Messages par défaut : factures et soumissions
Accédez à Paramètres > Modèles de messages et rédigez le courriel et le texto que WorkZen doit utiliser pour chaque document. Le courriel préremplit la case Message de la fenêtre d'envoi, où vous pouvez encore le modifier. Le texto est envoyé tel quel avec le lien vers le document. Les balises comme {client_name}, {number} et {total} sont remplies à chaque envoi. Chaque modèle commence avec le message par défaut, Rétablir le message par défaut le remet en place, et Aperçu montre le courriel ou le texto exactement comme votre client le reçoit.
Chaque facture, soumission, reçu et rapport de travaux part avec un court message. Celui intégré est poli et générique. Modèles de messages vous permet de le remplacer par vos propres mots une seule fois, pour que personne dans l'équipe ne retape « Veuillez trouver ci-joint... » cinquante fois par semaine.
Où les définir
Accédez à Paramètres > Modèles de messages. La page nécessite ZenGrow ou supérieur. À gauche se trouve la liste des modèles, regroupés selon le moment où le message est envoyé; tapez dans Trouver un modèle pour la filtrer. Cliquez sur un modèle pour l'ouvrir à droite. Sous son nom, l'éditeur indique comment il est utilisé : Prérempli, modifiable avant chaque envoi (vous voyez et pouvez modifier le message dans la fenêtre d'envoi) ou Envoyé automatiquement (il part tel quel, sans relecture).
| Groupe | Modèles | Quand |
|---|---|---|
| Factures, soumissions et reçus | Courriel de facture, Courriel de soumission, Courriel de reçu, Texto de facture, Texto de soumission, Texto de reçu | Lorsque vous envoyez un document. Les courriels préremplissent la fenêtre d'envoi; les textos sont envoyés tels quels et incluent toujours le lien. |
| Suivi des soumissions | Courriel d'acompte à payer, Courriel de soumission prolongée, Texto de soumission prolongée | Envoyés automatiquement lorsqu'un client approuve une soumission qui exige un acompte, et lorsque vous accordez une prolongation. |
| Travaux et visites | Courriel de rapport de travaux, Courriel de travail terminé, Courriel « En route », Texto « En route » | Lorsque vous envoyez un rapport de travail, terminez un travail, ou qu'un technicien appuie sur C'est parti!. |
| Demandes de réservation | Courriel de réservation confirmée, Courriel de réservation refusée, Texto de réservation confirmée, Texto de réservation refusée | Préremplis lorsque vous confirmez ou refusez une demande de réservation. |
| Portail client | Courriel de connexion au portail client | Envoyé automatiquement avec le lien de connexion au portail d'un client. |
Pour les courriels que WorkZen envoie automatiquement (acompte à payer, soumission prolongée, En route, portail client), votre texte remplace le premier paragraphe. Le reste du courriel ne change pas : l'encadré de détails, les boutons, vos coordonnées et, pour le courriel du portail, le bouton de connexion et l'avis d'expiration du lien.
Chaque modèle commence avec le message que WorkZen envoie aujourd'hui. Modifiez le texte et le modèle affiche Modifié dans la liste; Rétablir le message par défaut, en haut de l'éditeur, remet le message d'origine. Un modèle que vous ne modifiez pas garde le message par défaut. Vous pouvez modifier plusieurs modèles et les enregistrer ensemble avec Enregistrer les modifications au bas de la page.
Pour un courriel, l'éditeur affiche aussi son Objet à titre indicatif. L'objet est défini par WorkZen et ne peut pas être modifié.
Aperçu
Cliquez sur Aperçu en haut de l'éditeur pour voir le message exactement comme votre client le reçoit, rempli avec des données d'exemple. Un courriel s'affiche en entier : objet, titre, votre message, l'encadré de détails, le bouton et la signature. Un texto s'affiche sur un téléphone, tel qu'il est envoyé, avec le lien à la fin. L'aperçu utilise ce qui se trouve dans l'éditeur, vous pouvez donc vérifier un changement avant de l'enregistrer. Cliquez sur Modifier pour revenir.
Balises
Une balise est un mot entre accolades que WorkZen remplit à chaque envoi. Dans la case Message, elle s'affiche comme une petite étiquette. Sous la case, cliquez sur une balise après Insérer : pour l'ajouter à l'endroit du curseur, ou tapez-la vous-même entre accolades ({total}) et elle devient une étiquette. Glissez une étiquette pour la déplacer, ou glissez-en une depuis la ligne Insérer : directement à sa place; une ligne montre où elle sera déposée. Retour arrière supprime une étiquette d'un coup.
Si une balise est mal écrite, n'est pas fermée ({client_name sans le }) ou n'est pas disponible dans ce message, elle reste du texte simple, la case devient rouge et indique pourquoi, et la page ne s'enregistre pas tant que ce n'est pas corrigé. Les balises acceptées par chaque message :
| Balise | Remplit |
|---|---|
{client_name} | La personne saluée : le prénom, ou le nom de l'entreprise pour un client entreprise. Chaque message par défaut commence par « Bonjour {client_name}, » |
{number} | Le numéro de facture, de soumission, de reçu ou de rapport |
{total} | Le montant, formaté dans votre devise |
{due_date} | La date d'échéance de la facture |
{valid_until} | La date d'expiration de la soumission |
{invoice_number} | Sur un reçu, la facture qu'il règle |
{payment_date} | Sur un reçu, la date de réception du paiement |
{company_name} | Le nom de votre entreprise |
{link} | Textos de documents seulement : le lien vers le document |
{label} | Textos de documents seulement : le type de document (Facture, Soumission, Reçu) |
{date}, {time} | Textos de réservation : la date et l'heure du rendez-vous demandé |
{company_phone} | Textos de réservation : le numéro de téléphone de votre entreprise |
{tech_name} | En route : le prénom du technicien |
{address} | En route : l'adresse de la visite |
{title} | Courriel de travail terminé : le titre du travail |
{deposit} | Courriel d'acompte à payer : le montant de l'acompte |
{tracking_url} | En route : le lien de suivi en direct du client. Vide lorsque le Suivi de l'arrivée pour les clients est désactivé dans Paramètres > Travaux |
Une balise sans valeur reste telle quelle dans la fenêtre d'envoi, pour que vous la remarquiez et la corrigiez avant l'envoi. Les textos et courriels que WorkZen envoie de lui-même (En route, textos de documents, soumission prolongée, acompte à payer, portail client) n'en montrent jamais : une balise vide est simplement omise. Une facture a toujours une date d'échéance, donc {due_date} est toujours remplie. {valid_until} reste vide sur une soumission sans date d'expiration : évitez-la dans un modèle utilisé pour celles-ci.
Exemple
Un courriel de facture :
Bonjour {client_name}, La facture {number} de {total} est prête. Le paiement est attendu d'ici le {due_date}. Merci d'avoir choisi {company_name}!Un texto de facture :
{company_name} : la facture {number} ({total}) est prête. Payez en ligne : {link}Gardez les textos courts. Un texto est limité à 320 caractères, et le lien en prend environ 25.
Bon à savoir
- Les modèles sont rédigés dans une seule langue. Écrivez-les dans la langue que lisent vos clients.
- Si votre forfait passe à Zen, vos modèles sont conservés mais cessent de s'appliquer jusqu'à ce que vous repassiez à un forfait supérieur.
- L'objet et la mise en page du courriel ne font pas partie du modèle. Seul le texte du message vous appartient, et l'aperçu montre le reste autour.
Frequently Asked Questions
Cet article répond à :
- Comment changer le courriel par défaut lorsque j'envoie une facture?
- Puis-je personnaliser le texto envoyé avec une soumission?
- Comment ajouter automatiquement le nom du client dans le courriel de facture?
- Où définir le message par défaut des reçus?