Comment terminer un travail dans WorkZen

Un travail « terminé sur le terrain » mais encore ouvert dans le système est un travail qui n'a pas encore été facturé. Le flux Terminer le travail le ferme correctement : il fait remonter les points en suspens, confirme la paperasse et envoie au client un courriel avec la facture jointe.

Fermez chaque visite au fur et à mesure

Les complétions les plus propres commencent pendant la journée, pas après. Chaque visite se ferme en un tapotement : C'est parti ! lorsque le technicien part, Démarrer la visite à l'arrivée, Terminer une fois le travail fait, avec une étape facultative de Signature du client directement sur place. Les notes et photos jointes aux visites font que la piste papier existe déjà lorsque vous fermez le travail.

Exécutez le flux Terminer le travail

Sur la page du travail, cliquez sur Terminer le travail en haut à droite. (Cliquer sur le badge de statut à côté du titre du travail, ou sur Changer le statut dans la carte Détails, puis sur Marquer comme terminé ouvre le même flux.) Il comporte jusqu'à trois étapes :

1. Avertissements préalables. Si le travail a des visites en attente ou planifiées, WorkZen vous indique combien et vous rappelle que terminer le travail ne les affectera pas. Si des listes de contrôle ne sont pas terminées, vous obtenez un compte et un raccourci Cliquez ici pour voir les listes de contrôle ouvertes. Les deux sont de simples avertissements, à une exception près ci-dessous.

2. Vérification du rapport de travail. Le flux indique si le rapport de travail est terminé, avec un bouton Aller au rapport si ce n'est pas le cas. Vous pouvez continuer sans lui, mais un rapport terminé peut être inclus dans le courriel au client.

3. Confirmation. Envoyer la confirmation de complétion au client est activé par défaut. Quand le client a un courriel et un mobile au dossier, choisissez Courriel, Message texte ou Les deux. L'Adresse courriel et le Numéro de mobile du client s'affichent en grisé en dessous : l'avis part toujours aux coordonnées inscrites sur le client, alors corrigez-les sur la fiche du client si elles sont fausses. Choisissez ensuite ce qui l'accompagne : la Facture, le Rapport de travail, Demander un avis et, pour le courriel, un Message personnalisé. Avec Message personnalisé activé, la case Message courriel est rédigée d'avance pour vous; modifiez-la librement. La case Message texte est rédigée d'avance et modifiable aussi, et le texto contient un seul lien, ajouté à la fin : la facture si vous l'incluez, sinon le rapport de travail, sinon la page d'avis. Cliquez sur Terminer le travail et c'est terminé. C'est le même bloc d'avis que pour envoyer une facture ou confirmer une réservation.

L'envoi par texto nécessite un numéro d'envoi, comme pour envoyer une facture par texto : la ligne de messagerie par défaut de votre entreprise, ou le numéro WorkZen partagé sur ZenGrow et ZenAI. Si le texto ne peut pas partir (aucun numéro d'envoi, un numéro hors des régions que votre compte peut texter, la limite quotidienne de textos), le travail est quand même terminé et WorkZen vous dit pourquoi le texto n'a pas été envoyé. Les applications iPhone et Android envoient seulement le courriel de complétion.

Demander un avis ajoute un bouton Laisser un avis sous votre message, avec le même lien que la demande d'avis Google faite depuis le travail. L'option exige le forfait ZenGrow ou supérieur et l'activation des demandes d'avis dans Paramètres (dans la section Entreprise de la barre latérale), sous Avis; d'ici là, elle est grisée et le survol vous indique pourquoi. Les applications iPhone et Android offrent le même interrupteur, avec la raison affichée en dessous.

La signature du client à la fin du travail

En terminant un travail depuis l'app iPhone ou Android, vous pouvez recueillir la signature du client sur place : la feuille Terminer le travail propose un bloc Signature du client facultatif. Une fois le travail terminé, la signature apparaît sur la page du travail, dans la carte Détails, sous Signature du client, ainsi que dans la section Signature du Client du rapport de travail avec la mention Signée à la fin du travail lorsque le rapport n'a pas sa propre signature. Elle est aussi conservée comme fichier du travail.

Le seul blocage incontournable : les listes de contrôle obligatoires

Une liste de contrôle rattachée comme obligatoire est un contrat. Si ses éléments ne sont pas terminés, le travail ne peut pas être terminé, et WorkZen applique cette règle sur le serveur, pas seulement dans l'interface. Terminez la liste de contrôle (le flux vous y dirige directement), puis terminez le travail.

Ce qu'implique la complétion en aval

Terminer le travail met son statut à Terminé, l'horodate et enregistre qui l'a fermé. Votre planning et vos rapports cessent de le compter comme travail ouvert, et si vous avez envoyé le courriel, votre client a la facture en main dès que le travail se ferme. C'est tout l'intérêt : aucun écart entre « fait » et « facturé ».