Comment utiliser la messagerie d'équipe et client

La moitié du chaos dans une entreprise de services vient des conversations éparpillées à cinq endroits: la ligne du bureau, le cellulaire personnel de quelqu'un, un texto de groupe et deux fils de photos que personne ne retrouve. WorkZen regroupe les textos aux clients et la messagerie d'équipe interne dans une seule boîte de réception Messages, reliée aux fiches clients que vous tenez déjà.

Textos aux clients, partagés avec toute l'équipe

Ouvrez la barre latérale du téléphone et cliquez sur l'onglet Messages (il se trouve à côté de Contacts et Historique). Chaque conversation SMS avec votre numéro professionnel se trouve ici, partagée dans toute l'entreprise, alors la question « quelqu'un a-t-il répondu à Mme Chen? » a une réponse visible. L'envoi de textos aux clients nécessite un numéro ZenPhone; c'est votre numéro professionnel d'où proviennent les messages.

Démarrez une nouvelle conversation avec Nouveau message, ou cliquez sur Message sur n'importe quel prospect ou client dans l'onglet Contacts. Tapez dans la zone de message (« Tapez un message... ») et envoyez; le client reçoit un texto normal et sa réponse arrive directement dans le fil. Comme les conversations sont partagées, le technicien qui a texté ce matin et le gestionnaire de bureau qui fait le suivi cet après-midi voient le même historique.

Envoyer un message depuis la page où vous êtes déjà

Les pages Client, Prospect et Travail, ainsi que la fenêtre de la visite dans le Planificateur, peuvent ouvrir un panneau Messages avec la conversation de ce contact, directement là. Confirmez la plage horaire d'arrivée de demain depuis la visite elle-même, et l'échange est enregistré dans le même fil partagé que tout le reste.

Les photos des clients arrivent dans le fil

Lorsqu'un client envoie une photo par texto, l'image apparaît dans la conversation, visible pour toute l'équipe plutôt que dans la pellicule d'un seul technicien. Une limite actuelle: l'envoi d'images depuis WorkZen n'est pas encore pris en charge, donc les messages sortants sont uniquement du texte.

Messagerie d'équipe: gardez les échanges internes internes

Le même onglet Messages gère les conversations entre utilisateurs WorkZen. Choisissez un coéquipier dans la section Équipe et discutez en tête-à-tête: détails de répartition, questions sur un travail, les messages du genre « le code de la barrière est 4482 » qui encombraient auparavant les téléphones personnels. Les conversations d'équipe n'atteignent jamais un client.

Pour les équipes de terrain, cliquez sur Nouveau groupe, nommez-le, choisissez les membres et créez-le. Les groupes affichent un badge Groupe, et n'importe quel participant peut renommer le groupe, ajouter ou retirer des membres, ou le quitter.

Maîtrisez le bruit

La barre de recherche de la boîte de réception (« Rechercher des conversations... ») filtre les fils au fur et à mesure que vous tapez. Et quand une discussion de groupe active devient trop bruyante, mettez-la en sourdine: Sourdine pendant 8 heures, Sourdine pendant 1 semaine ou Sourdine permanente, puis Réactiver les notifications quand vous revenez sur ce travail. Vous en avez fini avec un fil pour de bon? Supprimer la conversation le retire pour tout le monde dans votre entreprise, après confirmation.