Importer clients et catalogue de prix en CSV

Personne ne retape 300 clients à la main. L'outil d'import prend les exports CSV de votre ancien CRM, tableur ou logiciel de comptabilité et les transforme en véritables enregistrements WorkZen, avec une étape de validation d'abord, pour qu'aucune donnée erronée ne s'infiltre à moitié.

Vous pouvez importer trois types d'éléments, chacun avec son propre onglet dans Paramètres > Import de données :

Import	Chaque ligne devient	Doublons ignorés par
Clients	Un client, exactement comme s'il avait été saisi dans le formulaire client (les colonnes d'adresse créent sa propriété principale)	E-mail
Prospects	Un prospect prêt à être réclamé et converti, avec la source enregistrée comme « import »	E-mail
Articles du catalogue	Un produit, service ou garantie que vous pouvez ajouter à vos devis et factures	SKU

Préparez votre fichier

Choisissez l'onglet correspondant à ce que vous importez, puis cliquez sur Télécharger un exemple CSV.
La page liste chaque colonne : son nom, son type, si elle est Obligatoire, Facultatif ou Laisser vide, et une valeur d'exemple. La ligne d'en-tête de votre fichier doit utiliser exactement ces noms de colonnes.
Exportez les données de votre ancien système et réorganisez les colonnes pour qu'elles correspondent.

L'essentiel par type d'enregistrement : les clients ont besoin d'un prénom et d'un nom, plus d'un e-mail ou d'un numéro de téléphone ; la colonne additional_emails d'un client accepte jusqu'à 3 adresses supplémentaires séparées par des virgules ou des points-virgules, et ces adresses sont mises en copie (CC) des factures et des autres e-mails envoyés au client (la cellule e-mail elle-même peut aussi contenir plusieurs adresses, où la première devient l'adresse principale et les suivantes deviennent des adresses supplémentaires) ; les prospects ont besoin d'un prénom plus d'un e-mail ou d'un numéro de téléphone ; les articles du catalogue prennent des prix en nombres simples dans la devise de votre entreprise ("2499.00"), et leurs catégories sont créées automatiquement si elles n'existent pas encore.

Tip

Pour les taxes du catalogue de prix, la page affiche Vos codes de taxe avec le code exact à saisir dans la colonne tax_code. Vous ne saisissez jamais que le code ; le taux provient toujours de vos paramètres de taxe, donc un changement de taux plus tard ne dépend jamais d'un ancien fichier d'import.

Vérifier, puis importer

Téléversez le fichier et cliquez d'abord sur Vérifier le fichier. Chaque ligne est analysée et validée sans que rien ne soit enregistré, et les problèmes reviennent ligne par ligne (« Ligne 41 : le téléphone n'est pas un numéro de téléphone valide »). Corrigez le fichier et vérifiez-le à nouveau jusqu'à ce qu'il soit propre.

Cliquez ensuite sur Importer. Le résumé indique le nombre de lignes lues, créées et ignorées comme doublons.

Grosses migrations

Les fichiers sont limités à 500 lignes, donc divisez les exports plus volumineux et téléversez les parties les unes après les autres. Comme les doublons sont ignorés par e-mail ou par SKU, les fichiers qui se chevauchent et les réimports sont sans danger ; l'outil d'import ne crée jamais que ce qui n'existe pas encore.

Étape par étape

Téléchargez l'exemple CSV

Dans Paramètres > Import de données, choisissez Clients, Prospects ou Articles du catalogue, puis cliquez sur Télécharger un exemple CSV pour obtenir un fichier avec les noms de colonnes exacts.

Remplissez-le avec vos données

Exportez les données de votre ancien système et organisez les colonnes pour qu'elles correspondent. La page liste chaque colonne avec son type, son caractère obligatoire ou non, et un exemple.

Vérifiez le fichier

Téléversez-le et cliquez sur Vérifier le fichier. Chaque ligne est validée et rien n'est enregistré ; vous obtenez une liste, ligne par ligne, de tout ce qui doit être corrigé.

Importez

Cliquez sur Importer. Le résumé indique combien de lignes ont été lues, créées et ignorées comme doublons.

Frequently Asked Questions

500 lignes par fichier. Migration plus importante ? Divisez l'export et téléversez les fichiers les uns après les autres ; comme les doublons sont ignorés, les téléversements répétés sont sans risque.

Rien de grave. Les lignes dont l'e-mail appartient déjà à un client ou un prospect (ou dont le SKU existe déjà, pour les articles du catalogue) sont ignorées, si bien que réimporter un fichier corrigé ne crée que ce qui manque.

Le prénom et le nom, plus un e-mail ou un numéro de téléphone. Si vous remplissez les colonnes d'adresse, WorkZen crée aussi la propriété principale du client, qui sert également d'adresse de facturation.

La page d'import affiche les codes de taxe de votre entreprise. Saisissez uniquement le code dans la colonne tax_code ; le taux provient toujours de vos paramètres de taxe, jamais du fichier. Pas encore de codes de taxe configurés ? Laissez la colonne vide, ou ajoutez d'abord vos taux de taxe sur le profil de l'entreprise.

Importer, c'est créer des enregistrements ; cela suit donc les mêmes permissions, Gérer les clients pour les clients, Gérer les prospects pour les prospects, Gérer le catalogue de prix pour les articles.