Comment voir, envoyer et imprimer les reçus
Ouvrez un paiement terminé et utilisez Voir le reçu pour le consulter, ou Envoyer le reçu pour l'envoyer par courriel. Les mêmes actions se trouvent dans la liste des paiements et dans la section des paiements de la facture. Le client reçoit un lien vers une page de reçu qu'il peut imprimer ou télécharger en PDF.
« Pouvez-vous m'envoyer un reçu? » ne devrait jamais prendre plus de temps à répondre que le paiement n'en a pris à être reçu. Chaque paiement que vous enregistrez dans WorkZen a déjà un reçu; votre seule tâche est de l'ouvrir ou de l'envoyer.
Où se trouvent les actions du reçu
Les deux mêmes actions apparaissent partout où les paiements apparaissent :
| Emplacement | Comment |
|---|---|
| Page de détail du paiement | Le menu d'actions sur un paiement terminé : Voir le reçu, Envoyer le reçu |
| Liste des paiements | Actions de la ligne : Voir le reçu, Envoyer le reçu |
| Détail de la facture, section des paiements | Les mêmes actions de ligne sur chaque paiement enregistré |
Voir le reçu ouvre la page du reçu dans un nouvel onglet. C'est exactement la page que votre client verra, donc ce que vous vérifiez est ce qu'il reçoit.
Envoyez-le au client
Envoyer le reçu ouvre une fenêtre d'envoi intitulée Envoyer le reçu, préremplie avec l'Adresse courriel du client et un Message déjà rédigé qui mentionne le numéro de reçu, la facture et la date de paiement. Modifiez le message à votre guise et ajoutez des destinataires supplémentaires en séparant les adresses par des virgules (pratique lorsque le comptable veut une copie). Cliquez sur Envoyer et le courriel part en arrière-plan avec un lien vers le reçu.
Deux règles à connaître. Les reçus n'existent que pour les paiements terminés; un paiement encore marqué en attente n'a rien à prouver pour l'instant. De plus, l'envoi des reçus suit la même vérification d'entreprise que l'envoi des factures et des estimations, donc si WorkZen vous demande de vérifier d'abord votre numéro de téléphone professionnel, il s'agit de la configuration unique pour tous les documents sortants, et non d'une étape propre aux reçus.
WorkZen n'envoie pas les reçus automatiquement, même après un paiement en ligne. Si votre client veut une preuve papier, l'envoi est toujours un clic délibéré, ce qui signifie aussi qu'aucun client n'est jamais surpris par un courriel que vous n'avez pas choisi d'envoyer.
Ce que voit le client
La page du reçu est un document propre et imprimable : l'en-tête de votre entreprise avec le logo et les numéros d'entreprise, un badge vert Payée, le numéro de reçu, la personne dont provient le paiement, la Date de paiement, la Méthode de paiement, le Numéro de référence et le Numéro de facture lorsqu'ils sont présents, le Montant payé bien en évidence, et toute note sur le paiement. Les boutons Imprimer et Télécharger le PDF se trouvent en haut, afin que le client puisse le classer comme son comptable le préfère.
Si l'argent doit être remboursé plus tard, il s'agit d'un tout autre parcours documentaire : consultez comment émettre un remboursement.
Étape par étape
- 1
Ouvrez le paiement
Depuis la page Paiements, la page de détail du paiement, ou la section des paiements de la facture, trouvez le paiement pour lequel vous voulez un reçu.
- 2
Cliquez sur Envoyer le reçu
La fenêtre Envoyer le reçu s'ouvre avec le courriel du client et un message déjà rédigé faisant référence au paiement et à sa facture.
- 3
Ajustez et envoyez
Modifiez le message si vous le souhaitez, ajoutez d'autres adresses séparées par des virgules, puis cliquez sur Envoyer. Le courriel du reçu part en arrière-plan.
Frequently Asked Questions
Cet article répond à :
- Comment envoyer un reçu de paiement à un client?
- Où puis-je trouver le reçu d'un paiement?
- Mon client peut-il télécharger un reçu en PDF?
- WorkZen envoie-t-il les reçus automatiquement?
- Puis-je envoyer un reçu par courriel à plusieurs adresses?