Comment utiliser les listes de contrôle
Créez un modèle de liste de contrôle sous Listes de contrôle (ou générez-en un avec l'IA), puis attachez-le à un travail depuis la section Listes de contrôle du travail. Votre équipe coche les articles sur place, et une liste de contrôle marquée comme obligatoire doit être terminée avant que le travail puisse être clôturé.
Sauter des étapes entraîne des reprises, et les reprises grugent vos profits. Les listes de contrôle verrouillent votre procédure standard pour chaque type de travail, afin que la bonne chose soit faite de la même façon à chaque fois, par tout le monde, preuve à l'appui.
Les listes de contrôle dans WorkZen sont des modèles : vous en créez une par procédure (« Entretien de fournaise », « Nettoyage post-installation »), puis vous l'attachez à autant de travaux que nécessaire. Chaque travail obtient sa propre copie, de sorte que cocher des articles ou ajuster des étapes sur un travail n'affecte jamais le modèle ni aucun autre travail.
Créer un modèle de liste de contrôle
- Allez dans Listes de contrôle et cliquez sur Nouvelle liste de contrôle.
- Nommez-la et, si vous le souhaitez, ajoutez une description pour que votre équipe sache à quoi elle sert.
- Cliquez sur Ajouter un article pour chaque étape. Donnez-lui un nom et, si utile, une description.
- Faites glisser les articles pour les réorganiser.
- Cliquez sur Créer la liste de contrôle.
Chaque article comporte deux réglages à connaître :
| Paramètre | Ce que ça fait |
|---|---|
| Étape requise vs Étape facultative | Les articles requis sont marqués d'un astérisque et comptent pour la complétion obligatoire |
| Exiger une pièce jointe | L'article a besoin d'un fichier pour être considéré comme terminé, par exemple « joindre une photo de l'unité installée ». Vous pouvez décrire exactement quoi joindre. |
Exiger une pièce jointe est le tueur de reprises. « Photo du travail terminé » comme étape requise signifie que la preuve existe avant que le camion ne quitte l'entrée.
En générer une avec l'IA
En haut de la page de création, la barre IA propose Essayer l'assistant IA. Décrivez la tâche, par exemple « Créer une liste de contrôle pour l'inspection d'entretien CVC », cliquez sur Générer la liste de contrôle, et une liste de contrôle complète avec ses articles apparaît dans l'éditeur. Modifiez-la comme n'importe quelle liste créée à la main ; c'est un point de départ, pas un engagement.
L'assistant de liste de contrôle IA nécessite le forfait ZenAI. La création manuelle de listes de contrôle fonctionne avec tous les forfaits, dans la limite de modèles de votre forfait : 3 modèles sur Zen (gratuit), 10 sur ZenGrow, illimité sur ZenAI.
L'attacher à un travail
- Ouvrez le travail et repérez la section Listes de contrôle.
- Cliquez sur Attacher une liste de contrôle et choisissez un modèle.
- Décidez si vous voulez Marquer comme obligatoire, puis cliquez sur Attacher.
Les articles du modèle sont copiés sur le travail. Retirer une liste de contrôle attachée ne supprime que la copie du travail ; le modèle reste intact.
Listes de contrôle obligatoires : le verrou de complétion
Une liste de contrôle attachée en tant qu'obligatoire est un contrat : le travail ne peut pas être terminé tant que ses articles sont inachevés. WorkZen applique cette règle du côté serveur, pas seulement dans l'interface, alors il n'existe aucun moyen de la contourner, peu importe l'appareil.
Lorsque quelqu'un tente de terminer un travail avec une liste de contrôle obligatoire incomplète, le flux Terminer le travail affiche un avertissement préalable avec le nombre de listes de contrôle inachevées et un raccourci direct vers l'onglet Listes de contrôle du travail.
Compléter les listes de contrôle sur le terrain
Votre équipe ouvre le travail sur le web ou dans l'application mobile, coche les articles au fur et à mesure que le travail avance, et joint des photos là où un article en exige une. La progression est visible sur le travail en temps réel, alors un répartiteur peut voir « 7 sur 9 terminés » sans avoir à appeler personne.
Cocher les articles nécessite la permission Compléter les listes de contrôle (les techniciens l'ont par défaut). Créer et modifier des modèles nécessite la permission Gestion des listes de contrôle.
Étape par étape
- 1
Créer un modèle
Allez dans Listes de contrôle, cliquez sur Nouvelle liste de contrôle, nommez-la et ajoutez vos articles. Marquez les étapes comme requises ou facultatives, et ajoutez des exigences de pièce jointe là où vous avez besoin d'une preuve.
- 2
L'attacher à un travail
Dans la section Listes de contrôle du travail, cliquez sur Attacher une liste de contrôle, choisissez le modèle et décidez si vous voulez la marquer comme obligatoire.
- 3
La compléter sur place
Votre équipe coche les articles du travail sur le web ou sur mobile au fur et à mesure que le travail avance, en joignant des photos là où c'est requis.
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Frequently Asked Questions
Cet article répond à :
- Comment ajouter une liste de contrôle à un travail ?
- WorkZen peut-il générer des listes de contrôle avec l'IA ?
- Comment exiger une photo sur une étape de liste de contrôle ?
- Combien de listes de contrôle puis-je créer selon mon forfait ?
- Pourquoi ne puis-je pas terminer mon travail ?