Convertir un presupuesto en factura
Abre el presupuesto y haz clic en Convertir a factura; las partidas, impuestos, configuración de depósito, notas, términos y el número de orden de compra se transfieren todos. Cuando un cliente aprueba un presupuesto en línea, WorkZen lo convierte en factura automáticamente.
En el momento en que un cliente aprueba el presupuesto, la única pregunta que importa es "¿qué tan rápido podemos facturar?" En WorkZen, la respuesta suele ser "ya sucedió": la aprobación en línea convierte el presupuesto en factura automáticamente. Cuando la aprobación ocurre por teléfono o de palabra, un clic hace lo mismo.
¿Prefieres facturar más tarde, cuando el trabajo ya esté en el calendario? En Configuración > Configuración Financiera, en Configuración de Presupuestos, desactiva Crear la factura cuando un cliente aprueba un presupuesto. Los presupuestos aprobados se quedan entonces en Aprobado (su propia pestaña en la lista de presupuestos) hasta que hagas clic en Convertir a factura. Los presupuestos que requieren depósito son la excepción: siempre crean su factura al aprobarse, porque ahí se paga el depósito.
Conviértelo manualmente
- Abre el presupuesto y haz clic en Convertir a factura.
- Se abre la ventana Convertir presupuesto. También convierte al prospecto en cliente si el presupuesto era para un prospecto.
- Deja Crear un trabajo activado para crear automáticamente un trabajo vinculado a la factura, y define el Título del trabajo. Desactívalo si solo necesitas la factura.
- Haz clic en Convertir.
Puedes convertir un presupuesto que el cliente aún no ha aprobado; WorkZen lo marca como aprobado como parte de la conversión y anota en el historial del presupuesto que fue convertido antes de la aprobación del cliente.
Qué se transfiere
| Del presupuesto | A la factura |
|---|---|
| Partidas | Copiadas con cantidades, precios, tasas de impuesto y SKU |
| Descuento | Mismo tipo y monto |
| Configuración de depósito | Transferida; los pagos de depósito se aplican a la factura |
| Número de orden de compra | Copiado; edítalo después en la sección Facturar a de la factura |
| Notas y términos | Copiados tal como están |
| Ubicación del servicio | Misma propiedad |
| Datos del cliente | La instantánea exactamente como aparecía en el presupuesto |
Las partidas que el cliente excluyó antes de aprobar no se incluyen en la factura, para que nunca factures opciones que rechazó. La nueva factura comienza como Sin enviar, lista para enviarse.
Un presupuesto convertido queda bloqueado: su estado pasa a Convertido y ya no se puede editar. Usa Enviar copia para enviarle otra copia por correo electrónico al cliente, e Ir a factura para ir a la factura en la que se convirtió. Ambos documentos quedan vinculados entre sí en su historial.
Paso a paso
- 1
Abre el presupuesto
Ve a Presupuestos y abre el que deseas facturar.
- 2
Haz clic en Convertir a factura
Se abre la ventana Convertir presupuesto con un resumen de lo que sucederá.
- 3
Decide sobre el trabajo
Deja Crear un trabajo activado para generar automáticamente un trabajo vinculado, y asígnale un título. Desactívalo si solo necesitas la factura.
- 4
Haz clic en Convertir
Se crea la factura, el presupuesto se marca como Convertido y se bloquea, y puedes ir directamente a la nueva factura.
Míralo en acción
Frequently Asked Questions
Este artículo responde:
- ¿Cómo convierto un presupuesto en factura?
- ¿Se transfieren las partidas al convertir un presupuesto?
- ¿WorkZen crea la factura automáticamente cuando un cliente aprueba?
- ¿Puedo editar un presupuesto después de convertirlo?