Suivre les licences, assurances et certifications

Le pire moment pour découvrir que votre assurance responsabilité a expiré, c'est quand l'entrepreneur général d'un client demande le certificat. La section Conformité est une étagère unique pour tous les documents que détient l'entreprise, avec WorkZen qui surveille les dates d'expiration pour que personne n'ait à le faire.

Ajoutez vos documents

Allez dans Paramètres > Conformité et cliquez sur Ajouter un document (nécessite l'autorisation Gérer la conformité).
Choisissez une catégorie : Licence commerciale, Licence de métier, Assurance responsabilité, Assurance accidents du travail, Cautionnement, Certification ou Autre.
Saisissez le nom, l'émetteur, le numéro du document, la date d'émission et la date d'expiration, ainsi que toute note.
Téléverser un document pour joindre le fichier de la licence ou de la police.

Plan availability

Scanner et remplir lit un PDF ou une photo de licence ou d'assurance que vous avez téléversé, puis remplit l'émetteur, le numéro et les dates à votre place (vous vérifiez avant d'enregistrer). Cette fonction nécessite le forfait ZenGrow ou supérieur ; la saisie manuelle des champs fonctionne avec tous les forfaits.

Statuts et rappels

Chaque document affiche un statut en temps réel :

Statut	Signification
Valide	La date d'expiration est encore loin
Expire bientôt	La date d'expiration approche, avec un compte à rebours en jours
Expiré	La date d'expiration est dépassée
Sans expiration	Document permanent ; ne génère jamais de rappel

Les rappels arrivent sous forme de notifications WorkZen 60, 30 et 7 jours avant chaque expiration, puis à nouveau à l'expiration. Chaque seuil ne se déclenche qu'une fois par document, vous recevez donc trois avertissements clairs au lieu d'être relancé chaque jour.

Gardez la liste à jour

Filtrez par catégorie et par statut pour vérifier ce qui est à jour, et Archivez tout ce que l'entreprise ne détient plus ; les documents archivés quittent la liste active mais restent récupérables indéfiniment. Le renouvellement est arrivé ? Modifiez le document avec les nouvelles dates et le statut se réinitialise automatiquement.

Étape par étape

Ajouter un document

Dans Paramètres > Conformité, cliquez sur Ajouter un document. Choisissez la catégorie, nommez-le, puis saisissez l'émetteur, le numéro et les dates.

Joindre le document

Téléversez le PDF ou la photo de la licence ou de la police, ou utilisez Scanner et remplir pour extraire automatiquement l'émetteur, le numéro et les dates.

Laissez les rappels faire le travail

WorkZen affiche le statut en temps réel de chaque document et vous avertit 60, 30 et 7 jours avant l'expiration, puis à nouveau lorsqu'un document expire.

Frequently Asked Questions

Les licences commerciales, les licences de métier, l'assurance responsabilité, l'assurance accidents du travail, les cautionnements, les certifications, et tout le reste sous Autre. Chaque entrée comprend son émetteur, son numéro, ses dates d'émission et d'expiration, des notes, ainsi que le document lui-même.

60, 30 et 7 jours avant la date d'expiration d'un document, et à son expiration. Les documents sans date d'expiration s'affichent comme « Sans expiration » et ne génèrent jamais de rappel.

Téléversez un PDF ou une photo de licence ou d'assurance, et WorkZen le lit en remplissant l'émetteur, le numéro et les dates que vous n'avez plus qu'à vérifier. Cette fonction nécessite le forfait ZenGrow ou supérieur ; la saisie manuelle fonctionne avec tous les forfaits.

Les utilisateurs disposant de l'autorisation Gérer la conformité.

Archivez-les. Les documents archivés quittent la liste active, mais restent enregistrés et peuvent être restaurés à tout moment.