Rapports de travail : achèvement, IA et vocal
Ouvrez un travail, choisissez Rapport dans le menu Actions, puis cliquez sur Générer le Rapport pour créer un rapport d'achèvement à partir des visites, listes de contrôle, photos et données financières du travail. Sur ZenAI, l'IA rédige le résumé du travail pour vous. Les rapports vocaux permettent aux techniciens de dicter leurs constatations sur mobile, et l'IA structure la transcription en un rapport clair sur le travail ou la visite.
Un travail bien fait mérite une preuve. WorkZen transforme un travail terminé en un rapport professionnel que votre client peut consulter, et les rapports se déclinent en trois versions qui se complètent.
| Type | Description | Forfait |
|---|---|---|
| Rapport d'achèvement | Un document structuré créé à partir des visites, listes de contrôle, photos et données financières du travail | ZenGrow |
| Rapport de travail IA | Le même rapport, avec le résumé du travail rédigé par l'IA | ZenAI |
| Rapport vocal | Un technicien dicte ses constatations, l'IA structure la transcription | ZenGrow |
Générer un rapport d'achèvement
Ouvrez le travail, cliquez sur le menu Actions, et choisissez Rapport. Sur la page du rapport, cliquez sur Générer le Rapport. WorkZen assemble le rapport à partir de ce que le travail contient déjà : historique des visites, résumé financier, listes de contrôle complétées, photos du projet, informations de garantie et sections personnalisées.
Le rapport est composé de blocs que vous pouvez façonner : Informations sur l'Entreprise, Informations sur le Client, Informations sur la Propriété, Résumé du Travail, Historique des Visites, Résumé Financier, Informations de Paiement, Listes de Vérification Complétées, Images du Projet, Informations sur la Garantie, et Recommandations d'Entretien. Glissez les blocs pour les réorganiser, masquez ceux dont vous n'avez pas besoin, et ajoutez jusqu'à 10 sections personnalisées.
Deux blocs méritent une mention spéciale :
- Résumé du Travail est le récit de ce qui a été fait. Rédigez-le vous-même, ou consultez la section IA ci-dessous.
- Signature du Client : activez Demander la signature du client et votre client voit un bouton de signature en consultant le rapport. Une fois signé, le rapport indique qui a signé et quand.
Un travail n'a qu'un seul rapport. Régénérer le remplace par une nouvelle version basée sur les dernières données du travail, et toutes les modifications sont perdues, c'est pourquoi WorkZen vous demande de confirmer.
Laissez l'IA le rédiger (ZenAI)
Sur le forfait ZenAI, Générer le Rapport fait plus : l'IA lit les visites, listes de contrôle et articles du travail, puis rédige le Résumé du Travail pour vous. Dans l'éditeur, le bouton Générer avec l'IA réécrit le résumé à la demande, ce qui vous permet de le régénérer après avoir ajouté une visite ou une photo tardive.
Les résumés de travail rédigés par l'IA et les analyses IA des rapports vocaux (actions à suivre qui deviennent des rappels) nécessitent le forfait ZenAI. Les rapports d'achèvement et les rapports vocaux eux-mêmes sont inclus dès ZenGrow.
Rapports vocaux : dictez depuis le terrain
Taper sur un téléphone poussiéreux à 17 h, c'est comme ça que les détails se perdent. Les rapports vocaux permettent plutôt au technicien de parler : dans l'application iOS ou Android, ouvrez le travail ou la visite, enregistrez, et l'application transcrit au fur et à mesure. Sur le web, cliquez sur Ajouter un rapport vocal et tapez ou collez la transcription, puis cliquez sur Soumettre le rapport.
L'IA structure la transcription brute en une répartition claire : Résumé, Diagnostic, Travaux effectués, Pièces utilisées, Recommandations, Estimation du temps, et Problèmes urgents, ainsi qu'une lecture du sentiment du client. Si le traitement par l'IA échoue, la transcription est tout de même enregistrée, donc rien de ce qui a été dicté n'est perdu.
Sur ZenAI, l'IA extrait aussi les Actions à suivre (« commander la vanne de remplacement », « appeler le client mardi ») et les transforme automatiquement en rappels sur votre planificateur.
Les rapports vocaux se trouvent sur le travail ou la visite pour lesquels ils ont été enregistrés. Ce sont des notes de terrain internes ; le rapport d'achèvement est ce que le client voit.
Envoyer le rapport à votre client
Dans l'éditeur de rapport, Enregistrer le Rapport conserve un brouillon, Aperçu du Rapport l'affiche tel que le client le verra, et Enregistrer et Envoyer fait le vrai travail : saisissez une ou plusieurs adresses courriel et un message, et chaque destinataire reçoit un lien pour consulter le rapport en ligne. Le badge du rapport passe de Brouillon à Envoyé, et WorkZen suit le moment où il est consulté.
Les rapports dans le processus de fermeture du travail
Le rapport est intégré au processus de fermeture d'un travail. Le processus de fermeture du travail vérifie si le travail a un rapport et propose Aller au rapport si ce n'est pas le cas, et le courriel de fermeture envoyé au client peut inclure le Rapport de Travail en plus de la facture. Depuis l'éditeur de rapport lui-même, Enregistrer et Terminer termine les deux en une seule action.
Étape par étape
- 1
Ouvrez la page du rapport
Sur le travail, ouvrez le menu Actions et choisissez Rapport, puis cliquez sur Générer le Rapport. WorkZen crée le rapport à partir des données du travail.
- 2
Modifiez le rapport
Réorganisez les blocs, masquez ce dont vous n'avez pas besoin, rédigez ou générez le résumé du travail avec l'IA, et ajoutez des sections personnalisées ou un bloc de signature du client.
- 3
Envoyez-le
Cliquez sur Enregistrer et Envoyer, saisissez les courriels des destinataires et un message, et votre client reçoit un lien pour consulter (et signer) le rapport en ligne.
Frequently Asked Questions
Cet article répond à :
- Comment créer un rapport d'achèvement de travail dans WorkZen ?
- L'IA peut-elle rédiger mon rapport de travail ?
- Comment fonctionnent les rapports vocaux ?
- Comment envoyer un rapport de travail à mon client ?
- Mon client peut-il signer le rapport de travail ?