Portal del cliente: acceso seguro

Tus clientes te hacen las mismas preguntas por teléfono: cuánto debo, cuándo vienen, dónde está ese presupuesto. El portal del cliente responde todo eso sin una llamada. Los clientes inician sesión con un enlace seguro por correo electrónico y ven su historial con tu empresa, con tu marca, no la nuestra.

Si has estado buscando un portal de clientes, esto es lo que es. Portal del cliente y portal de clientes son la misma función, y WorkZen llama a esta configuración Portal del cliente.

Activa el portal

Abre Configuración en la barra lateral, luego la tarjeta Portal del cliente en la sección General. Activa Activar el portal de clientes y guarda.

La tarjeta Enlace del portal en la misma página muestra la dirección de tu página de inicio de sesión. Usa Copiar para compartirlo en tu firma de correo, en tu sitio web, o donde tus clientes lo busquen. El enlace nunca cambia.

El portal requiere un plan ZenGrow o ZenAI. En otros planes, la página muestra qué hace el portal y cómo actualizar.

Invita a un cliente

Abre la página de un cliente y elige Invitar al portal del cliente en Acciones rápidas, o Enviar invitación al portal en el menú ⋯ (Acciones) arriba a la derecha. Elige cómo enviarla: Correo electrónico, Mensaje de texto o Ambos. Puedes editar el Mensaje de correo; el enlace de inicio de sesión se adjunta automáticamente. El Mensaje de texto aparece en gris, para que leas exactamente lo que recibe el cliente, pero no se edita aquí: cambia su texto una sola vez en Configuración > Plantillas de mensajes (Mensaje de texto de invitación al portal). Pulsa Enviar.

La invitación siempre se envía al correo y al móvil del cliente registrados, por eso esos campos no se pueden editar. El correo lleva un enlace de inicio de sesión seguro. El mensaje de texto lleva el enlace de tu portal, donde el cliente introduce su correo para iniciar sesión. El cliente necesita tener un correo electrónico registrado, agrega uno primero si la opción no aparece. El envío por mensaje de texto usa tu número de envío de mensajes, igual que enviar un presupuesto por texto.

Los clientes también pueden iniciar sesión por su cuenta desde el enlace de tu portal: ingresan su correo, y si coincide con un cliente registrado, reciben un enlace de un solo uso. Un enlace solicitado por el cliente expira en 15 minutos; el enlace de un correo de invitación dura 72 horas. En ambos casos funciona una sola vez, así que un enlace reenviado o ya usado no sirve.

Qué ve tu cliente en el portal

El portal del cliente se abre mostrando lo que necesita atención primero: presupuestos esperando aprobación y facturas con saldo pendiente, cada uno a un toque de aprobarse o pagarse en línea. Debajo, ven las visitas próximas con fechas y direcciones, sus presupuestos enviados y facturas con estados en tiempo real, y su historial de trabajos con los informes de trabajo que les hayas enviado.

Los clientes solo ven sus propios registros, y solo lo que les has enviado. Los documentos no enviados y archivados, las notas internas y los costos permanecen privados.

Los clientes pueden solicitar una visita

En la página de inicio de su portal, los clientes pulsan Reservar un servicio, eligen un servicio, un día y una hora, y añaden una nota si quieren. Los días, horarios y servicios disponibles siguen la configuración de reservas en línea del widget de tu sitio web. La solicitud se registra a nombre de ese cliente: llega a tus solicitudes de reserva ya vinculada a su ficha, nunca como un nuevo prospecto, y la aceptas o rechazas como siempre. Al aceptarla, la visita se programa en el cliente, en la dirección que tiene registrada. Los clientes siguen cada solicitud en Sus solicitudes en el inicio de su portal: Pendiente hasta que decidas, luego Confirmado o Rechazado.

Los clientes mantienen sus propiedades al día

En Mis datos, los clientes ven Mis propiedades: todas las direcciones que tienes registradas para ellos. Pueden agregar una propiedad, cambiarle el nombre a una y escribir notas de acceso (códigos de portón, estacionamiento, mascotas) que tu equipo ve en la propiedad. Al escribir una dirección aparecen direcciones coincidentes para elegir, la misma búsqueda de direcciones que en tu aplicación, y también en la página Reservar un servicio cuando reservan en otro lugar. Solo pueden cambiar la dirección de una propiedad mientras no tenga trabajos ni visitas; después, cambiarla te corresponde a ti, para que el lugar donde trabajaste siga siendo el registrado. Los clientes nunca eliminan propiedades ni ven tus notas internas. Cada cambio aparece en el historial del cliente y te envía una notificación.

Los clientes pueden enviarte archivos

En el portal, los clientes abren Archivos para enviarte fotos y documentos (fotos, PDF, Word, Excel, texto; hasta 10 MB cada uno). También pueden adjuntar fotos al reservar un servicio, para que veas el problema antes de aceptar. Los archivos llegan a la pestaña Archivos del cliente con la etiqueta Subido por el cliente, y las fotos enviadas con una solicitud también aparecen en esa solicitud de reserva. La página Archivos del portal solo muestra lo que subió el cliente; los archivos que agregó tu equipo nunca aparecen ahí. Los clientes pueden eliminar sus propios archivos, nunca los tuyos, y se te notifica en ambos casos.

Disponibilidad

El portal del cliente se está implementando de forma gradual. Si la tarjeta Portal del cliente aún no está en tu configuración, todavía no ha llegado a tu cuenta. Llega automáticamente, no hay nada que solicitar.