Configurer des travaux récurrents

Entretien hebdomadaire de piscine, vérifications mensuelles de climatisation, nettoyage trimestriel des gouttières : le travail se répète, alors la paperasse devrait s'écrire elle-même. Une série récurrente transforme un seul travail en un calendrier qui produit ses propres visites, travaux et factures.

Créer une série

Ouvrez le travail et choisissez Rendre récurrent dans son menu. La boîte de dialogue vous demande :

• Première visite et Durée de la visite.
• Se répète : tous les 1 à 12 jours, semaines ou mois. Les modèles hebdomadaires permettent de choisir les jours de la semaine ; les modèles mensuels fonctionnent par date (Le jour 1 à 31, ou Dernier jour) ou par position (Le premier au quatrième jour de semaine, ou le dernier).
• Se termine le (facultatif) : laissez le champ vide pour répéter jusqu'à l'arrêt.
• Équipe assignée et Instructions de visite, copiées sur chaque visite.
• Facturer chaque visite : activé par défaut. Chaque occurrence reçoit sa propre facture non envoyée, basée sur la facture de ce travail.

Cliquez sur Créer la série. Les visites apparaissent immédiatement sur le planificateur, toujours environ 90 jours à l'avance.

Comment les occurrences deviennent des travaux et des factures

Le matin de chaque visite, WorkZen crée le propre travail de cette occurrence et, pour les séries facturées, sa propre facture non envoyée. Vous la révisez et l'envoyez ; rien n'est transmis automatiquement au client. La date d'échéance de la facture suit vos conditions de paiement par défaut.

Le travail original devient la référence de la série, signalée par une bannière. Modifiez ses détails, ses articles ou ses prix, et les occurrences futures reprendront le changement ; les travaux déjà créés conservent leurs numéros.

Gérer la série

Le travail de référence affiche une carte Calendrier récurrent où vous pouvez ajuster le calendrier, les heures, l'équipe et les instructions, puis cliquer sur Enregistrer le calendrier. Les visites à venir sont régénérées en conséquence. Les visites que vous avez déplacées à une autre heure sont épinglées et conservent leur place ; la carte vous indique combien.

Faire glisser une visite de la série sur le planificateur, vers une nouvelle heure ou vers un autre membre de l'équipe, vous demande si le changement s'applique à Seulement cette visite ou à Toutes les visites futures, de sorte qu'un échange ponctuel et une réaffectation permanente ne sont chacun qu'à un glissement de distance.

Retrouvez toutes vos séries sous Travaux > Travaux récurrents, avec la fréquence, le montant par visite et la prochaine visite de chacune.

Arrêter, ou sauter une seule visite

• Arrêter la série met fin à la répétition : les visites futures en attente sont annulées, et les travaux et factures existants restent.
• Annuler une seule visite vous demande : Cette visite seulement ou Celle-ci + toutes les futures. La première option saute une occurrence ; la seconde met fin à la série à partir de ce point.