Configurer des travaux récurrents

Entretien hebdomadaire de piscine, vérifications mensuelles de climatisation, nettoyage trimestriel des gouttières : le travail se répète, alors la paperasse devrait s'écrire elle-même. Une série récurrente transforme un seul travail en un calendrier qui produit ses propres visites, travaux et factures.

Créer une série

Ouvrez le travail et choisissez Rendre récurrent dans son menu. La boîte de dialogue vous demande :

• Première visite et Durée de la visite.
• Se répète : tous les 1 à 12 jours, semaines ou mois. Les modèles hebdomadaires permettent de choisir les jours de la semaine ; les modèles mensuels fonctionnent par date (Le jour 1 à 31, ou Dernier jour) ou par position (Le premier au quatrième jour de semaine, ou le dernier).
• Se termine le (facultatif) : le dernier jour de la série, et ses visites de ce jour-là ont bien lieu. Laissez le champ vide pour répéter jusqu'à l'arrêt.
• Équipe assignée et Instructions de visite, copiées sur chaque visite.
• Facturer chaque visite : activé par défaut. Chaque occurrence reçoit sa propre facture non envoyée, basée sur la facture de ce travail. Si cette facture n'a encore rien à facturer, ou si le travail n'a pas de facture, la boîte de dialogue vous avertit que chaque visite recevra une facture à zéro, et Travaux > Travaux récurrents marque la série Aucun article avec un lien Ajouter des articles (ignorez-le si vous fixez le prix de chaque visite vous-même).

Cliquez sur Créer la série. Les visites apparaissent immédiatement sur le planificateur, toujours environ 90 jours à l'avance.

Comment les occurrences deviennent des travaux et des factures

Le matin de chaque visite, WorkZen crée le propre travail de cette occurrence et, pour les séries facturées, sa propre facture non envoyée. Vous la révisez et l'envoyez ; rien n'est transmis automatiquement au client. La date d'échéance de la facture suit vos conditions de paiement par défaut.

Le travail original devient la référence de la série, signalée par une bannière. Modifiez ses détails, ses articles ou ses prix, et les occurrences futures reprendront le changement ; les travaux déjà créés conservent leurs numéros.

Gérer la série

Le travail de référence est l'endroit où vous gérez la série, sur une seule page. Son onglet Aperçu s'ouvre sur le Calendrier récurrent : un résumé du rythme en une ligne avec la prochaine visite, puis les dates, la répétition, l'heure et la durée de la visite, l'équipe et les instructions. En dessous, Informations sur le travail regroupe les détails du travail (titre, type de travail, priorité, lieu de service, numéro de bon de commande, description, notes), que le travail de chaque visite reprend. Modifiez ce que vous voulez, puis cliquez sur Enregistrer dans la barre en bas de l'écran, ou sur Annuler pour revenir en arrière. Les modifications s'appliquent à partir de la prochaine visite : les visites à venir sont régénérées en conséquence, et les visites que vous avez déplacées à une autre heure sont épinglées et conservent leur place (le calendrier vous indique combien).

La carte Facturer chaque visite, à droite, s'enregistre dès que vous l'activez ou la désactivez : vous pouvez donc changer d'avis une fois la série créée. Le changement s'applique à partir de la prochaine visite ; les travaux et factures déjà créés restent tels quels. La désactiver conserve la facture de référence telle quelle : en la réactivant, vous reprenez là où vous en étiez. La carte affiche le montant de référence : Ouvrir la facture de référence ouvre cette facture, et Modifier dans Finance mène à l'onglet Finance. Une série créée sans facturation part d'une facture de référence vide quand vous l'activez : ajoutez-y vos lignes une seule fois, puis chaque facture de visite future les reprend.

L'onglet Visites affiche les Prochaines visites par ordre de date, avec qui y va, le statut de chaque visite et son travail : Travail à venir jusqu'à la veille de la visite, puis un lien vers le travail créé et son statut. En dessous, Visites passées liste les visites dont le jour est passé et celles déjà terminées, de la plus récente à la plus ancienne, y compris une première visite datée d'avant la création de la série. L'onglet Activité garde l'historique de la série : changements de calendrier, facturation activée ou désactivée, et arrêt de la série.

Faire glisser une visite de la série sur le planificateur, vers une nouvelle heure ou vers un autre membre de l'équipe, vous demande si le changement s'applique à Seulement cette visite ou à Toutes les visites futures, de sorte qu'un échange ponctuel et une réaffectation permanente ne sont chacun qu'à un glissement de distance.

Retrouvez toutes vos séries sous Travaux > Travaux récurrents, avec la fréquence, le montant par visite et la prochaine visite de chacune.

Arrêter, ou sauter une seule visite

• Arrêter la série, en haut du travail de référence, met fin à la répétition : les visites futures que personne n'a modifiées à la main sont annulées, et les travaux et factures existants restent.
• Annuler une seule visite vous demande : Cette visite seulement ou Celle-ci + toutes les futures. La première option saute une occurrence ; la seconde met fin à la série à partir de ce point.