Importar clientes y catálogo de precios en CSV

Nadie vuelve a escribir 300 clientes a mano. El importador toma las exportaciones CSV de su antiguo CRM, hoja de cálculo o software de contabilidad y las convierte en registros reales de WorkZen, con una validación previa, para que ningún dato incorrecto entre a medias.

Puede importar tres tipos de elementos, cada uno con su propia pestaña en Configuración > Importación de datos:

Importación	Cada fila se convierte en	Duplicados omitidos por
Clientes	Un cliente, exactamente igual que si se hubiera escrito en el formulario de cliente (las columnas de dirección crean su propiedad principal)	Correo electrónico
Prospectos	Un prospecto listo para reclamar y convertir, con el origen registrado como "import"	Correo electrónico
Artículos del catálogo	Un producto, servicio o garantía que puede añadir a presupuestos y facturas	SKU

Prepare su archivo

Elija la pestaña de lo que va a importar y haga clic en Descargar CSV de ejemplo.
La página muestra cada columna: su nombre, su tipo, si es Obligatoria, Opcional o Dejar vacío, y un valor de ejemplo. La fila de encabezado de su archivo debe usar exactamente estos nombres de columna.
Exporte los datos de su sistema anterior y reorganice las columnas para que coincidan.

Lo esencial por tipo de registro: los clientes necesitan nombre y apellido, más un correo o un teléfono; la columna additional_emails de un cliente admite hasta 3 direcciones adicionales separadas por comas o puntos y comas, y esas direcciones reciben copia (CC) de las facturas y otros correos enviados al cliente (la propia celda de correo también puede contener varias direcciones, donde la primera se convierte en la principal y el resto en direcciones adicionales); los prospectos necesitan un nombre más un correo o un teléfono; los artículos del catálogo llevan precios en números simples en la moneda de su empresa ("2499.00"), y sus categorías se crean automáticamente si aún no existen.

Tip

Para los impuestos del catálogo de precios, la página muestra Sus códigos de impuesto con el código exacto que debe escribir en la columna tax_code. Solo escribe el código; la tasa siempre proviene de sus ajustes de impuestos, por lo que un cambio de tasa posterior nunca depende de un archivo de import antiguo.

Comprobar y luego importar

Suba el archivo y haga clic primero en Comprobar archivo. Cada fila se analiza y valida sin guardar nada, y los problemas se muestran fila por fila ("Fila 41: el teléfono no es un número de teléfono válido"). Corrija el archivo y vuelva a comprobarlo hasta que quede limpio.

Luego haga clic en Importar. El resumen indica cuántas filas se leyeron, crearon y omitieron por duplicadas.

Migraciones grandes

Los archivos están limitados a 500 filas, así que divida las exportaciones más grandes y suba las partes una tras otra. Como los duplicados se omiten por correo o por SKU, los archivos superpuestos y las nuevas cargas son inofensivos; el importador solo crea lo que aún no existe.

Paso a paso

Descargue el CSV de ejemplo

En Configuración > Importación de datos, elija Clientes, Prospectos o Artículos del catálogo y haga clic en Descargar CSV de ejemplo para obtener un archivo con los nombres de columna exactos.

Complételo con sus datos

Exporte los datos de su sistema anterior y organice las columnas para que coincidan. La página muestra cada columna con su tipo, si es obligatoria y un ejemplo.

Compruebe el archivo

Súbalo y haga clic en Comprobar archivo. Cada fila se valida y no se guarda nada; obtendrá una lista, fila por fila, de todo lo que deba corregirse.

Importe

Haga clic en Importar. El resumen indica cuántas filas se leyeron, crearon y omitieron por duplicadas.

Frequently Asked Questions

500 filas por archivo. ¿Migración más grande? Divida la exportación y suba los archivos uno tras otro; como los duplicados se omiten, las cargas repetidas son seguras.

Nada grave. Las filas cuyo correo ya pertenece a un cliente o un prospecto (o cuyo SKU ya existe, en el caso de los artículos del catálogo) se omiten, de modo que volver a subir un archivo corregido solo crea lo que falta.

El nombre y el apellido, más un correo o un número de teléfono. Si completa las columnas de dirección, WorkZen también crea la propiedad principal del cliente, que también sirve como su dirección de facturación.

La página de importación muestra los códigos de impuesto de su empresa. Escriba solo el código en la columna tax_code; la tasa siempre proviene de sus ajustes de impuestos, nunca del archivo. ¿Aún no tiene códigos de impuesto configurados? Deje la columna vacía, o agregue primero sus tasas de impuesto en el perfil de la empresa.

Importar es crear registros, así que sigue los mismos permisos, Gestionar clientes para los clientes, Gestionar prospectos para los prospectos, Gestionar lista de precios para los artículos.