Comment utiliser les tâches et les rappels
Utilisez Créer sur le Planificateur pour ajouter une tâche (un suivi interne avec un responsable et une priorité) ou un rappel (une alerte programmée qui vous notifie par notification push, SMS ou courriel, éventuellement liée à un travail, un client ou un prospect). Les deux se trouvent sur le Planificateur, à côté de vos visites.
Les visites monopolisent toute l'attention, mais la moitié de la gestion d'une entreprise de services se joue entre les visites : commander les pièces, rappeler le client, envoyer le devis. Les tâches et les rappels placent ce travail sur le même Planificateur que tout le reste, pour qu'il cesse de vivre uniquement dans votre tête.
Tâches : les suivis internes
Une tâche est un travail qui ne correspond à aucun rendez-vous client : attribuez-la à un membre de l'équipe, donnez-lui une priorité (de Faible à Urgent) et planifiez-la. Elle apparaît sur le Planificateur aux côtés des visites, et peut être filtrée à tout moment avec le filtre de type.
Les tâches suivent un cycle de vie plus simple que les visites : Marquer comme terminé une fois le travail fait, ou Annuler la tâche si elle tombe à l'eau (l'application mobile propose aussi Démarrer la tâche quand quelqu'un s'en empare). Les priorités font de la vue Chronologie un portrait honnête de la charge réelle de chaque personne, pas seulement de son temps de déplacement.
Rappels : des alertes qui se déclenchent
Un rappel est un moment précis auquel est rattachée une notification :
- Sur le Planificateur, choisissez Créer > Rappel.
- Choisissez un type de rappel : Rappeler, Suivi, Envoyer un devis, Commander des pièces, Note interne ou Autre, pour que l'intention soit lisible d'un coup d'œil.
- Liez-le éventuellement à un travail, client ou prospect ; le rappel porte alors son contexte, et la fiche est accessible en un clic au moment où il se déclenche.
- Définissez la Date et heure du rappel, puis choisissez Notifier avant (Aucun, 15 ou 30 minutes, ou 1 heure) pour recevoir l'alerte à l'avance. Les rappels arrivent sous forme de notifications push sur l'application mobile WorkZen.
Quand il se déclenche, traitez-le honnêtement : Marquer comme terminé une fois pris en charge, reportez-le si plus tard convient mieux, ou Ignorer s'il n'a plus lieu d'être. Le rappel affiche son statut de notification, y compris envoyé et reporté jusqu'à, pour que rien ne s'évapore silencieusement.
Le duo qui conclut les affaires : réclamez un prospect, puis créez immédiatement un rappel Suivi lié à celui-ci. Le prospect ne peut pas passer entre les mailles du filet, parce que votre téléphone ne le laissera pas faire.
Où ils apparaissent
Les tâches et les rappels se trouvent sur le Planificateur à côté des visites, respectent les mêmes règles de visibilité d'équipe, et peuvent être inclus dans vos flux de calendrier externes, chaque type étant une option à activer sur le flux.
Frequently Asked Questions
Cet article répond à :
- Comment créer une tâche dans WorkZen ?
- Comment configurer un rappel pour relancer un client ?
- Comment arrivent les notifications de rappel ?
- Quelle est la différence entre une tâche et un rappel ?