Comment utiliser les tâches et les rappels

Les visites monopolisent toute l'attention, mais la moitié de la gestion d'une entreprise de services se joue entre les visites : commander les pièces, rappeler le client, envoyer la soumission. Les tâches et les rappels placent ce travail sur le même Planificateur que tout le reste, pour qu'il cesse de vivre uniquement dans votre tête.

Tâches : les suivis internes

Une tâche est un travail qui ne correspond à aucun rendez-vous client : attribuez-la à un membre de l'équipe, donnez-lui une priorité (de Faible à Urgent) et planifiez-la. Elle apparaît sur le Planificateur aux côtés des visites, et peut être filtrée à tout moment avec le filtre de type.

Les tâches suivent un cycle de vie plus simple que les visites : Marquer comme terminé une fois le travail fait, ou Annuler la tâche si elle tombe à l'eau (l'application mobile propose aussi Démarrer la tâche quand quelqu'un s'en empare). Les priorités font de la vue Chronologie un portrait honnête de la charge réelle de chaque personne, pas seulement de son temps de déplacement.

Rappels : des alertes qui se déclenchent

Un rappel est un moment précis auquel est rattachée une notification :

1. Sur le Planificateur, choisissez Créer > Rappel.
2. Choisissez un type de rappel : Rappeler, Suivi, Envoyer une soumission, Commander des pièces, Note interne ou Autre, pour que l'intention soit lisible d'un coup d'œil.
3. Liez-le éventuellement à un travail, client ou prospect ; le rappel porte alors son contexte, et la fiche est accessible en un clic au moment où il se déclenche.
4. Définissez la Date et heure du rappel, puis choisissez Notifier avant (Aucun, 15 ou 30 minutes, ou 1 heure) pour recevoir l'alerte à l'avance. Les rappels arrivent sous forme de notifications push sur l'application mobile WorkZen.

Quand il se déclenche, traitez-le honnêtement : Marquer comme terminé une fois pris en charge, reportez-le si plus tard convient mieux, ou Ignorer s'il n'a plus lieu d'être. Le rappel affiche son statut de notification, y compris envoyé et reporté jusqu'à, pour que rien ne s'évapore silencieusement.

Faire répéter une tâche ou un rappel

Les poubelles sortent un jeudi sur deux, la camionnette passe à la vérification d'huile le premier du mois, et un technicien commence en retard une fois par semaine. Plutôt que de recréer la même chose encore et encore, activez Répéter à la création d'une tâche ou d'un rappel (sur le web pour l'instant). Choisissez le rythme, tous les N jours, semaines ou mois, les jours de la semaine voulus, et éventuellement une date Se termine le ; laissez-la vide et la répétition continue jusqu'à ce que vous l'arrêtiez. Les occurrences s'inscrivent au Planificateur pour les trois prochains mois, avec le titre, l'équipe et la fiche liée, puis continuent de s'ajouter au fil du temps.

Chaque occurrence est une tâche ou un rappel à part entière : terminez, reportez ou modifiez l'une sans toucher aux autres. Supprimer une occurrence vous demande s'il s'agit de celle-ci seulement ou de celle-ci et de toutes les occurrences futures ; le second choix met fin à la série à partir de ce jour. Les tâches et rappels répétés portent un badge de répétition au Planificateur et dans leurs détails.

Dans l'application mobile

Sur iPhone et Android, les tâches et les rappels se créent depuis l'onglet Horaire (l'icône de calendrier sur Android) :

1. Touchez + en bas à droite.
2. Choisissez Rappel ou Tâche. La liste ne propose que ce que votre rôle peut créer, et s'il n'y a qu'un seul type, le formulaire s'ouvre directement.
3. Donnez-lui un titre et une Priorité. Pour un rappel, choisissez le Type de rappel, la date et l'heure, et Notifier avant ; pour une tâche, indiquez le début et la fin, ou activez Toute la journée.
4. Au besoin, Assigner des membres de l'équipe et ajoutez une description, puis touchez Créer.

Pour le modifier plus tard, ouvrez-le depuis l'Horaire, touchez le menu en haut à droite et choisissez Modifier. Lier un nouveau rappel à un travail, un client ou un prospect se fait pour l'instant sur le web ; une modification sur le téléphone conserve le lien existant.

Où ils apparaissent

Les tâches et les rappels se trouvent sur le Planificateur à côté des visites, respectent les mêmes règles de visibilité d'équipe, et peuvent être inclus dans vos flux de calendrier externes, chaque type étant une option à activer sur le flux.