Rapports de travail : achèvement, IA et vocal

Un travail bien fait mérite une preuve. WorkZen transforme un travail terminé en un rapport professionnel que votre client peut consulter, et les rapports se déclinent en trois versions qui se complètent.

Générer un rapport d'achèvement

Ouvrez le travail, cliquez sur le menu ⋯ (Actions) en haut à droite, et choisissez Rapport. Sur la page du rapport, cliquez sur Générer le Rapport. WorkZen assemble le rapport à partir de ce que le travail contient déjà : historique des visites, résumé financier, listes de contrôle complétées, photos du projet, informations de garantie et sections personnalisées.

Le rapport est composé de blocs que vous pouvez façonner : Informations sur l'Entreprise, Informations sur le Client, Informations sur la Propriété, Résumé du Travail, Historique des Visites, Résumé Financier, Informations de Paiement, Listes de Vérification Complétées, Images du Projet, Informations sur la Garantie, et Recommandations d'Entretien. Glissez les blocs pour les réorganiser, masquez ceux dont vous n'avez pas besoin, et ajoutez jusqu'à 10 sections personnalisées. Historique des Visites liste chaque visite avec sa date, ses techniciens et ses notes, ainsi que l'adresse de la visite quand l'équipe a travaillé sur un autre site que celui du travail.

Deux blocs méritent une mention spéciale :

• Résumé du Travail est le récit de ce qui a été fait. Rédigez-le vous-même, ou consultez la section IA ci-dessous.
• Signature du Client : activez Demander la signature du client et votre client voit un bouton de signature en consultant le rapport. Une fois signé, le rapport indique qui a signé et quand.

Un travail n'a qu'un seul rapport. Régénérer le remplace par une nouvelle version basée sur les dernières données du travail, et toutes les modifications sont perdues, c'est pourquoi WorkZen vous demande de confirmer.

Laissez l'IA le rédiger (ZenAI)

Sur le forfait ZenAI, Générer le Rapport fait plus : l'IA lit les visites, listes de contrôle et articles du travail, puis rédige le Résumé du Travail pour vous. Dans l'éditeur, le bouton Générer avec l'IA réécrit le résumé à la demande, ce qui vous permet de le régénérer après avoir ajouté une visite ou une photo tardive.

Rapports vocaux : dictez depuis le terrain

Taper sur un téléphone poussiéreux à 17 h, c'est comme ça que les détails se perdent. Les rapports vocaux permettent plutôt au technicien de parler : dans l'application iOS ou Android, ouvrez le travail ou la visite, enregistrez, et l'application transcrit au fur et à mesure. Sur le web, ouvrez la carte Rapports vocaux d'un travail ou d'une visite, cliquez sur Enregistrer, puis sur Démarrer l'enregistrement, et dictez dans votre navigateur de la même façon (Chrome, Edge et Safari transcrivent en direct ; sur Firefox, vous tapez). Corrigez la transcription au besoin, puis cliquez sur Soumettre le rapport. L'enregistrement s'arrête après 60 secondes : une idée par rapport.

Sur ZenGrow, la transcription est le rapport : elle est enregistrée sur le travail ou la visite, lisible par l'équipe, telle que dictée.

Sur ZenAI, l'IA structure la transcription brute en une répartition claire : Résumé, Diagnostic, Travaux effectués, Pièces utilisées, Recommandations, Estimation du temps, et Problèmes urgents, ainsi qu'une lecture du sentiment du client. Si le traitement par l'IA échoue, la transcription est tout de même enregistrée, donc rien de ce qui a été dicté n'est perdu.

L'IA extrait aussi les Actions à suivre (« commander la vanne de remplacement », « appeler le client mardi ») et les transforme automatiquement en rappels sur votre planificateur.

Les rapports vocaux se trouvent sur le travail ou la visite pour lesquels ils ont été enregistrés. Ce sont des notes de terrain internes ; le rapport d'achèvement est ce que le client voit.

Envoyer le rapport à votre client

Dans l'éditeur de rapport, Enregistrer le Rapport conserve un brouillon, Aperçu du Rapport l'affiche tel que le client le verra, et Enregistrer et Envoyer fait le vrai travail : choisissez Courriel, Message texte ou Les deux, vérifiez l'Adresse courriel (une ou plusieurs, séparées par des virgules) ou le Numéro de mobile du client, et ajustez le Message courriel ou le Message texte prérempli si vous le souhaitez (le texto garde toujours le lien vers le rapport : retirez-le et WorkZen le rajoute à la fin). Chaque destinataire reçoit un lien pour consulter le rapport en ligne. L'envoi par texto demande une ligne de textos (ou le numéro WorkZen partagé à partir de ZenGrow), comme pour les factures et les soumissions. Le badge du rapport passe de Brouillon à Envoyé, et WorkZen suit le moment où il est consulté.

Les rapports dans le processus de fermeture du travail

Le rapport est intégré au processus de fermeture d'un travail. Le processus de fermeture du travail vérifie si le travail a un rapport et propose Aller au rapport si ce n'est pas le cas, et le courriel de fermeture envoyé au client peut inclure le Rapport de Travail en plus de la facture. Depuis l'éditeur de rapport lui-même, Enregistrer et Terminer termine les deux en une seule action.