Pourquoi mon client n'a-t-il pas reçu le courriel?
Vérifiez d'abord le fil d'activité de la facture pour voir exactement à quelle adresse le courriel a été envoyé, puis demandez à votre client de vérifier ses pourriels. Le courriel provient du système de courriel de WorkZen, et non de votre propre adresse (sur ZenGrow et ZenAI, le nom d'expéditeur est le nom de votre entreprise), et il contient un lien Voir la facture, pas de pièce jointe PDF. Renvoyer la facture est toujours sans risque.
La facture indique Envoyée, mais le client jure qu'il n'a rien reçu. Passez ces vérifications dans l'ordre : les deux premières résolvent presque tous les cas.
1. Vérifiez où elle a réellement été envoyée
Ouvrez la facture et consultez son fil d'activité. Chaque envoi est consigné sous la forme « Facture envoyée au client (adresse) par (nom) », avec l'adresse exacte utilisée. Une coquille à cet endroit est la cause la plus fréquente.
Un point à connaître : la fenêtre d'envoi préremplit l'adresse courriel qui a été enregistrée au moment de la création de la facture. Si vous avez corrigé une coquille dans la fiche du client par la suite, une facture existante propose quand même l'ancienne adresse. Modifiez le champ Adresse courriel dans la fenêtre d'envoi avant de cliquer sur Envoyer; il accepte n'importe quelle adresse que vous saisissez.
Si plus d'une personne doit recevoir la facture, ajoutez jusqu'à 3 adresses courriel supplémentaires sur la fiche du client (ouvrez le client, cliquez sur Modifier dans la carte Coordonnées). Elles sont automatiquement mises en copie conforme sur chaque facture, soumission et reçu envoyés à ce client.
2. Demandez à votre client de vérifier ses pourriels
Le courriel est livré par le système de messagerie de WorkZen, il provient donc d'une adresse workzen.io, et non de votre propre courriel. Le nom d'expéditeur dépend de votre forfait : sur ZenGrow et ZenAI, c'est le nom de votre entreprise, donc le message se lit « Votre entreprise ...@workzen.io » ; sur Zen, c'est « WorkZen ». Certaines boîtes de réception le classent dans les pourriels ou les promotions, surtout la première fois. Demandez à votre client de rechercher le numéro de la facture, le nom de votre entreprise ou « WorkZen », et de marquer le message comme sûr pour que les prochaines factures arrivent dans la boîte de réception.
3. Ils l'ont reçu, mais s'attendaient à une pièce jointe
Le courriel contient votre message, un résumé de la facture et un bouton Voir la facture qui ouvre la facture en ligne. Aucun PDF n'est joint. Les clients qui cherchent une pièce jointe manquent parfois le bouton; la page elle-même propose Télécharger le PDF s'ils veulent un fichier.
4. Vérifiez si votre client l'a ouverte
Lorsque votre client ouvre le lien de la facture, le fil d'activité consigne « (client) a consulté cette facture. » et WorkZen envoie une notification Facture consultée à la personne qui a créé la facture et à vos administrateurs. Donc :
| Ce que vous voyez | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Envoyée, puis consultée | Le courriel est arrivé et le lien a été ouvert. Tout désaccord concerne l'attention portée, pas la livraison. |
| Envoyée, jamais consultée | Le lien n'a jamais été ouvert. Vérifiez l'adresse (étape 1), puis renvoyez la facture. |
Le fait que votre propre équipe ouvre le lien en étant connectée à WorkZen ne compte pas comme une consultation par le client, donc la ligne d'activité reste fiable.
5. Renvoyez-la
Cliquez de nouveau sur Envoyer la Facture en haut à droite de la facture. Une fois la facture payée en totalité, le même bouton s'intitule Renvoyer. Chaque envoi est consigné dans le fil d'activité, et envoyer une facture deux fois n'a aucun effet secondaire, à part un nouveau courriel.
Si vous ne voyez ni Envoyer la Facture ni Renvoyer en haut de la facture, votre compte n'a pas la permission d'envoyer des factures (demandez à un administrateur), ou la facture est un modèle de série récurrente, qui ne peut pas être envoyé directement.
Si vous voyez un message de vérification du téléphone
Si la page de la facture affiche « Vérifiez votre téléphone par texto pour envoyer des factures et des soumissions à vos clients », WorkZen vous demande de vérifier votre entreprise par texto une fois avant d'envoyer des documents par courriel. Cliquez sur Vérifier par texto (cliquer sur Envoyer dans la fenêtre d'envoi ouvre la même fenêtre), puis sur Envoyer le code par texto, entrez le code reçu et cliquez sur Vérifier. L'envoi se débloque pour toute votre entreprise. Dans les applications mobiles, le même blocage s'affiche ainsi : « Vérifiez votre numéro de téléphone par texto pour envoyer des documents aux clients. »
Toujours rien?
La livraison d'un courriel peut parfois échouer après que WorkZen a transmis le message, sans qu'aucune erreur ne s'affiche. Si l'adresse est correcte, qu'il n'y a pas de pourriel et qu'un renvoi n'arrive toujours pas, envoyez le lien par un autre moyen : ouvrez Voir la Facture depuis le menu ⋯ (Actions) en haut à droite de la facture, copiez l'URL, puis envoyez-la par texto ou message à votre client directement. La page de la facture fonctionne de la même façon peu importe comment le lien est reçu, et le paiement, la consultation et les reçus se comportent normalement.
Frequently Asked Questions
Cet article répond à :
- Pourquoi mon client n'a-t-il pas reçu le courriel de facture?
- Ma facture indique qu'elle a été envoyée, mais le client n'a rien reçu
- Comment renvoyer une facture?
- De quelle adresse courriel provient la facture?
- Comment savoir si mon client a ouvert ma facture?