Paramètres financiers : valeurs et numérotation
Paramètres > Paramètres financiers regroupe les valeurs par défaut qu'hérite chaque nouvelle estimation et facture : notes et conditions par défaut, validité des estimations, numérotation des documents pour les cinq types de documents, options de pourboire pour les clients, et virement Interac avec réconciliation automatique des paiements.
Chaque estimation et facture que vous créez hérite de son point de départ à partir d'une seule page. Configurez Paramètres > Paramètres financiers une fois, avant l'envoi de votre première facture, et chaque document suivant sera correct dès sa création.
Valeurs par défaut des documents
Définissez les Notes de facture, Conditions de facture, Notes d'estimation et Conditions d'estimation par défaut avec lesquelles commence chaque nouveau document. Vous ne savez pas quoi écrire ? Utiliser les modèles standards insère une formulation professionnelle (paiement dû dans 30 jours, estimation valide pendant 30 jours) que vous pouvez ajuster. Chaque document reste modifiable après sa création ; les valeurs par défaut sont un point de départ, pas une camisole de force.
L'apparence des documents est une page distincte : Apparence des documents.
Validité des estimations
Définissez la Période de validité par défaut (jours) pour les nouvelles estimations, ou laissez-la à 0 pour que les estimations n'expirent jamais. Les nouvelles estimations obtiennent automatiquement leur date de validité à partir de ce paramètre.
Numérotation des documents
Contrôlez le prochain numéro pour les cinq types de documents numérotés : factures, estimations, travaux, paiements et dépenses. Vous venez d'un autre système et voulez que vos factures continuent à partir du numéro 4880 au lieu de redémarrer à 1 ? Configurez-le ici.
La numérotation ne peut qu'avancer. Vous pouvez augmenter le prochain numéro à tout moment, mais vous ne pourrez jamais le diminuer, et WorkZen vous demande de confirmer avant de valider. Les documents existants conservent leur numéro dans tous les cas.
Pourboires
Activez Permettre aux clients d'ajouter un pourboire lors du paiement des factures et choisissez jusqu'à 5 options de pourcentage (de 1 à 35 pour cent). Les choix de pourboire apparaissent sur la page de paiement en ligne, et l'option « Pas de pourboire » est toujours présente : c'est une invitation, pas une extorsion.
Virement Interac (Canada)
Acceptez les virements Interac sans le rituel du « est-ce arrivé ? » :
- Choisissez Utiliser l'adresse courriel Interac de WorkZen et ajoutez-la à votre banque comme destinataire de virement.
- Activez le dépôt automatique auprès de votre banque.
- Activez Ajouter le courriel Interac aux factures et estimations pour que les clients sachent où envoyer leur paiement.
- La réconciliation automatique des paiements associe ensuite chaque virement entrant à sa facture et enregistre le paiement pour vous.
Vous pouvez utiliser votre propre courriel Interac à la place, mais WorkZen ne peut pas faire correspondre automatiquement les paiements envoyés à une adresse personnalisée ; vous devrez les enregistrer manuellement. Certaines parties de l'automatisation des virements Interac nécessitent le forfait ZenGrow ou supérieur.
Où se trouvent les taxes
Les taux de taxes se gèrent sur votre profil d'entreprise, pas ici : ils proviennent de l'ensemble de données fiscales de votre pays, ce qui explique aussi pourquoi le pays est verrouillé après la configuration initiale.
Frequently Asked Questions
Cet article répond à :
- Où puis-je définir les conditions de mes factures ?
- Comment puis-je modifier la numérotation de mes factures ?
- Comment puis-je accepter les paiements par virement Interac ?
- Comment puis-je permettre aux clients de laisser un pourboire ?
- Combien de temps les estimations sont-elles valides ?