Transférer votre numéro existant vers WorkZen

Le même numéro d'entreprise figure depuis des années sur vos camions, sur le lettrage de votre fourgonnette et sur chacune de vos factures. Passer à WorkZen ne veut pas dire y renoncer. Le transfert fait passer ce numéro de votre fournisseur actuel à WorkZen, et une fois arrivé, il se comporte comme n'importe quel numéro ZenPhone : appels, textos, messagerie vocale, flux d'appels et historique, tous rattachés aux bonnes fiches clients.

Lancez la demande dans WorkZen

Ouvrez la section Téléphone, cliquez sur Ajouter un numéro et choisissez Transférer mon numéro au lieu d'en obtenir un nouveau. Un assistant en cinq étapes prend le relais :

1. Fonctionnement, dont l'appel téléphonique qui détermine si tout se passera bien (ci-dessous).
2. Votre numéro, et la ligne de votre forfait qu'il occupera.
3. Fournisseur : les informations de votre fournisseur, recopiées depuis le relevé de service client.
4. Autorisation : signez la lettre d'autorisation à l'écran et joignez une facture récente.
5. Vérification, puis envoi.

Tout est enregistré à partir de l'étape 2. Obtenir un relevé de service client auprès d'un opérateur peut prendre des jours : fermez la fenêtre quand vous le souhaitez et reprenez depuis votre liste de numéros, où la demande apparaît comme Incomplet. Rien n'est à ressaisir.

Cette demande réserve un emplacement de ligne sur le forfait ZenPhone choisi, afin que personne dans votre équipe ne réclame un nouveau numéro dans l'emplacement que votre propre numéro attend. Vous changez d'avis avant l'envoi ? Ouvrez la demande depuis votre liste de numéros et choisissez Annuler la demande. Rien n'est encore parvenu à votre fournisseur : l'annulation est sans conséquence, l'emplacement est libéré, ce que vous avez saisi est supprimé et votre numéro reste où il est.

Après l'envoi, l'annulation passe par nous. Une fois la demande chez votre fournisseur actuel, nous ne pouvons pas garantir qu'il soit possible de l'arrêter, et après la fixation d'une date de bascule c'est souvent impossible. Écrivez à porting@workzen.io dès que possible, au moins trois jours ouvrables avant toute date prévue.

Votre numéro de compte et votre NIP se saisissent dans l'assistant, chiffrés, et sont supprimés dès que le transfert est terminé ou annulé.

Ce dont nous avons besoin

Les cinq mêmes éléments, que votre numéro soit canadien ou américain :

1. Le nom du titulaire du compte, exactement tel que votre fournisseur actuel le détient. Si le compte est au nom de l'entreprise, il nous le faut aussi.
2. L'adresse de service inscrite chez votre fournisseur actuel. Ce doit être une adresse physique réelle. Les cases postales sont refusées.
3. La liste des numéros que vous voulez transférer.
4. Le numéro de compte chez votre fournisseur actuel, ainsi que le NIP ou le mot de passe du compte. Les numéros mobiles exigent presque toujours le NIP.
5. Une lettre d'autorisation signée et une facture récente ou un relevé de service client, détaillés ci-dessous.

Les étapes 3 et 4 de l'assistant recueillent tout cela. Si vous préférez l'envoi par courriel, porting@workzen.io fonctionne toujours.

Adressez-vous au bon service

La première cause de rejet d'un transfert est un nom ou une adresse qui ne correspond pas aux dossiers du fournisseur sortant. Pas « erroné », simplement différent : un numéro de suite jamais enregistré, un nom d'entreprise là où ils ont un nom personnel, une ancienne adresse d'avant votre déménagement.

Appelez votre fournisseur actuel, demandez le service des transferts (et non la facturation ou le soutien général), puis demandez votre relevé de service client (CSR). C'est ce document que le système de transfert vérifie réellement. Les informations de facturation y ressemblent sans toujours être identiques. Ce que dit le relevé est ce qui doit figurer sur votre dossier, même si c'est légèrement inexact : la correspondance prime sur l'exactitude.

La lettre d'autorisation

La lettre d'autorisation est le document qui autorise le transfert. Un seul formulaire couvre le Canada et les États-Unis.

Vous n'avez plus à la remplir vous-même : l'étape 4 de l'assistant la construit à partir de ce que vous avez saisi et vous la signez à l'écran. Cela élimine les deux causes les plus fréquentes d'invalidité, puisqu'une lettre générée ne peut ni contredire votre demande ni être plus ancienne que le jour de la signature.

Vous préférez le papier ? Téléchargez la lettre d'autorisation vierge (PDF), signez-la et envoyez-la à porting@workzen.io.

Inscrivez le nom, l'adresse de service et chaque numéro avec son fournisseur, son numéro de compte et son NIP, puis signez et datez. Deux règles font trébucher bien des gens :

• Elle doit être signée par une personne réellement autorisée sur le compte. Une adjointe administrative qui n'y figure pas fera rejeter le transfert.
• Elle doit être datée de moins de 30 jours. Une lettre signée il y a deux mois est périmée.

Le formulaire nomme Twilio, notre partenaire opérateur. C'est normal et correct : Twilio est le réseau vers lequel votre numéro est transféré, et WorkZen fonctionne par-dessus.

Et une facture récente

Une copie numérisée ou un PDF de votre dernière facture téléphonique, datée de moins de 30 jours, indiquant le numéro de compte, le nom du titulaire, l'adresse de service et chacun des numéros transférés. Si vous avez obtenu le relevé de service client, il remplace la facture et constitue le document le plus solide des deux.

Pas de facture parce que le numéro vit sur un compte VoIP ou Google Voice ? Une capture d'écran de votre page de compte, en PDF, montrant votre nom d'utilisateur et les numéros, fait l'affaire. Ce doit être un PDF, pas un fichier image.

Canada

Les numéros géographiques et mobiles canadiens passent par un processus opérateur distinct : prévoyez jusqu'à quatre semaines.

États-Unis

Les numéros américains suivent la même liste de documents et aboutissent généralement en 5 à 15 jours, parfois jusqu'à quatre semaines si l'ancien fournisseur fait de la résistance.

Une étape supplémentaire s'applique uniquement aux numéros géographiques américains : avant qu'un numéro transféré puisse envoyer des textos aux États-Unis, il doit faire l'objet d'un enregistrement de messagerie auprès des opérateurs (A2P 10DLC). Les appels fonctionnent dès l'arrivée du numéro ; les textos s'activent une fois cet enregistrement accepté. Nous vous guidons après la fin du transfert.

L'acheminement des textos prend aussi deux à trois jours ouvrables de plus que la voix, dans les deux pays. Les appels d'abord, les textos peu après, et rien n'est brisé entre les deux.

À ne pas faire

À savoir également avant de commencer :

• Si votre numéro fait partie d'un bloc plus large, votre fournisseur libère soit le bloc entier, soit votre numéro séparément. Demandez-lui lequel.
• Si le numéro est utilisé sur un iPhone, désinscrivez iMessage auprès d'Apple avant le transfert.
• Annuler un transfert après la planification d'une date est difficile, parfois impossible. Prévenez-nous au moins trois jours ouvrables avant la date prévue.

Après le transfert

Nous vous écrivons dès que le numéro est actif sur WorkZen. Configurez alors son comportement : attribuez-le à un membre de l'équipe, dirigez-le vers un flux d'appels pour que les appels atteignent la bonne personne, et décidez si la réceptionniste IA répond quand personne n'est disponible. Ensuite seulement, appelez votre ancien fournisseur pour fermer le compte.