions. Un rabais peut être appliqué à l'ensemble de la soumission, et la date Valide jusqu'au contrôle l'expiration.

Chaque article enregistré accepte aussi des commentaires internes: la petite icône de commentaire sur la ligne de l'article ouvre un fil visible uniquement par votre équipe. Utilisez-la pour les détails du type « le client veut du laiton, pas de l'acier », qui appartiennent à la ligne, jamais au document. Les clients ne voient jamais ces commentaires, ni à l'écran ni sur le PDF.

Envoyez-la

Cliquez sur Enregistrer et envoyer en haut à droite de l'éditeur (sur la page de la soumission, le bouton s'appelle Envoyer). La fenêtre Envoyer la soumission vous laisse choisir Courriel, Message texte ou Les deux, et affiche les champs de votre choix : le courriel montre l'Adresse courriel et un Message courriel prérempli, le texto montre le Numéro de mobile et un Message texte prérempli avec un lien sécurisé vers la soumission (il faut une ligne de messagerie ou le forfait ZenGrow). Vous pouvez modifier l'un ou l'autre message avant l'envoi. Le lien est toujours inclus : si vous le retirez du texto, WorkZen le rajoute à la fin. Dans les applications mobiles, le texto part tel que votre modèle de message le prévoit. Cliquez sur Envoyer et le statut passe à Envoyée.

Relances automatiques

Envoyer est la partie facile; c'est le silence qui suit qui tue les soumissions. Avec ZenAI, WorkZen peut relancer pour vous. Dans Paramètres (dans la section Entreprise de la barre latérale) > Paramètres financiers, sous Relances automatiques, cochez Relancer automatiquement les soumissions envoyées, puis choisissez combien de jours après l'envoi part le premier message (5 par défaut), combien de jours avant l'expiration part le rappel (3 par défaut), et s'ils voyagent par courriel, par texto ou les deux.

Deux messages, chacun envoyé une seule fois par soumission : un suivi amical « des questions, ou prêt à planifier? », et un rappel « votre soumission est valide jusqu'au… » pour les soumissions qui ont une date d'expiration. Les deux s'arrêtent dès que la soumission est approuvée, refusée, convertie, ou que le client demande une prolongation. Renvoyer une soumission remet le compteur à zéro. Le texte vient de Paramètres > Modèles de messages (Relance de soumission et Soumission sur le point d'expirer, courriel et texto), pour que le ton reste le vôtre.

Ce que votre client voit

Le courriel renvoie vers une page Web claire qui affiche la soumission avec les actions Approuver la soumission, Refuser la soumission, Imprimer, Télécharger le PDF et Partager. Approuver ouvre une étape Signer le document où le client saisit son nom et choisit Taper la signature ou Dessiner la signature, puis Signer et approuver. Si un acompte est requis, on lui demande de le payer juste après avoir approuvé. Refuser demande un commentaire facultatif pour que vous compreniez pourquoi.

Par défaut, une soumission approuvée est automatiquement convertie en facture, pour que la paperasse suive le rythme de la poignée de main. Pour facturer plus tard, désactivez Créer la facture lorsqu'un client approuve une soumission dans Paramètres > Paramètres financiers : les soumissions approuvées attendent alors dans l'onglet Approuvée de la liste des soumissions. Les soumissions avec acompte créent toujours leur facture.

Supprimer une soumission

Vous avez créé une soumission par erreur, ou le projet est tombé à l'eau? Sur le web, ouvrez-la, cliquez sur le menu ⋯ (Actions) en haut à droite, puis sur Supprimer. Dans les applications mobiles, ouvrez la soumission, ouvrez son menu d'actions, puis touchez Supprimer la soumission. Par défaut, les administrateurs et les gestionnaires peuvent supprimer des soumissions.

Seules les soumissions Non envoyée, Envoyée et Refusée peuvent être supprimées. Une fois que le client l'a approuvée et signée, la soumission est la trace de cette entente (le plus souvent avec une facture rattachée) : l'option n'apparaît plus.

Une soumission supprimée disparaît de vos listes, et le lien reçu par votre client ne fonctionne plus. Cette action est irréversible.