Comment terminer un travail dans WorkZen

Un travail « terminé sur le terrain » mais encore ouvert dans le système est un travail qui n'a pas encore été facturé. Le flux Terminer le travail le ferme correctement : il fait remonter les points en suspens, confirme la paperasse et envoie au client un courriel avec la facture jointe.

Fermez chaque visite au fur et à mesure

Les complétions les plus propres commencent pendant la journée, pas après. Chaque visite se ferme en un tapotement : C'est parti ! lorsque le technicien part, Démarrer la visite à l'arrivée, Terminer une fois le travail fait, avec une étape facultative de Signature du client directement sur place. Les notes et photos jointes aux visites font que la piste papier existe déjà lorsque vous fermez le travail.

Exécutez le flux Terminer le travail

Sur la page du travail, ouvrez le menu d'actions et cliquez sur Terminer le travail. (Choisir Changer le statut puis Marquer comme terminé ouvre le même flux.) Il comporte jusqu'à trois étapes :

1. Avertissements préalables. Si le travail a des visites en attente ou planifiées, WorkZen vous indique combien et vous rappelle que terminer le travail ne les affectera pas. Si des listes de contrôle ne sont pas terminées, vous obtenez un compte et un raccourci Cliquez ici pour voir les listes de contrôle ouvertes. Les deux sont de simples avertissements, à une exception près ci-dessous.

2. Vérification du rapport de travail. Le flux indique si le rapport de travail est terminé, avec un bouton Aller au rapport si ce n'est pas le cas. Vous pouvez continuer sans lui, mais un rapport terminé peut être inclus dans le courriel au client.

Plan availability

L'étape du rapport de travail et son inclusion dans le courriel de complétion exigent le forfait ZenGrow ou supérieur. Sur le forfait gratuit Zen, le flux passe directement à la confirmation.

3. Confirmation. Activez Envoyer la confirmation de complétion au client, puis choisissez ce qui l'accompagne : la Facture, le Rapport de travail et un Message personnalisé (rédigé d'avance pour vous, modifiable librement). Cliquez sur Terminer le travail et c'est terminé.

Le seul blocage incontournable : les listes de contrôle obligatoires

Une liste de contrôle rattachée comme obligatoire est un contrat. Si ses éléments ne sont pas terminés, le travail ne peut pas être terminé, et WorkZen applique cette règle sur le serveur, pas seulement dans l'interface. Terminez la liste de contrôle (le flux vous y dirige directement), puis terminez le travail.

Ce qu'implique la complétion en aval

Terminer le travail met son statut à Terminé, l'horodate et enregistre qui l'a fermé. Votre planning et vos rapports cessent de le compter comme travail ouvert, et si vous avez envoyé le courriel, votre client a la facture en main dès que le travail se ferme. C'est tout l'intérêt : aucun écart entre « fait » et « facturé ».

Étape par étape

Ouvrez le flux de complétion

Sur la page du travail, ouvrez le menu d'actions et cliquez sur Terminer le travail.

Vérifiez les avertissements préalables

Si le travail a des visites en attente ou des listes de contrôle non terminées, WorkZen les affiche d'abord avec un raccourci vers les listes de contrôle ouvertes. Réglez-les ou continuez.

Vérifiez le rapport de travail

Sur les forfaits ZenGrow et ZenAI, le flux indique si le rapport de travail est terminé, avec un raccourci Aller au rapport si ce n'est pas le cas.

Envoyez la confirmation

Choisissez d'envoyer ou non un courriel au client, activez ou désactivez ce qui doit être inclus (facture, rapport de travail, message personnalisé), puis cliquez sur Terminer le travail.

Frequently Asked Questions

Une liste de contrôle rattachée comme obligatoire doit d'abord être entièrement terminée. WorkZen applique cette règle sur le serveur, donc aucune application ni aucun appareil ne peut contourner cela pour terminer le travail. Le flux vous dirige directement vers les listes de contrôle ouvertes.

Rien. Le flux vous avertit qu'elles existent, mais terminer le travail n'y touche pas ; elles restent planifiées jusqu'à ce que vous les terminiez ou les annuliez vous-même.

Non. L'activation de l'envoi vous revient. Si le client n'a pas d'adresse courriel enregistrée, WorkZen vous en informe et saute simplement le courriel.

Non. La vérification du rapport de travail et l'option de l'inclure dans le courriel exigent le forfait ZenGrow ou supérieur. Sur le forfait gratuit Zen, le flux passe directement à l'étape de confirmation.

Oui. Terminer le travail ne verrouille pas l'onglet Finances du travail. Mais terminer le travail avec la facture prête signifie qu'elle accompagne le courriel de complétion, ce qui est le chemin le plus rapide pour être payé.