Comment exiger un dépôt sur une estimation

Un dépôt transforme une approbation en engagement. WorkZen le demande au moment précis où votre client est le plus disposé à payer : juste après son approbation.

Définir le dépôt

Dans l'éditeur d'estimation, repérez la carte Informations supplémentaires et activez Exiger un dépôt. Deux champs apparaissent :

Type de dépôt : Pourcentage ou Montant fixe.
La valeur : Pourcentage de dépôt (de 0 à 100) ou Montant du dépôt en dollars.

Un dépôt en pourcentage est calculé sur le total de l'estimation après les remises et les taxes. Le document affiche ensuite une ligne Dépôt requis sous le total, sur votre copie comme sur celle du client.

Ce qui se passe quand votre client approuve

Quand votre client signe et approuve l'estimation, WorkZen la convertit automatiquement en facture. Si un dépôt est défini, le client voit immédiatement une invite Payer l'acompte maintenant. Il peut payer sur-le-champ ou choisir Je paierai plus tard ; dans tous les cas, un panneau Acompte requis reste sur sa page avec un bouton Payer l'acompte, et il reçoit un courriel avec le montant du dépôt et un lien de paiement.

Sur la page de paiement, le client choisit Payer l'acompte ou Payer le solde complet. Aucun montant intermédiaire n'est proposé tant que le dépôt n'est pas couvert, ce qui empêche de le contourner avec un paiement partiel.

Note

Définir un dépôt fonctionne sur tous les forfaits. Le percevoir en ligne nécessite que les paiements Stripe soient connectés. Sans Stripe, le dépôt s'affiche quand même sur le document et vous le percevez à votre façon, puis vous enregistrez le paiement manuellement.

Suivi du dépôt

L'estimation affiche le dépôt comme En attente jusqu'à ce que les paiements sur la facture liée le couvrent, puis comme Payé. WorkZen déduit ce statut des paiements réels, donc un remboursement le fait repasser à en attente ; le statut du dépôt ne ment jamais.

Le dépôt ne réduit pas la facture. Il constitue le premier paiement sur celle-ci : une fois payé, il apparaît comme un paiement sur la facture et réduit le solde dû comme n'importe quel autre paiement.

Les dépôts se reportent automatiquement lors de la conversion en facture ; la boîte de dialogue de conversion vous le rappelle lorsqu'un dépôt est configuré. Pour voir exactement à quoi ressemble le processus d'approbation du point de vue du client, lisez ce que voit votre client.

Étape par étape

Ouvrez Informations supplémentaires

Dans l'éditeur d'estimation, faites défiler jusqu'à la carte Informations supplémentaires.

Activez Exiger un dépôt

Les champs du dépôt apparaissent sous le bouton bascule.

Choisissez le type de dépôt

Pourcentage prélève de 0 à 100 pour cent du total. Montant fixe prélève une valeur en dollars.

Enregistrez et envoyez

L'estimation affiche une ligne Dépôt requis sous le total, pour vous et pour votre client.

Frequently Asked Questions

Non. Les dépôts sont définis sur l'estimation. Lorsque l'estimation est convertie en facture, l'exigence de dépôt se reporte automatiquement.

Non. Le dépôt est le premier paiement minimum, pas une remise. Une fois payé, il est enregistré comme un paiement normal et réduit le solde dû comme n'importe quel autre paiement.

Non. Pour un paiement en ligne, le montant du dépôt est le paiement minimum accepté par WorkZen tant que le dépôt n'est pas couvert. Il peut toujours payer plus, jusqu'au solde complet.